Les supports de communication

Précisons toute suite que l'ensemble des supports de communication liés à un même événement doivent tous véhiculer la même identité graphique.

Le badge

Le badge est un élément incontournable à toute manifestation. Il permet de repérer un interlocuteur en cas de besoin, de savoir qui est ou non présent à la manifestation.

Le badge comporte donc le nom et le prénom de son détenteur. Il peut mentionner d'autres informations en fonction de la pertinence de ces dernières, par exemple, département d'origine ou société. Cela peut contribuer à créer des synergies entre des personnes ne se connaissant pas et issues de la même région. Ce type de mention est laissée à l'appréciation du client.

Vos badges peuvent également comporter des bandeaux de couleur destiné à permettre une identification particulière. Par exemple, on peut allouer un code couleur par atelier : bandeau vert pour l'atelier 1, bandeau rose pour l'atelier 2 et ainsi de suite. Ou pour restreindre la circulation des visiteurs. Ainsi, on peut décider qu'un visiteur bénéficiant de toutes les autorisations et libre d'aller "en coulisse" (comme les organisateurs de la manifestation, par exemple) disposera d'un bandeau Bleu. Le code couleur est plus rapidement identifiable qu'un texte, c'est pourquoi il est préférable de privilégier ce système en cas de besoin.

Votre badge peut également comporter en rappel le visuel de votre manifestation, à condition que celui-ci puisse être considérablement réduit, tout en demeurant identifiable.

Les badges sont remis à l'entrée par les hôtesses, en même temps que le dossier du participant. Vous devez prévoir un listing de toutes les personnes inscrites et les pointer au fur et à mesure de leur arrivée. Prévoyez donc autant de listings que d'hôtesses et n'oubliez pas de compiler les informations après la manifestation. Vous saurez ainsi très précisément qui a été présent à votre manifestation et pourrez relancer les bons interlocuteurs.
De la même manière, n'oubliez pas d'inscrire sur une feuille à part, toutes les personnes se présentant à votre manifestation sans avoir été inscrites. Le plus rapide est encore de leur demander une carte de visite professionnelle, afin de réduire l'aspect "administratif" de la procédure d'inscription et de gagner du temps.

Vos badges doivent être rangés par ordre alphabétique. Afin de gagner du temps, je vous conseille d'investir dans des boîtes à badges prévues à cet effet. En plastique souple, elles sont légères et disposent d'une poignée de transport. Les badges sont calés dans des rainures et leur maintien est donc assuré. Il ne vous reste plus, à votre arrivée sur les lieux de la manifestation, à retirer leur couvercle. Gain de temps assuré. Pour Paris, vous pouvez vous procurer ces boîtes chez IRED Badges, 13 r Rougemont 75009 Paris, tél. 01 47 70 40 38, email : ired.badges@wanadoo.fr.

Préférez également les badges disposant à la fois d'une épingle et d'une pince. Certains visiteurs rechignent à utiliser les épingles et à perforer leurs vêtements. Laissez vos visiteurs décider !

Le coupon-réponse

Le dossier du participant

La signalétique