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Domaines > Comptabilité / Gestion

30-Aoû-2006

Comptabiliser les achats de marchandises

Une contribution de Sonia Chassaing

La nature des achats

La nature des achats diffère selon la destination du bien acheté.
Connaître la nature de cet achat permet de l'imputer dans le compte approprié.

 

Les factures avec réduction

La réduction peut avoir un caractère commercial ou être accordée en contrepartie d’un règlement comptant du client.
Son caractère est alors financier.

En comptabilité, il est d'usage de parler de facture "doit" et de facture "d'avoir".
Dans le langage courant, on parle simplement de facture et d'avoir.

 

A/ Les réductions commerciales

Il existe 3 types de réductions commerciales :

  • les rabais : il s'agit de réductions exceptionnelles accordées pour tenir compte de circonstances particulières telle que la non-conformité des marchandises livrées.
  • les remises : elles sont accordées pour tenir compte de l’importance de la commande ou de la qualité du client.
    (ex : - 10% à tous les clients grossistes)
  • les ristournes : elles sont accordées à un client sur l’ensemble des opérations réalisées durant une période donnée.
    Elles se calculent alors sur le CA réalisé avec le client durant la période retenue, en général la fin d'année.

Ces réductions sont aussi appelées RRRO (rabais, remises, ristournes obtenues) ou 3R.
Il existe plusieurs comptes d'imputation pour les RRRO qui fluctuent le compte de charges concerné :

Compte Nom du compte
Compte de charges concerné par l'achat
609
Rabais, remises et ristournes obtenus sur achats
60
619
Rabais, remises et ristournes obtenus sur services extérieurs
61
629
Rabais, remises et ristournes obtenus sur autres services extérieurs
62

 

facture avec différentes réductionsB/ Présentation de la facture

Les réductions se calculent AVANT la TVA.
Les réductions commerciales peuvent se cumuler. Dans ce cas, elles se calculent alors en cascade : chaque réduction, exprimée en %, est calculée sur le montant NET résultant des réductions déjà appliquées.

Cf illustration ci-contre.

C/ Analyse comptable de la facture

Il n'est pas tenu compte des réductions commerciales (cf. ci-dessous) pour l'enregistrement comptable de la facture : l ’achat est saisi en comptabilité pour son montant NET DE TOUTE REMISE (dans notre exemple 3 055,50 €).

analyse comptable

D/ L'escompte

Une facture avec escompteL'escompte est une réduction accordée pour paiement comptant.
Contrairement aux rabais et ristournes, l'escompte bénéficie d'un caractère financier et est, à ce titre, comptabilisé.

Reprenons l'exemple précédent et remplaçons la remise de 3% par un escompte du même montant.

comtpabilisation escompte

Pensez à vérifier les totaux de vos deux colonnes : s'ils sont équilibrés, il y a de forte chances pour votre imputation soit bonne.

 

D'une manière générale, l'escompte est calculé en début d'année civile sur l'exercice antérieur (en 2006 pour l'exercice 2005), sur le chiffre d'affaires global réalisé avec un client. L'escompte est alors calculé par tranches.

Avoir escompte annuelExemple :

Le client Ets Durand a réalisé un chiffre d'affaires annuel de 53 412,64 €.
Le fournisseur accorde des escomptes en début d'année selon le barème suivant :

Tranche
Taux d'escompte
Base de calcul
pour
les Ets Durand
0-20 000 €
2,5%
20 000.00 €
20 000 - 40 000 €
5 %
20 000.00 €
40 000 - 60 000 €
7 %
13 412,64 €
Au-delà
8%
0,00 €

La ristourne est comptabilisée au crédit du compte 609 Rabais, remises, ristournes obtenus.
Le montant TTC de l'escompte constitue une créance sur le compte Fournisseurs : cette somme est donc enregistrée au débit du compte 401.

