Construire un tableau avec Word

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Autrefois, construire un tableau avec Word imposait de fastidieux calculs. Mais ce temps est désormais bien révolu ! Les choses se sont nettement simplifiées. Rappelons néanmoins quelques principes de base.

Un tableau se compose généralement d’un en-tête. Ce dernier contient les intitulés des différentes colonnes. Il permet au lecteur de comprendre l’architecture du tableau.

Si votre tableau dispose de colonnes ou de lignes contenant des totaux, ces dernières devront également se démarquer, par exemple, par un graissage plus important.

Autre point fondamental : les colonnes présentant des données dans des unités identiques doivent avoir une même largeur. En d’autres termes, si votre tableau comporte plusieurs colonnes de pourcentages, chacune d’entre elles devra impérativement avoir la même largeur. Idem, toutes les colonnes contenant des sommes devront être de dimensions égales.

la conception d'un tableau

tableaux

Word offre plusieurs méthodes pour réaliser vos tableaux. Toutes sont accessibles à travers l’onglet Insertion – Tableaux. La petite flèche de l’icône Tableaux qui pointe vers le bas vous donne accès à l’ensemble des méthodes :

  1. Insérer un tableau. Cette option est la plus couramment utilisée.
  2. Dessiner un tableau. Cette option vous permet de dessiner votre tableau à la souris. Elle est plus délicate à mettre en oeuvre car
  3. Feuille de calcul Excel. Grâce à cette option, vous pouvez insérer un tableau Excel avec formules complexes. Sachez que les autres  ;
  4. Tableaux rapides offre la possibilité de créer des tableaux ou calendriers en un clic. Sauf dans le cas des calendriers, je ne vous recommande pas cette option car vous devrez sans doute supprimer ou ajouter des colonnes et recalculez la largeur de ces dernières…


Sachez enfin que lorsque vous souhaitez construire un tableau comportant des cellules fusionnées, le plus simple est de tracer votre tableau initial comme si ces colonnes fusionnées n’existaient pas.  Vous procéderez à la fusion des cellules, dans un second temps.

construire son tableau

Pour dessiner votre tableau, positionnez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer votre tableau. Cliquez sur l’icône Tableaux et maintenez votre souris enfoncée.

Sélectionnez le nombre de colonnes et de lignes dont vous avez besoin et relâchez. Votre tableau occupe, par défaut, toute la largeur de votre page. Si vous ne vous sentez pas à l’aise avec le maniement de la souris, préférez l’option Insérer un tableau… et saisissez manuellement le nombre de lignes et de colonnes.

tableauVotre première action va consister à ajuster les dimensions de votre tableau pour l’adapter à vos besoins. Pour ce faire, positionnez votre souris dans l’angle inférieur droit sur le petit carré blanc ci-contre : votre curseur prend la forme d’une double flèche.

Redimensionnez votre tableau en déplaçant votre souris vers la droite ou la gauche selon que vous souhaitez l’agrandir ou le réduire. Relâchez une fois la dimension souhaitée atteinte.

ajustement

Une autre solution consiste à sélectionner le tableau, puis à activer l’onglet contextuel Disposition. Repérez l’icône Ajustement automatique et cliquez sur la petite flèche. Pour que votre tableau occupe la largeur de l’écran, sélectionnez l’option Ajustement automatique de la fenêtre.

se déplacer dans le tableau

Pour remplir votre tableau avec votre texte, déplacez-vous de cellule en cellule à l’aide de la touche Tabulation.
Pour reculer d’une cellule, utilisez la combinaison Majuscule Tabulation.

supprimer/ajouter des lignes ou des colonnes

tableau4Il vous est possible, à tout moment de rajouter une colonne ou une ligne.

La procédure est la même dans les deux cas : sélectionnez la ligne ou la colonne, faites un clic droit puis, dans le menu textuel Insérer, choisissez l’option qui vous intéresse.

