Construire un tableau avec Word

Autrefois, construire un tableau avec Word imposait de fastidieux calculs. Mais ce temps est désormais bien révolu ! Les choses se sont nettement simplifiées. Rappelons néanmoins quelques principes de base.

Autrefois, construire un tableau avec Word imposait de fastidieux calculs. Mais ce temps est désormais bien révolu ! Les choses se sont nettement simplifiées. Rappelons néanmoins quelques principes de base.

Un tableau se compose généralement d’un en-tête. Ce dernier contient les intitulés des différentes colonnes. Il permet au lecteur de comprendre l’architecture du tableau.

Si votre tableau dispose de colonnes ou de lignes contenant des totaux, ces dernières devront également se démarquer, par exemple, par un graissage plus important.

Autre point fondamental : les colonnes présentant des données dans des unités identiques doivent avoir une même largeur. En d’autres termes, si votre tableau comporte plusieurs colonnes de pourcentages, chacune d’entre elles devra impérativement avoir la même largeur. Idem, toutes les colonnes contenant des sommes devront être de dimensions égales.

La conception d’un tableau

tableauxWord offre plusieurs méthodes pour réaliser vos tableaux. Toutes sont accessibles à travers l’onglet Insertion – Tableau. La petite flèche qui pointe vers le bas vous donne accès à l’ensemble des méthodes :

  • Insérer un tableau. Cette option est la plus couramment utilisée.
  • Dessiner un tableau. Cette option vous permet de dessiner votre tableau à la souris. Elle est plus délicate à mettre en oeuvre car
  • Feuille de calcul Excel. Grâce à cette option, vous pouvez insérer un tableau Excel avec formules complexes. Sachez que les autres  ;
  • Tableaux rapides offre la possibilité de créer des tableaux ou calendriers en un clic. Sauf dans le cas des calendriers, je ne vous recommande pas cette option car vous devrez sans doute supprimer ou ajouter des colonnes et recalculez la largeur de ces dernières…

Sachez enfin que lorsque vous souhaitez construire un tableau comportant des cellules fusionnées, le plus simple est de tracer votre tableau initial comme si ces colonnes fusionnées n’existaient pas.  Vous procéderez à la fusion des cellules, dans un second temps.

Construire son tableau

Pour dessiner votre tableau, positionnez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer votre tableau. Cliquez sur l’icône  et maintenez votre souris enfoncée.
Sélectionnez le nombre de colonnes et de lignes dont vous avez besoin et relâchez : votre tableau occupe, par défaut, toute la largeur de votre page. Si vous ne vous sentez pas à l’aise avec le maniement de la souris, préférez l’option Insérer un tableau… et saisissez manuellement le nombre de lignes et de colonnes.

tableauVotre première action va consister à ajuster les dimensions de votre tableau pour l’adapter à vos besoins. Pour ce faire, positionnez votre souris dans l’angle inférieur droit sur le petit carré blanc ci-contre : votre curseur prend la forme d’une double flèche. Redimensionnez votre tableau en déplaçant votre souris vers la droite ou la gauche selon que vous souhaitez l’agrandir ou le réduire.Relâchez une fois la dimension souhaitée atteinte.

Une autre solution consiste à sélectionner le tableau, puis à activer l’onglet contextuel Disposition. Repérez l’icône Ajustement automatique et cliquez sur la petite flèche. Pour que votre tableau occupe la largeur de l’écran, sélectionnez l’option Ajustement automatique de la fenêtre.

ajustement

Se déplacer dans le tableau

Pour remplir votre tableau avec votre texte, déplacez-vous de cellule en cellule à l’aide de la touche Tabulation.
Pour reculer d’une cellule, utilisez la combinaison Majuscule Tabulation.

Supprimer/ajouter des lignes ou des colonnes

tableau4Il vous est possible, à tout moment de rajouter une colonne ou une ligne. La procédure est la même dans les deux cas : sélectionnez la ligne ou la colonne, faites un clic droit puis, dans le menu textuel Insérer, choisissez l’option qui vous intéresse.

Pour supprimer une ligne ou une colonne, même procédure : sélectionnez la ligne ou la colonne, faites un clic droit et cliquez sur le bouton contextuel Supprimer ou faites Ctrl X.

