Top Assistante - Compta : gérer les notes de frais

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30-Aoû-2006

Gérer les notes de frais

Une définition

Les notes de frais ou frais professionnels constituent des avances consenties par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle.
Ils ne doivent pas être confondus avec les avantages en nature "constitués par la fourniture par l’employeur à ses salariés de prestations (biens ou services) soit gratuitement, soit moyennant une participation du salarié inférieure à leur valeur réelle" (source : URSSAF).
Relèvent de cette dernière catégorie : les logements et véhicules de fonction, la mise à disposition d'un ordinateur ou téléphone portables, les tickets restaurant... Cette liste n'étant pas exhaustive.

Les frais professionnels sont remboursables par l'entreprise sous réserve :

d'être imposés par l'activité de l'entreprise ;

d'être justifiés au moyen de documents (factures, notamment).

Cette catégorie de frais est particulièrement surveillée par l'URSSAF et les caisses sociales car ils constituent un moyen facile pour les employeurs de dissimuler des prestations "au noir", une prime, une augmentation...
C'est pourquoi mieux vaut connaître -et respecter- un minimum de règles pour éviter tout risque de redressement.

L'entreprise peut opter pour 2 types de remboursements :

le remboursement des frais réels : le salarié est remboursé de l'intégralité des frais supportés ;

les forfaits : les forfaits permettent de rembourser le salarié jusqu'à concurrence d'un seuil défini par l'entreprise. Ces seuils peuvent fluctuer en fonction de la catégorie socio-professionnelle du salarié ou être identiques pour tous.
Les forfaits permettent à l'entreprise une meilleure maîtrise des coûts et évitent tout risque de dérapage financier (par exemple, que le salarié ne s'offre un dîner de gala en lieu et place d'un simple déjeuner).

Le choix de l'une ou l'autre méthode de remboursement relève de la politique adoptée par l'entreprise. Néanmoins et quelle que soit la solution retenue, l'URSSAF a défini des plafonds pour certaines catégories de dépenses (hôtellerie, restauration...) et la partie des frais remboursés au salarié excédant ces plafonds doit obligatoirement être réintégrée dans l'assiette des cotisations.
Il est donc conseillé de se référer à la Circulaire Acoss afin de connaître ces plafonds.

Les déjeuners d'affaire

Les déjeuners d'affaire sont remboursables par l'entreprise, à condition d'être justifiés par la remise d'une note de restaurant.
Cette note doit comporter la date et le montant de la dépense.
Au dos de cette note, vous devez faire figurer les noms et qualités des invités.
Ces informations sont impératives en cas de contrôle URSSAF.
Bien que le nom de la société ne soit pas obligatoire, prenez l'habitude de le mentionner : interrogé(e) lors d'un contrôle, il vous sera peut-être plus facile de vous souvenir d'un déjeuner de prospection avec la société TARTEMPION qu'avec un M. Dupont vu une seule et unique fois...

D'un point de vue comptable et fiscal
Dans sa circulaire Acoss du 19 août 2005 (page 41), l'URSSAF précise qu'au-delà d'un déjeuner par semaine (ou 5 repas par mois) et par salarié, les déjeuners d'affaire revêtent un caractère "d'abus manifeste".
Il en résulte qu'au-delà de ce seuil, ces frais constituent des avantages en nature à réintégrer dans l'assiette des cotisations.

Frais de restauration / tickets restaurant : si votre salarié présente une note de frais pour un déjeuner d'affaire et bénéficie en temps ordinaire de chèques déjeuner, vous devez déduire de son solde de titres le nombre de repas pris en charge par l'entreprise par le biais des notes de frais.

L'hébergement

Les frais d'hébergement peuvent être pris en charge par l'entreprise sous réserve que le salarié ne puisse regagner son domicile en raison soit de son éloignement (le seuil minimal retenu par l'administration est de 50 km) soit par la faible desserte de son domicile par les transports en commun impliquant un trajet d'au moins 1h30.
Ces frais d'hôtellerie devront être justifiés par la remise d'une facture et il conviendra de rester vigilant et de ne pas abuser des services annexes (blanchisserie, frais téléphoniques...).