Pour supprimer une ligne ou une colonne, même procédure : sélectionnez la ligne ou la colonne, faites un clic droit et cliquez sur le bouton contextuel Supprimer ou faites Ctrl X.

Pour rajouter une ligne en fin de tableau, c’est encore plus simple ! Placez simplement votre curseur dans la toute dernière cellule et appuyez sur la touche Tabulation. Cette manipulation ajoute automatiquement une nouvelle ligne à votre tableau.

modifier la taille d'une cellule ou d'une colonne

Pour ajuster la taille d’une colonne, vous disposez de plusieurs options :

  1. tabvous souhaitez ajuster la largeur d’une colonne à son contenu : positionnez votre curseur à sur le trait droit de la colonne. Votre curseur prend la forme d’une double flèche. Double-cliquez pour ajuster automatiquement la largeur de votre colonne. Autre alternative moins rapide ;
  2. vous souhaitez modifier manuellement la largeur de votre colonne, sans pour autant l’adapter au contenu de votre cellule : positionnez votre curseur sur le trait droit de votre colonne comme illustré ci-dessus et déplacez la double flèche vers la gauche ou vers la droite ;

  3. largeurvous souhaitez donner une dimension très précise à votre colonne : sélectionnez votre colonne puis faites un clic droit de la souris. Activez l’option Propriétés du tableau puis l’onglet Colonne.

    tab3

    Cochez la case Largeur préférée et saisissez une valeur. Validez en cliquant sur le bouton OK pour valider ou cliquez sur les boutons Colonne précédente ou Colonne suivante pour modifier les tailles des autres colonnes.

modifier la taille d'une cellule

Si votre action ne doit porter que sur une cellule, positionnez votre souris dans le coin inférieur gauche de cette dernière. Cliquez puis positionnez votre curseur sur le bord droit de la cellule. Etirez ensuite la poignée vers la droite (ou la gauche) selon que vous souhaitez agrandir ou réduire votre cellule. Relâchez !

modifier la hauteur d'une ligne

Pour régler la hauteur d’une ligne à la souris, positionnez votre curseur sur une ligne horizontale. Votre curseur prend également la forme d’une double flèche : vous pouvez alors remonter (pour réduire la hauteur de la ligne) ou descendre votre curseur (pour augmenter la hauteur de votre ligne).

De la même manière, l’onglet contextuel Mise en page, zone Taille de la cellule vous permet d’affecter une hauteur très précise à votre ligne.

En dessous, vous pouvez ajuster la largeur de votre colonne.

Par défaut, ces zones attendent des centimètres (cm). Rien ne vous empêche de préciser une autre mesure, comme le point. Essayez donc des valeurs telles que « 30 pt » par exemple. 

Un clic sur le lanceur de boîte de dialogue (la petite icône située à droite de Taille de la cellule) vous permet d’accéder à plus d’options.

mettre en forme son tableau

Word propose plusieurs possibilités pour la mise en forme de votre tableau, selon que vous êtes débutante ou expérimentée.

Pour chaque élément de votre tableau, vous pouvez modifier :

bordureles bordures : activez l’onglet contextuel Création de tableau, cliquez sur la flèche située en-dessous de l’icône Bordure. Choisissez la dernière option du menu, Bordure et trame. Choisissez ensuite un Type de bordure, un Style, une Couleur et une Largeur. Dans la zone Aperçu, cliquez sur chacun des traits pour ajouter/supprimer une bordure. Chaque bordure peut-être modifiée indépendamment des autres.

bordure2

la couleur de fond de vos cellules en sélectionnant vos cellules puis en cliquant sur l’onglet Création de tableau – clic sur l’icône Trame de fond ;

L’alignement de vos cellules (onglet contextuel Mise en page – zone Alignement) : cliquez sur la petite flèche pointant vers le bas pour choisir l’option qui vous convient le mieux.

