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31-Mai-2004

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Les prestataires nécessaires au bon déroulement d'une manifestation

 

Ce paramètre dépend, comme tous les autres, du style et de l'ampleur de votre manifestation. Il se peut donc que la liste ci-dessous ne soit pas exhaustive.

Ce sont elles qui seront chargées de l'accueil des participants.
On prévoit généralement une hôtesse pour 10 participants. Idem pour les vestiairistes.
On désigne sous le terme de "cravates rouges", leurs homologues masculins.
Le nombre des hôtesses peut être modulé en fonction des horaires : plus nombreuses au moment des arrivées, le nombre peut être réduit dans le courant de la journée.

Leurs missions peuvent être diverses :

- simple accueil ou accueil avec pointage de listing et remise de badges et de dossiers du participant ;
- en cas de manifestation avec des participants étrangers, prévoyez quelques hôtesses supplémentaires pour la remise des casques de traduction et briefez-les sur leur fonctionnement ;
- passage des micros en salle lors des questions-réponses avec la salle ;
- remplacement des gobelets et des bouteilles du pupitre orateur à chaque changement d'intervenant ;
- remplacement des chevalets à chaque changement d'orateur ;
- guidage des participants vers la salle de restauration à l'heure du déjeuner et puis à nouveau vers la salle de conférence à l'issue du déjeuner ;
- guidage des participants vers les différentes salles de sous-commission, le cas échéant ;
- fourniture de renseignements d'ordre général : location des téléphones publics, toilettes et sortie.

Le nombre de vestiairistes sera forcément plus important durant la période d'hiver que durant l'été.
Le nombre d'hôtesses fluctuera également en fonction de la configuration des lieux : il sera plus important si vous choisissez un lieu comportant de nombreux couloirs et escaliers ou si vous devez répartir les participants dans des salles de sous-commission situées à des étages différents. Un repérage des lieux est donc impératif avant tout chiffrage de ce poste.

Les hôtesses et vestiairistes sont placées sous les ordres d'une chef-hôtesse qui les coordonne et dirige en fonction des temps forts de la manifestation. Si pour des raisons de coût vous décidez de vous passer de ses services, il vous reviendra alors d'assumer cette fonction.

Mon agence préférée : Charlestown. Toutes les hôtesses de Charlestown sont bilingues anglais et respectent scrupuleusement les directives de leur agence (coiffure, maquillage, boucles d'oreille et tenue). Nous avons recouru à leurs services pour de multiples manifestations, et à l'exception d'un petit incident, tout s'est déroulé de manière parfaite.

Les traiteurs

Dans le cadre de votre opération, vous aurez certainement recours à leurs services, ne serait-ce que pour l'accueil de vos participants. Ils peuvent vous être imposés par le lieu que vous aurez retenu. D'autres salles, vous laissent totalement libre de votre choix.

Le café d'accueil et les pauses

Plusieurs formules sont disponibles et s'échelonnent de 18 F à 45 Fht environ / personne :

- café, thé, jus de fruit et viennoiseries (formule la plus coûteuse)
- café, thé, jus de fruit et biscuits secs (un bon compromis)
- café, thé, jus de fruits pour les pauses.
- ou café et thé, tout simplement.

Prévoyez une formule avec viennoiseries pour une manifestation commençant vers 9h ou plus tôt ou si votre opération doit drainer des participants arrivant de province.

Pour une manifestation se déroulant sur une journée (9h-18h), on prévoit généralement deux pauses : une vers 10h/10h30, l'autre vers 16h/16h30.

Pour des petits déjeuners de moindre importance sur Paris, (petite réunion, petits déjeuners clients...) le Temps des Tartines peut être une bonne alternative. Ce traiteur se charge des thermos de café, de thé, du jus d'orange, des viennoiseries, le tout à partir de 10 participants (Tél. : 01 40 17 07 75 - Fax : 01 40 17 97 85). Prévoyez de les rappeler la veille et assurez-vous qu'ils vous fournissent bien une nappe).

Le déjeuner ou dîner

Ici aussi coexistent plusieurs formules, depuis le déjeuner traditionnel servi assis aux formules de buffet.
Votre choix dépend essentiellement du temps alloué au déjeuner : une formule déjeuner servi assis permet de s'assurer que chacun finira de déjeuner en même temps et facilite donc la gestion du timing. Idéal donc pour les manifestations où le respect de l'horaire est primordial.

Vous aurez, par contre, plus de mal à drainer vos participants vers la salle de conférence si vous organisez un buffet. Certains chercheront à s'attarder et il vous faudra peut-être user de diplomatie pour les ramener vers la sortie... Réservez donc les buffets aux soirées.

Pensez également à faire dresser des tables avec des panneaux "réservées". Ainsi, il est de coutume que les intervenants se regroupent autour du président de séance, de manière à pouvoir discuter des aménagements éventuels à faire au niveau des plannings d'intervention ou des thèmes à (ne pas) aborder à l'issue de la matinée.

De même, faites dresser une ou deux tables un peu à l'écart pour vous-même, les hôtesses et les techniciens. Prévoyez éventuellement un roulement au niveau des hôtesses de façon qu'il y ait toujours une permanence à l'accueil. Informez votre traiteur que cette table devra être servie la première : il ne s'agit pas là d'user d'un privilège, mais simplement de vous assurer de terminer votre déjeuner avant tous les autres participants... pour pouvoir retourner sur le pont avant eux ! Il vous faudra sans doute procéder à d'ultimes réglages techniques en fonction du déroulement de la matinée.

Les traducteurs

Si votre manifestation doit accueillir des participants ou intervenants étrangers, prévoyez des interprètes.
Ce sont eux qui se chargeront de fournir les cabines de traduction si la salle choisie n'est pas équipée, ainsi que les casques.
Chaque interprète est généralement spécialisé dans un domaine particulier : il n'est donc pas possible ici d'en recommander un plus particulièrement.

La sonorisation, l'éclairage, l'enregistrement des débats

Généralement ces prestations sont assurées par l'équipe régie de l'établissement où se déroule la manifestation. Il se peut néanmoins, que dans certaines circonstances, vous ayez vous-même à trouver des prestataires pour l'enregistrement vidéo de votre manifestation, par exemple. Il vous faudra alors faire appel à une société de production audiovisuelle.

Pensez au minimum, pour des colloques ou séminaires, à procéder à l'enregistrement sonores des débats, sur cassettes audio. Votre client appréciera sans doute d'avoir cette trace de la manifestation.

La décoration / Prestataires divers

Suivant la configuration des lieux, il vous faudra peut-être "meubler" certains espaces.
Vous pouvez songer à la location de plantes, à la réalisation de pupitres sur mesure, à des oriflammes.

Certaines manifestations impliquent un besoin en matériel spécifique : location de talkies-walkies, location de wc pour handicapés...

Voici pour terminer pour les heureux détenteurs d'Access, ma base de données "Fournisseurs événementiels". Au total près de 300 fournisseurs, depuis la location de costumes, en passant par les magiciens, la location de calèches, les mallettes participants... Ces informations datent de 97-99 : il vous faudra sans doute vérifier les numéros de téléphone, mais si vous n'avez aucune base de départ, ce fichier vous sera sans doute utile...

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