Top Assistante - Communication : organiser un séminaire

31-Mai-2004

Les salles

Plusieurs types d'agencement sont possible en fonction du nombre de participants et du type de manifestation.

La disposition en U ou en oval

Ce type de disposition est particulièrement conseillé pour les réunions avec un nombre limité de participants (15-25 maximum).

Privilégier la disposition en U lorsque les débats sont animés par un orateur ou lorsque les participants doivent assister à une projection.
La disposition en "École"

Chaque participant dispose d'une chaise et de sa propre table et fait face à l'orateur. De part sa connotation très scolaire, évitez au maximum d'employer cette disposition et privilégiez la disposition en théâtre, quitte à utiliser des chaises-écritoires (chaises équipées d'une tablette pivotante permettant la prise de notes).

La disposition en théâtre

C'est l'agencement le plus classique : chaque participant est assis face à l'orateur. Les chaises peuvent être équipées de tablettes lorsque les participants sont appelés à prendre des notes.

La disposition "Cocktail"

Ce type de disposition que vous trouverez dans de nombreux guides de salle, indique le nombre maximum de personnes que la salle peut accueillir en station debout. Inutile de dire que ce type d'agencement cadre mal avec l'organisation de séminaires ou de colloques... A réserver uniquement pour les cocktails, donc ou pour les buffets debout.

Points à valider en amont ou durant la manifestation

La plupart des salles sont louées sonorisées et équipées de paperboard ou de vidéoprojecteur. Néanmoins, faites-vous toujours préciser le matériel fourni en standard et celuii disponible sur option.
Faites-vous également expliquer le fonctionnement des matériels audiovisuels fournis et procédez aux réglages éventuels (contraste pour la vidéo, volume pour le son). Le mieux est de valider leur bon fonctionnement la veille de la manifestation.
Tâchez de prévoir une répétition générale avec les orateurs, au pire le matin de la manifestation, afin qu'ils maîtrisent également le fonctionnement de ces différents matériels (en particulier les micros et les télécommandes du vidéoprojecteur), qu'ils repèrent le moyen d'accéder à la scène pour assurer une fluidité à votre manifestation.
Veillez à ce que les pupitres orateurs soient munis de chevalets portant leur nom et que ces derniers soient visibles des premiers rangs de la salle (pensez éventuellement à demander à une hôtesse d'assurer le changement des chevalets à chaque changement d'intervenant).
Prévoyez une petite bouteille d'eau et des gobelets pour chacun des intervenants ainsi que des blocs et des stylos.

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