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Domaines > Communication

16-Nov-2006


 

Les supports de communication

Précisons toute suite que l'ensemble des supports de communication liés à un même événement doivent tous véhiculer la même identité graphique.

Le badge

Le badge est un élément incontournable à toute manifestation. Il permet de repérer un interlocuteur en cas de besoin, de savoir qui est ou non présent à la manifestation.

Le badge comporte donc le nom et le prénom de son détenteur. Il peut mentionner d'autres informations en fonction de la pertinence de ces dernières, par exemple, département d'origine ou société. Cela peut contribuer à créer des synergies entre des personnes ne se connaissant pas et issues de la même région. Ce type de mention est laissée à l'appréciation du client.

Vos badges peuvent également comporter des bandeaux de couleur destiné à permettre une identification particulière. Par exemple, on peut allouer un code couleur par atelier : bandeau vert pour l'atelier 1, bandeau rose pour l'atelier 2 et ainsi de suite. Ou pour restreindre la circulation des visiteurs. Ainsi, on peut décider qu'un visiteur bénéficiant de toutes les autorisations et libre d'aller "en coulisse" (comme les organisateurs de la manifestation, par exemple) disposera d'un bandeau Bleu. Le code couleur est plus rapidement identifiable qu'un texte, c'est pourquoi il est préférable de privilégier ce système en cas de besoin.

Votre badge peut également comporter en rappel le visuel de votre manifestation, à condition que celui-ci puisse être considérablement réduit, tout en demeurant identifiable.

Les badges sont remis à l'entrée par les hôtesses, en même temps que le dossier du participant. Vous devez prévoir un listing de toutes les personnes inscrites et les pointer au fur et à mesure de leur arrivée. Prévoyez donc autant de listings que d'hôtesses et n'oubliez pas de compiler les informations après la manifestation. Vous saurez ainsi très précisément qui a été présent à votre manifestation et pourrez relancer les bons interlocuteurs.
De la même manière, n'oubliez pas d'inscrire sur une feuille à part, toutes les personnes se présentant à votre manifestation sans avoir été inscrites. Le plus rapide est encore de leur demander une carte de visite professionnelle, afin de réduire l'aspect "administratif" de la procédure d'inscription et de gagner du temps.

Vos badges doivent être rangés par ordre alphabétique. Afin de gagner du temps, je vous conseille d'investir dans des boîtes à badges prévues à cet effet. En plastique souple, elles sont légères et disposent d'une poignée de transport. Les badges sont calés dans des rainures et leur maintien est donc assuré. Il ne vous reste plus, à votre arrivée sur les lieux de la manifestation, à retirer leur couvercle. Gain de temps assuré. Pour Paris, vous pouvez vous procurer ces boîtes chez IRED Badges, 13 r Rougemont 75009 Paris, tél. 01 47 70 40 38, email : ired.badges@wanadoo.fr.

Préférez également les badges disposant à la fois d'une épingle et d'une pince. Certains visiteurs rechignent à utiliser les épingles et à perforer leurs vêtements. Laissez vos visiteurs décider !

Le carton d'invitation

Prévoyez généralement un 4 volets, format ouvert 297 x 210 mm, dans lequel sera inséré le coupon réponse.

Voici les éléments qu'il convient de faire figurer sur votre carton d'invitation :

- 1ère de couverture : titre, date et lieu de la manifestation, logo de la manifestation. Éventuellement un visuel. Dans ce dernier cas, intégrez à votre budget les frais de droits d'images éventuels ;

- pages intérieures : objectifs et programme détaillé de la manifestation ;

- 4ème de couverture : coordonnées de la société et plan d'accès.

Le coupon-réponse

Cliquez pour agrandirIl est toujours préférable de joindre un coupon réponse à votre invitation. On utilise généralement un format 210 x 110, c'est-à-dire le format utilisé traditionnellement pour les enveloppes commerciales.

- recto : Lignes pour le Nom, prénom, organisme/société, Adresse, code postal, ville (éventuellement email) Cases à cocher viendra - viendra pas - viendra accompagné (le cas échéant) Participera au déjeuner (ou autre !) oui/non. Si la personne invitée doit participer à des ateliers, lui demander de formuler ses différents choix (choix 1, choix 2, choix 3...) (cliquez sur l'image ci-contre pour l'agrandir).

- Verso : adresse de retour du coupon réponse et marquage de l'emplacement du timbre. Il pourra donc être retourné tel que, sans être glissé dans une enveloppe. Si vous souhaitez opter pour des réponses pré-payées par vos soins, le site de la Poste offre plusieurs formules : http://www.laposte.fr/entreprises/marketing/faciliter_rep.htm.

La mallette du participant

Il est d'usage, lorsque l'on doit remettre des documents aux participants, de glisser ces derniers dans une mallette. Suivant le budget dont vous disposez cette mallette peut être réalisée en différents matériaux, du moins cher (carton), au plus chic (cuir) en passant par le plastique et le tissu.

Ce dernier matériau est le plus usité et l'on trouve aujourd'hui tout une gamme d'articles et de styles.

Ainsi, vous pouvez opter pour une simple pochette d'un centimètre d'épaisseur ou pour une mallette avec poignée, pouvant contenir plusieurs petits ouvrages, sans oublier le fameux conférencier (un support en plastique muni d'une pince permettant de retenir des feuilles de papier).

Il est tout à fait possible d'apposer un marquage sur ces supports. Dans ce dernier cas, soyez cohérentes et reprenez le visuel ou le logo de votre manifestation. Le coût du marquage comprend des frais fixes (les frais techniques) et des frais variables (on paie au nombre de couleurs).

Quelques prestataires : Transfoplak, Plastiques Duval

Le dossier du participant

Le contenu du dossier du participant varie en fonction du type de manifestation.
En tout état de cause, il doit au minimum comporter :

- le programme de la (ou des) journée(s) ;

- le cas échéant, le plan de la manifestation (pour un événement de type "salon" avec stands exposants) ;

- si les participants doivent être amenés à prendre des notes, pensez à fournir un petit carnet (marqué ou non aux couleurs de votre manifestation) ou quelques feuilles vierges ainsi qu'un stylo.

kakemonosLa signalétique

Suivant la complexité de la configuration des lieux retenus pour votre manifestation, vous pouvez être amenées à réaliser une signalétique.
N'oubliez pas de la budgéter en amont : ces petits "a-côtés" finissent par gréver un budget.

Éventuellement, pensez aux kakémonos. Les kakémonos sont des banderoles de tissus imprimées, tendues sur des armatures de métal.

 

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