Pour rajouter une ligne en fin de tableau, c’est encore plus simple ! Placez simplement votre curseur dans la toute dernière cellule et appuyez sur la touche Tabulation. Cette manipulation ajoute automatiquement une nouvelle ligne à votre tableau.

Modifier la taille d’une cellule ou d’une colonne

Pour ajuster la taille d’une colonne, vous disposez de plusieurs options :

  1. tabvous souhaitez ajuster la largeur d’une colonne à son contenu : positionnez votre curseur à sur le trait droit de la colonne. Votre curseur prend la forme d’une double flèche. Double-cliquez pour ajuster automatiquement la largeur de votre colonne. Autre alternative moins rapidde ;
  2. vous souhaitez modifier manuellement la largeur de votre colonne, sans pour autant l’adapter au contenu de votre cellule : positionnez votre curseur sur le trait droit de votre colonne comme illustré ci-dessus et déplacez la double flèche vers la gauche ou vers la droite ;
  3. largeurvous souhaitez donner une dimension très précise à votre colonne : sélectionnez votre colonne puis faites un clic droit de la souris. Activez l’option Propriétés du tableau puis l’onglet Colonne. Cochez la case Largeur préférée et saisissez une valeur. Validez en cliquant sur le bouton OK pour valider ou cliquez sur les boutons Colonne précédente ou Colonne suivante pour modifier les tailles des autres colonnes.

tab3Modifier la taille d’une cellule

Si votre action ne doit porter que sur une cellule, positionnez votre souris dans le coin inférieur gauche de cette dernière. Cliquez puis positionnez votre curseur sur le bord droit de la cellule. Etirez ensuite la poignée vers la droite (ou la gauche) selon que vous souhaitez agrandir ou réduire votre cellule. Relâchez !

Modifier la hauteur d’une ligne

Pour régler la hauteur d’une ligne à la souris, positionnez votre curseur sur une ligne horizontale. Votre curseur prend également la forme d’une double flèche : vous pouvez alors remonter (pour réduire la hauteur de la ligne) ou descendre votre curseur (pour augmenter la hauteur de votre ligne).

hauteurDe la même manière, le menu TableauPropriétés du tableau, onglet Ligne vous permet d’affecter une hauteur très précise à votre ligne.

Par défaut, la zone Spécifier la hauteur attend des centimètres (cm). Rien ne vous empêche de préciser une autre mesure, comme le point. Essayez donc des valeurs telles que « 30 pt » par exemple. Dans le champ suivant, Hauteur de ligne, choisissez plutôt Fixe pour que Word respecte strictement cette mesure.

Mettre en forme son tableau

Comme à son accoutumée, Word propose plusieurs possibilités pour la mise en forme de votre tableau, selon que vous êtes débutante ou expérimentée.

Pour chaque élément de votre tableau, vous pouvez modifier :

  • bordureles bordures : activez l’onglet Création, cliquez sur la flèche située en-dessous de Bordure. Choisissez la dernière option du menu, Bordure et trame. Choisissez ensuite un Type de bordure, un Style, une Couleur et une Largeur. Dans la zone Aperçu, cliquez sur chacun des traits pour ajouter/supprimer une bordure. Chaque bordure peut-être modifiée indépendamment des autres.

bordure2

  • la couleur de fond de vos cellules en sélectionnant vos cellules puis en cliquant sur le menu Création – Trame de fond ;
  • l’alignement de vos cellules  : cliquez sur la petite flèche pointant vers le bas pour choisir l’option qui vous convient le mieux.

Une fois vos modifications effectuées, cliquez sur le bouton OK.

Corriger les imperfections

Fusionner/fractionner des cellules ou des lignes

Parfois, vous aurez besoin qu’une cellule chapeaute deux ou plusieurs autres cellules.
Il vous faut bien sûr au préalable sélectionner les cellules à fusionner. Ces dernières peuvent être situées côte à côte ou les unes au-dessus des autres.
Ensuite, vous pouvez soit recourir à la barre d’outils Tableaux et bordures, outil Gomme -option la plus simple- ou transiter par le menu Tableaux, Fusionner les cellules.