Une fois vos modifications effectuées, cliquez sur le bouton OK.

fusionner/fractionner des cellules ou des lignes

Parfois, vous aurez besoin qu’une cellule chapeaute deux ou plusieurs autres cellules.
Il vous faut bien sûr au préalable sélectionner les cellules à fusionner. Ces dernières peuvent être situées côte à côte ou les unes au-dessus des autres.
Ensuite, vous pouvez soit recourir à l’onglet contextuel Mise en page, outil Gomme ou Fusionner. Dans ce dernier cas, vous devrez préalablement sélectionner les 2 cellules à fusionner avant de cliquer sur le bouton.

De même, pour scinder (diviser) des cellules, vous pouvez recourir à l’outil Dessiner un tableau ou Fractionner

Dans le premier cas, commencez par sélectionner une Couleur pour votre bordure ainsi qu’un Style de trait. Tracez ensuite vos traits là où vous le souhaitez : verticalement pour séparer deux cellules, horizontalement pour rajouter une ligne.

uniformiser la taille de pllusieurs cellules ou la hauteur de plusieurs lignes

A force d’effectuer des manipulations sur votre tableau, il se peut que la hauteur de vos lignes ou la largeur de vos cellules varient fortement.

Il est facile de remédier à ce problème : il vous suffit de sélectionner vos colonnes ou vos lignes et de cliquer respectivement sur l’icône située à droite de la largeur de colonne ou hauteur de ligne.

gérer le tableau

choisir un type d'alignement

Le plus simple pour bien positionner votre texte à l’intérieur d’un tableau est d’utiliser l’onglet contextuel Mise en page

Word propose une icône Orientation du texte. Cette icône permet de positionner votre texte verticalement. Il s’agit d’une touche à bascule : l’icône du bouton se modifie en fonction du contexte : un premier clic et votre texte bascule à la verticale, de Haut en bas. Un deuxième clic et cette fois il est lisible de bas en Haut. Un troisième clic ramène le texte dans sa position originale.

dégager le texte de la cellule

Le bouton Marges de la cellule (cf. barre d’outils ci-dessus) vous permet de définir des marges intérieures. Ces valeurs s’appliquent à l’ensemble de votre tableau. Il n’est donc pas nécessaire de sélectionner votre tableau, il suffit d’être dans une cellule.

placer une tabulation dans un tableau

Il est possible d’utiliser les tabulations à l’intérieur d’un tableau. Pour insérer votre tabulateur, il faut recourir à la combinaison de touches Ctrl Tabulation.

positionner le tableau dans la page

Vous pouvez placer votre tableau au centre d’un texte à la manière d’une image Pour cela utilisez la poignée située en haut et à gauche de votre tableau, tirez le texte à la souris. 

Pour régler les espacements de texte autour du tableau, faites un clic droit, sélectionnez Propriétés du tableau. Cliquez ensuite sur le bouton Position et modifiez les valeurs de la zone Distance du texte autour.

Pour centrer, utilisez le champ Position horizontale (pour centrer en largeur) ou verticale (pour centrer le tableau eh hauteur). 

tab16

Centrer un tableau dans toute la page…
(horizontalement / verticalement

insérer un tableau excel dans word

En raison des difficultés de manipulation liées à cette option, je vous recommande de ne l’utiliser que pour les tableaux complexes ou comportant des calculs (facture, bon de commande, devis par exemple).

Pour insérer une feuille de calcul, cliquez sur excel.tab17Une feuille de calcul apparaît dans votre document Word. La barre d’outils Excel se substitue à la barre d’outils Word.

Vous pouvez agrandir ce tableau à l’aide des points de contrôle répartis sur le pourtour de votre feuille de calcul. Ces points de contrôle permettent de définir la zone visible de la feuille de calcul dans votre document Word.
Il ne vous reste plus qu’à concevoir votre tableau Excel comme à l’accoutumée.

tab18Avant de quitter votre tableau Excel, prenez la précaution de positionner votre curseur en cellule A1, faute de quoi le début de votre tableau ne serait pas visible.

Lorsque vous quittez le tableau Excel, celui-ci prend la forme d’un tableau tout ce qu’il y a de plus classique.
Pour procéder à des modifications sur votre feuille de calcul, vous devrez double-cliquer sur cette dernière pour ré-activer Excel.