Les frais kilométriques

Les salariés utilisant leur véhicule personnel (voiture, scooter ou moto) dans le cadre de leur activité professionnelle peuvent se faire rembourser leur dépense suivant un barème défini par l'administration fiscale et publié sur le site de l'URSSAF.
Ne sont pas admis dans la catégorie des déplacements professionnels les trajets domicile-travail.

Le forfait de l'Administration fiscale inclut les frais d'essence et d'usure du véhicule. On ne peut donc simultanément se faire rembourser et le forfait et une note d'essence.
A noter : ce forfait fluctue en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du kilométrage annuel parcouru.
Le salarié désireux de se faire rembourser des frais kilométriques doit remettre à son service comptabilité une photocopie de la carte grise de son véhicule pour attester de la puissance fiscale de ce dernier.
Il doit également mentionner, sur le formulaire de note de frais, les lieux de départ et d'arrivée et le nom du client visité ainsi que le kilométrage parcouru.
NB : un nouveau barème de remboursement serait actuellement en cours d'élaboration. Néanmoins, sa complexité le rendrait difficile à mettre en oeuvre et susciterai de nombreux débats.

Les notes de taxi

Les frais des taxis utilisés à des fins professionnelles peuvent être remboursés au salarié qui a consenti l'avance. La note doit cependant mentionner les noms des villes de départ et d'arrivée ainsi que le montant déboursé et la date de la course.
Il est prudent d'indiquer au dos le nom du client visité et/ou le nom de sa société.

Tous les autres frais (achat de documentation, de produits alimentaires, parkings, fournitures de bureau...) sont remboursables sur justificatif.

Des solutions pour éviter les avances de trésorerie au salarié

Certaines entreprises ont adopté un système de remboursement des notes de frais à dates fixes.
Il en résulte que le salarié peut parfois avancer des sommes assez élevées et devoir patienter plusieurs semaines avant le remboursement des ces dernières.
Il existe plusieurs solutions pour éviter ce type de situation :

les avances en espèces. Cette solution est extrêmement contraignante puisqu'elle implique de mobiliser une somme en caisse suffisamment importante pour faire face aux dépenses les plus courantes.
Elle nécessite également de devoir régulièrement aller à la banque afin de reconstituer le fonds de caisse.
Il faut, de plus, faire signer au salarié un document attestant la remise d'une avance de caisse.
les avances sur frais. Ce principe est généralement retenu pour les salariés avançant de façon régulière des sommes importantes.
les cartes corporate. Ces cartes de crédit un peu particulières sont remises par l'entreprise aux salariés appelés à effectuer des avances fréquentes.
Les achats effectués avec ces cartes peuvent être débités soit du compte de l'entreprise ou du compte du salarié.
Opter pour une carte corporate débitée directement du compte de l'entreprise peut se révéler très délicat : en cas de dérapage du salarié, l'entreprise ne dispose d'alors aucun recours pour se faire rembourser la créance.
Il vaut donc mieux opter la seconde solution. Les banques auxquelles sont rattachées les cartes corporate offrent au salarié titulaire d'une carte corporate un débit différé pouvant aller d'un à plusieurs mois. Largement le temps pour le salarié de se faire rembourser l'intégralité de ses frais par son entreprise avant d'être à son tour débité.
Les frais d'adhésion à ces cartes à la charge de l'entreprise.

Un grand merci à Franck Hédin, directeur administratif et financier, pour sa relecture attentive.

Aller plus loin

Notice "Avantages en nature & frais professionnels" de l'URSSAF (format PDF)
Barème kilométrique (véhicules, vélomoteurs et motos) publié par l'URSSAF (format PDF)
Circulaire Acoss du 25 août 2005 définissant les seuils d'assiette fiscale des frais professionnels et avantages en nature (format PDF)
Dossier TPE-PME
Deux modèles de notes de frais : modèle Microsoft pour l'entrepreneur et modèle Microsoft Office Online

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