De même, pour scinder des cellules, préférez recourir à l’outil Dessiner un tableau  plutôt qu’à l’option Tableaux, Fractionner les cellules. Le principe de fonctionnement est exactement identique à la Gomme : commencez par sélectionner une Couleur  pour votre bordure ainsi qu’un Style de trait . Tracez ensuite vos traits là où vous le souhaitez : verticalement pour séparer deux cellules, horizontalement pour rajouter une ligne.

Uniformiser la taille de plusieurs cellules ou la hauteur de plusieurs lignes

A force d’effectuer des manipulations sur votre tableau, il se peut que la hauteur de vos lignes ou la largeur de vos cellules varient fortement.

Il est facile de remédier à ce problème : il vous suffit de sélectionner vos colonnes ou vos lignes et de cliquerrespectivement sur l’icône  ou  pour égaliser vos colonnes ou vos lignes.

A noter sous XP : Word XP vous permet de sélectionner deux colonnes ou lignes non situées les unes à côté des autres (ou les unes au-dessus des autres). Il suffit de sélectionner la première colonne (ou ligne), de maintenir la touche Ctrlenfoncée et de sélectionner enfin la seconde colonne (ou ligne). Il vous faut enfin passer par le menu Tableau,Propriétés du tableau, onglet Colonne (ou Ligne) pour modifier ensuite la taille de votre cellule.

Gérer le texte

Choisir un type d’alignement

Le plus simple pour bien positionner votre texte à l’intérieur d’un tableau est d’utiliser la barre d’outils Tableaux et Bordures. Petit rappel : pour afficher cette dernière, cliquez sur l’icône .

Cette barre d’outils dispose d’une icône qui vous aidera à aligner votre texte : . En cliquant sur la petite flèche pointant vers le bas, vous accédez à l’intégralité des options d’alignement. Celles-ci répondent à tous les cas de figure.

Vous pouvez procéder ligne par ligne, cellule par cellule ou appliquer un alignement à l’ensemble de votre tableau.

Basculer l'orientation du texteWord propose une autre icône intéressante : Modifier l’orientation du texte . Cette icône permet de positionner votre texte verticalement. Il s’agit d’une touche à bascule : l’icône du bouton se modifie en fonction du contexte : un premier clic et votre texte bascule à la verticale, de Hauten bas. Un deuxième et cette fois il est lisible de bas en Haut. Un troisième clic ramène le texte dans sa position originale.

Dégager le texte de la cellule

Bien que vous puissiez sans problème utiliser les fonctions de paragraphe, espacement avant/espacement après et les retraits de paragraphe pour dégager votre texte de vos cellules, il existe nettement plus simple ! Activez le menu Tableau, option Propriétés du tableau. Cliquez sur le bouton Options situé en bas de la boîte de dialogue. Dans la zone Marges des cellules par défaut, saisissez de petites valeurs (0,2 à 0,5 suivant la taille de votre tableau). Ces valeurs s’appliquent à l’ensemble de votre tableau.

Dégager les cellules d’un tableau…

Placer une tabulation dans un tableau

En dépit des apparences, il reste possible d’utiliser les tabulations à l’intérieur d’un tableau. Cependant, l’appui sur la touche Tabulation opérant un déplacement d’une cellule à une autre, il faut donc, pour positionner votre tabulateur, recourir à la combinaison de touches Ctrl Tabulation.

Positionner votre tableau dans la page

Votre tableau peut être positionné n’importe où à l’intérieur de votre document. Il vous suffit pour cela, placez votre curseur au-dessus de votre tableau : remarquez la double flèche située dans le carré, tout en haut à gauche de votre tableau. Positionnez votre curseur sur cette case et déplacez votre tableau à la souris à l’endroit souhaité. Relâchez.tab15Vous pouvez placer votre tableau au centre d’un texte : ce dernier habille alors votre tableau en se répartissant de chaque côté de ce dernier. Vous pouvez contrôler l’espace entre votre tableau et le texte grâce à la commande TableauPropriétés du tableau, onglet Tableau. Cliquez ensuite sur le bouton Position (cf. 1.) et modifiez les valeurs de la zone Distance du texte autour (cf. 2.).

Pour centrer votre tableau entre vos marges, sélectionnez-le en cliquant sur le petit carré muni d’une double flèche et cliquez sur l’icône Centrer de la barre d’outils.