Enfin, pour terminer sur ce point, sauvegardez fréquemment votre travail : sur certaines machines, ce type de tableau engendre des problèmes de mémoire et sauvegarder à intervalles réguliers n’est alors pas un luxe !

problèmes et solutions

répéter les en-têtes d'un tableau sur toutes les pages

Sélectionnez votre tableau et faites un clic droit, Propriétés du tableau. Dans l’onglet Ligne, cochez l’option Répéter en Haut de chaque page en tant que ligne d’en-tête.

éviter de scinder une ligne d'un tableau sur 2 pages

Lorsqu’une ligne de tableau située en bas de page contient une trop grande quantité de texte, il arrive que la ligne se retrouve à cheval sur 2 pages.

Pour éviter ce problème sélectionnez votre tableau et faites un clic droit, Propriétés du tableau. Dans onglet Ligne, désactivez Autoriser le fractionnement des lignes sur plusieurs pages.

éviter de fractionner un tableau entier sur plusieurs pages

  1. Sélectionnez l’intégralité du tableau ;
  2. Dans l’onglet AccueilParagraphe, activez la boîte de dialogue. Dans l’onglet Enchaînements, cochez l’option Paragraphes solidaires.

Votre tableau constituera alors un bloc indissociable.

insérer une ligne au-dessus du tableau

  1. Positionnez votre curseur dans le tableau.
  2. Faites un clic droit et cliquez sur le bouton Insérer.
  3. Sélectionner l’option Insérer au-dessus.

atteindre rapidement un tableau

Dans un document long, plutôt que de parcourir vos nombreuses pages pour localiser un tableau ou d’utiliser un signet et devoir mémoriser son nom, appuyez sur la touche F5 et, dans la zone atteindre, sélectionnez Tableau. Cette manipulation déplace votre curseur jusqu’au premier tableau !

Atteindre rapidement un tableau sous Word

présenter un tableau en paysage dans un document en mode portrait

Avant de commencer votre tableau, faites un saut de section Page suivante (onglet Mise en pageSaut de pagesPage suivante). 

Insérez une marque vide de paragraphe.

 Répétez la manipulation précédente pour insérer un nouveau saut de section Page suivante.

Positionnez votre curseur sur le paragraphe vide entre les sauts de section.
Double-cliquez sur la partie grise de votre règle pour accéder au menu Mise en page.
Dans l’onglet Marges, modifiez éventuellement vos marges et cliquez sur Orientation Paysage.
Avant de valider, vérifiez que l’option Appliquer à soit bien positionnée sur A cette section.
Il ne vous reste plus à présent qu’à dessiner votre tableau ou à le couper/coller sur la ligne vide…

créer une présentation par défaut pour vos tableaux

Word propose, dans son onglet contextuel Création de tableau de nombreux Styles de tableau. Ces derniers peuvent être personnalisés et sauvegardés pour coller parfaitement à votre identité graphique.

  1. Positionnez-vous dans votre tableau.
  2. Activez l’onglet contextuel Création et choisissez un Style de tableau proche de votre goût puis, tout en bas de la liste Style de tableau, sélectionnez l’option Modifier le style de tableau ;
  3. Commencez par renommer votre modèle et procédez ensuite aux modifications : bordures, lignes, ombrages, typos… tout peut être personnalisé ;
  4. Refermez en cliquant sur le bouton OK.

Votre mise en forme a été rajoutée à la liste des tableaux. 

Pour en faire le modèle par défaut, accessible depuis la galerie des Styles de tableaux, sélectionnez votre modèle, faites un clic droit de la souris et sélectionnez Définir par défaut. Vous devez ensuite préciser si votre choix s’applique à Ce document seulement ou à Tous les documents basés sur le modèle normal.dotm. Tout nouveau tableau sera alors automatiquement formaté.

Créer une mise en forme personnalisée pour un tableauP

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