Comptabilisation escompte annuel

 

Les frais accessoires

FActure avec frais de transportA/ Les frais de port forfaitaires

Les achats sont souvent accompagnés de frais annexes, le plus souvent des frais de port. Ils apparaissent sur la facture s’ils sont mis à la charge du client. Dans le cas contraire, les articles sont dits livrés franco de port.
Les frais de port sont ajoutés au montant total ht. La TVA est donc calculée également sur cette prestation.

Ces frais peuvent être soit forfaitisés, soit remboursés pour leur prix coûtant au fournisseur.
Dans le premier cas (forfait), les frais de port sont ajoutés au HT. A ce montant vient donc s'ajouter la TVA.

Reprenons notre exemple précédent et ajoutons 120 € de frais de port.

La charge supportée par le client est enregistrée dans le compte 624, Transport de biens et transport collectif du personnel.

Voici comment enregistrer cette opération au journal :

comptabilisation de frais de transport

Note Top-Assistante : en lieu et place du compte général 624, Transport de biens et transport collectif du personnel, il est préférable d'utiliser le compte 6241 Transports sur achats, plus précis.

 

b/ Les frais d'emballages non récupérables

Facture avec frais d'emballages non récupérables

Les frais d'emballages non récupérables sont portés au compte 6026 Emballages.

Comptabilisation d'emballages non récupérables

 

 

 

 

 

 

c/ les frais d'emballage récupérables

Facture avec emballages consignésLes frais d'emballages récupérables constituent :

- pour le fournisseur : une dette envers son client -> le montant des emballages est enregistré dans le compte 4196 Clients, dettes pour emballages consignés ;

- pour le client : une créance sur le fournisseur -> le montant des emballages est enregistré dans le compte 4096 Fournisseurs, créances pour emballages à rendre.

Ils sont enregistrés en général TTC.

L'enregistrement au journal se fait comme suit :

comptabilisation d'emballages consignés

Lorsque les emballages sont restitués par le client au fournisseur, ce dernier adresse simplement à son client un avoir pour la valeur totale des emballages récupérés.

Avoir sur emballages consignés

comptabilisation retour emballages consignés

On annule donc la créance fournisseur par le débit du compte 401 et le crédit du compte 4096.

Dans le cas où les emballages ne seraient pas restitués, il convient d'annuler la consignation afin de la transformer en vente d'embllage.
Le fournisseur envoie donc au client :

  • un avoir, le même que dans le cas d'une déconsignation.

  • une facture de vente d'emballages qui sera comptabilisée dans le compte 60265 Achats d’emballages récupérables non identifiables

     

facture de vente d'emballagesLe client enregistre l'avoir comme mentionné précédemment (ceci annule donc la première écriture).
L'achat, quant à lui, est comptabilisé comme suit :

comptabilisation vente emballages


 

 

 

Les factures d'avoir

Les factures d'avoir peuvent être nécessitées :

- par un retour partiel ou complet de marchandises défectueuses ou non conformes;
- par une erreur sur le prix de vente négocié ;
- etc.

Qu'il soit partiel ou complet, le montant de l'avoir génère au minimum :
- une réduction du poste fournisseur pour la valeur totale de l'avoir TTC ;
- une réduction du poste achat de marchandises HT ;
- une réduction du poste TVA déductible.

-> on mouvemente les comptes dans le sens inverse des écritures d'origine.

 

 

 

 

Ecriture d'origine

Comptabilisation de l'avoir partiel

comtpabilisation escompte

 

Tout au long de ce didacticiel, nous avons employé le compte général 401 Fournisseurs dans nos exemples.
Il est néanmoins vivement conseillé de créer des sous-comptes spécifiques pour vos fournisseurs attitrés. Ces sous-comptes sont désignés sous le vocable de comptes auxiliaires.
Ce sont ces comptes auxiliaires que vous devrez créditer ou débiter en lieu et place du compte 401.

Ex : si le fournisseur Top-Assistante est référencé dans votre comptablité sous le compte auxiliaire 401007, c'est ce compte que vous débiterez dans le dernier exemple à la place du compte 401.

 

 

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