Pour centrer votre tableau à l’intérieur d’une page (horizontalement et verticalement), utilisez le menu Tableau, Propriétés du tableau. Activez l’onglet Tableau. Dans la zone Alignement, cliquez sur Centré puis cliquez sur le bouton Position. Dans les deux champs Position, sélectionnez l’option Centré et, dans les champs Par rapport à, l’option Page.

tab16

Centrer un tableau dans toute la page…
(horizontalement / verticalement)

Utiliser un tableau Excel dans Word

Grâce à l’option excel du menu Insertion, Tableau, vous pouvez insérer une feuille de calcul dans votre document Word.
Cependant, en raison des complexités de manipulation de cet outil, je vous recommande de ne l’utiliser que pour les tableaux complexes ou comportant des calculs (facture, bon de commande, devis… par exemple).

Pour insérer une feuille de calcul, cliquez sur excel.tab17Une feuille de calcul apparaît dans votre document Word (suivant la rapidité de votre machine, ce processus peut être plus ou moins long). La barre d’outils Excel se substitue à la barre d’outils Word.

Vous pouvez agrandir ce tableau à l’aide des points de contrôle répartis sur le pourtour de votre feuille de calcul. Ces points de contrôle permettent de définir la zone visible de la feuille de calcul dans votre document Word.
Il ne vous reste plus qu’à concevoir votre tableau Excel comme à l’accoutumée.

tab18Avant de quitter votre tableau Excel, prenez la précaution de positionner votre curseur en cellule A1, faute de quoi le début de votre tableau ne serait pas visible.

Lorsque vous quittez le tableau Excel, celui-ci prend la forme d’un tableau tout ce qu’il y a de plus classique.
Pour procéder à des modifications sur votre feuille de calcul, vous devrez double-cliquer sur cette dernière pour ré-activer Excel.

Enfin, pour terminer sur ce point, sauvegardez fréquemment votre travail : sur certaines machines, ce type de tableau engendre des problèmes de mémoire et sauvegarder à intervalles réguliers n’est alors pas un luxe !

Problèmes et solutions

Certaines solutions ont été traitées dans les pages précédentes mais pour plus de commodité, je les ai regroupées également à cet emplacement pour faciliter votre recherche.

Répéter les en-têtes d’un tableau sur toutes les pages

Sélectionnez votre tableau et faites un clic droit, Propriétés du tableau. Dans l’onglet Ligne, cochez l’option Répéter en Haut de chaque page en tant que ligne d’en-tête.

Eviter de couper un tableau au milieu d’une ligne

Parfois vos cellules contiennent plusieurs lignes de texte.
Lorsqu’il arrive en bas de page, il peut alors que Word répartisse le contenu de votre ligne de tableau sur deux pages.
Pour éviter cela, sélectionnez votre tableau et faites un clic droit, Propriétés du tableau.  Dans onglet Ligne, désactivez Autoriser le fractionnement des lignes sur plusieurs pages.

Eviter de fractionner un tableau sur plusieurs pages…

S’il existe bien une fonction pour éviter que le contenu d’une ligne ne soit réparti sur deux pages (cf. ci-dessus), Word n’offre aucune autre alternative pour conserver (si cela est du domaine du possible) un tableau entier sur une page, que la manipulation suivante :

  • sélectionnez l’intégralité du tableau ;
  • dans l’onglet Accueil, Paragraphe, onglet Enchaînements, activez l’option Paragraphes solidaires.

Votre tableau constituera alors un bloc indissociable.

Redimensionner très précisément une ligne ou une colonne à la souris

Pour redimensionner très précisément la largeur d’une colonne ou la hauteur d’une ligne à la souris, maintenez la touche Alt enfoncée tandis que vous déplacez le curseur en forme de double flèche.

tab16 (1)Centrer un tableau à l’intérieur d’une page (horizontalement et verticalement)

Sélectionnez votre tableau et faites un clic droit, Propriétés du tableau. Activez l’onglet Tableau. Dans la zone Alignement, cliquez sur Centré puis cliquez sur le bouton Position. Dans les deux champs Position, sélectionnez l’option Centré et, dans les champs Par rapport à, l’option Page.

