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Domaines > Comptabilité / Gestion |
30-Aoû-2006
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Comptabiliser les achats de marchandises
Une contribution de Sonia Chassaing
La nature des achats
La nature des achats diffère selon la destination du bien acheté.
Connaître la nature de cet achat permet de l'imputer dans le compte approprié.
Les factures avec réduction
La réduction peut avoir un caractère commercial ou être accordée en contrepartie d’un règlement comptant du client.
Son caractère est alors financier.
En comptabilité, il est d'usage de parler de facture "doit" et de facture "d'avoir".
Dans le langage courant, on parle simplement de facture et d'avoir.
A/ Les réductions commerciales
Il existe 3 types de réductions commerciales :
- les rabais : il s'agit de réductions exceptionnelles accordées pour tenir compte de circonstances particulières telle que la non-conformité des marchandises livrées.
- les remises : elles sont accordées pour tenir compte de l’importance de la commande ou de la qualité du client.
(ex : - 10% à tous les clients grossistes)- les ristournes : elles sont accordées à un client sur l’ensemble des opérations réalisées durant une période donnée.
Elles se calculent alors sur le CA réalisé avec le client durant la période retenue, en général la fin d'année.Ces réductions sont aussi appelées RRRO (rabais, remises, ristournes obtenues) ou 3R.
Il existe plusieurs comptes d'imputation pour les RRRO qui fluctuent le compte de charges concerné :
Compte Nom du compte Rabais, remises et ristournes obtenus sur achats Rabais, remises et ristournes obtenus sur services extérieurs Rabais, remises et ristournes obtenus sur autres services extérieurs
B/ Présentation de la facture
Les réductions se calculent AVANT la TVA.
Les réductions commerciales peuvent se cumuler. Dans ce cas, elles se calculent alors en cascade : chaque réduction, exprimée en %, est calculée sur le montant NET résultant des réductions déjà appliquées.
Cf illustration ci-contre.C/ Analyse comptable de la facture
Il n'est pas tenu compte des réductions commerciales (cf. ci-dessous) pour l'enregistrement comptable de la facture : l ’achat est saisi en comptabilité pour son montant NET DE TOUTE REMISE (dans notre exemple 3 055,50 €).
D/ L'escompte
L'escompte est une réduction accordée pour paiement comptant.
Contrairement aux rabais et ristournes, l'escompte bénéficie d'un caractère financier et est, à ce titre, comptabilisé.Reprenons l'exemple précédent et remplaçons la remise de 3% par un escompte du même montant.
Pensez à vérifier les totaux de vos deux colonnes : s'ils sont équilibrés, il y a de forte chances pour votre imputation soit bonne.
D'une manière générale, l'escompte est calculé en début d'année civile sur l'exercice antérieur (en 2006 pour l'exercice 2005), sur le chiffre d'affaires global réalisé avec un client. L'escompte est alors calculé par tranches.
Exemple :
Le client Ets Durand a réalisé un chiffre d'affaires annuel de 53 412,64 €.
Le fournisseur accorde des escomptes en début d'année selon le barème suivant :
Tranche
pour
les Ets Durand0-20 000 € 20 000 - 40 000 € 40 000 - 60 000 € Au-delà La ristourne est comptabilisée au crédit du compte 609 Rabais, remises, ristournes obtenus.
Le montant TTC de l'escompte constitue une créance sur le compte Fournisseurs : cette somme est donc enregistrée au débit du compte 401.
Les frais accessoires
A/ Les frais de port forfaitaires
Les achats sont souvent accompagnés de frais annexes, le plus souvent des frais de port. Ils apparaissent sur la facture s’ils sont mis à la charge du client. Dans le cas contraire, les articles sont dits livrés franco de port.
Les frais de port sont ajoutés au montant total ht. La TVA est donc calculée également sur cette prestation.Ces frais peuvent être soit forfaitisés, soit remboursés pour leur prix coûtant au fournisseur.
Dans le premier cas (forfait), les frais de port sont ajoutés au HT. A ce montant vient donc s'ajouter la TVA.Reprenons notre exemple précédent et ajoutons 120 € de frais de port.
La charge supportée par le client est enregistrée dans le compte 624, Transport de biens et transport collectif du personnel.
Voici comment enregistrer cette opération au journal :
Note Top-Assistante : en lieu et place du compte général 624, Transport de biens et transport collectif du personnel, il est préférable d'utiliser le compte 6241 Transports sur achats, plus précis.
b/ Les frais d'emballages non récupérables
Les frais d'emballages non récupérables sont portés au compte 6026 Emballages.
c/ les frais d'emballage récupérables
Les frais d'emballages récupérables constituent :
- pour le fournisseur : une dette envers son client -> le montant des emballages est enregistré dans le compte 4196 Clients, dettes pour emballages consignés ;
- pour le client : une créance sur le fournisseur -> le montant des emballages est enregistré dans le compte 4096 Fournisseurs, créances pour emballages à rendre.
Ils sont enregistrés en général TTC.
L'enregistrement au journal se fait comme suit :
Lorsque les emballages sont restitués par le client au fournisseur, ce dernier adresse simplement à son client un avoir pour la valeur totale des emballages récupérés.
On annule donc la créance fournisseur par le débit du compte 401 et le crédit du compte 4096.
Dans le cas où les emballages ne seraient pas restitués, il convient d'annuler la consignation afin de la transformer en vente d'embllage.
Le fournisseur envoie donc au client :
-
un avoir, le même que dans le cas d'une déconsignation.
-
une facture de vente d'emballages qui sera comptabilisée dans le compte 60265 Achats d’emballages récupérables non identifiables.
Le client enregistre l'avoir comme mentionné précédemment (ceci annule donc la première écriture).
L'achat, quant à lui, est comptabilisé comme suit :
Les factures d'avoir
Les factures d'avoir peuvent être nécessitées :
- par un retour partiel ou complet de marchandises défectueuses ou non conformes;
- par une erreur sur le prix de vente négocié ;
- etc.Qu'il soit partiel ou complet, le montant de l'avoir génère au minimum :
- une réduction du poste fournisseur pour la valeur totale de l'avoir TTC ;
- une réduction du poste achat de marchandises HT ;
- une réduction du poste TVA déductible.-> on mouvemente les comptes dans le sens inverse des écritures d'origine.
Ecriture d'origine
Comptabilisation de l'avoir partiel
Il est néanmoins vivement conseillé de créer des sous-comptes spécifiques pour vos fournisseurs attitrés. Ces sous-comptes sont désignés sous le vocable de comptes auxiliaires.
Ce sont ces comptes auxiliaires que vous devrez créditer ou débiter en lieu et place du compte 401.
Ex : si le fournisseur Top-Assistante est référencé dans votre comptablité sous le compte auxiliaire 401007, c'est ce compte que vous débiterez dans le dernier exemple à la place du compte 401.