Ajuster rapidement la largeur d’une cellule à son contenu

tabA l’image d’Excel, Word dispose d’un raccourci pour agrandir automatiquement votre cellule de façon à ce qu’elle s’ajuste à son contenu : positionnez simplement votre souris sur le bord droit de votre cellule. Lorsque le curseur prend la forme d’une double flèche, double-cliquez !

Uniformiser la taille de plusieurs cellules ou la hauteur de plusieurs lignes

A force d’effectuer des manipulations sur votre tableau, il se peut que la hauteur de vos lignes ou la largeur de vos cellules varie fortement.

Il est facile de remédier à ce problème : il vous suffit de sélectionner vos colonnes ou vos lignes et de cliquer respectivement sur l’icône colonnes ou lignes pour égaliser vos colonnes ou vos lignes.

Dégager le texte de la cellule

tab13Bien que vous puissiez sans problème utiliser les fonctions de paragraphe, espacement avant/espacement après et les retraits de paragraphe pour dégager votre texte de vos cellules, il existe une manipulation bien plus simple ! Sélectionnez votre tableau et faites un clic droit, Propriétés du tableau. Cliquez sur l’onglet Tableau, bouton Options situé en bas de la boîte de dialogue. Dans la zone Marges des cellules par défaut, saisissez de petites valeurs (0,2 à 0,5 suivant la taille de votre tableau). Ces valeurs s’appliquent à l’ensemble de votre tableau.

Ajouter une ligne blanche au-dessus du tableauFractionner le tableau

Pour ajouter une ligne normale au-dessus de votre tableau, sélectionnez votre tableau puis l’onglet contextuel Disposition. Cliquez sur Fractionner le tableau.

Ajuster automatiquement un tableau à la page

Ajustement automatique d'un tableauPour ajuster automatiquement le tableau à toute la largeur de votre page, positionnez-vous n’importe où dans votre tableau puis activez l’onglet contextuel Disposition et cliquez sur Ajustement automatique, option Ajustement automatique de la fenêtre.

Atteindre rapidement un tableau

Dans un document long, plutôt que de parcourir vos nombreuses pages pour localiser un tableau ou d’utiliser un signet et devoir mémoriser son nom, appuyez sur la touche F5 et, dans la zone atteindre, sélectionnez Tableau. Cette manipulation déplace votre curseur jusqu’au premier tableau !

Atteindre rapidement un tableau sous Word

Présenter un tableau à l’italienne (mode paysage)

Avant de commencer votre tableau, faites un saut de section Page suivante (onglet Mise en page, Saut de pages, Page suivante). Insérez une marque vide de paragraphe et répétez la manipulation précédente pour insérer un nouveau saut de section Page suivante.

Positionnez votre curseur sur la marque de paragraphe vide que vous venez de créer.
Double-cliquez sur la partie grise de votre règle pour accéder au menu Mise en page.
Dans l’onglet Marges, modifiez éventuellement vos marges et cliquez sur Orientation Paysage.
Avant de valider, vérifiez que l’option Appliquer à soit bien positionnée sur A cette section.
Il ne vous reste plus à présent qu’à dessiner votre tableau…

Modifier l’allure du tableau utilisé par défaut

Excel propose, dans son menu contextuel Création de nombreux Styles de tableau. Ces derniers peuvent être personnalisés, voire même sauvegardés pour coller parfaitement à votre identité graphique.

  • positionnez-vous dans votre tableau.
  • activez l’onglet contextuel Création et choisissez un Style de tableau proche de votre goût puis, tout en bas de la liste Style de tableau, sélectionnez l’option Modifier le style de tableau ;
  • Commencez par renommer votre modèle et procédez ensuite aux modifications : bordures, lignes, ombrages, typos… tout peut être personnalisé ;
  • refermez en cliquant sur le bouton OK ;

Vous mise en forme a été rajoutée à la liste des tableaux. Pour en faire le modèle par défaut, dans la galerie des Styles de tableaux, sélectionnez votre modèle, faites un clic droit de la souris et sélectionnez Définir par défaut. Vous devez ensuite préciser si votre choix s’applique à Ce document seulement ou à Tous les documents basés sur le modèle normal.dotm. Tout nouveau tableau sera alors automatiquement formaté.

Créer une mise en forme personnalisée pour un tableau

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