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Outlook : ajouter un calendrier partagé

Vous ne le saviez peut-être pas, mais il est possible d'ajouter autant de calendriers que l'on souhaite sous Outlook. Parmi les utilisations que l'on peut en faire, voici une suggestion bien utile : créer un calendrier pour gérer les congés et absences de votre service ! Associé à un affichage linéaire, vous obtenez un véritable outil de planification...

Vous ne le saviez peut-être pas, mais il est possible d’ajouter autant de calendriers que l’on souhaite sous Outlook. Parmi les utilisations que l’on peut en faire, voici une suggestion bien utile : créer un calendrier pour gérer les congés et absences de son service ! Associé à un affichage chronologique ou Timeline, vous obtenez un véritable outil de planification…

  • Commencez par activer le Calendrier ;

créer un nouveau calendrier - ajouter un nouveau calendrier

  • Dans la zone de gauche, faites un clic droit sur Calendrier ou appuyez sur Ctrl Maj E ;
  • Dans la boîte de dialogue suivante, tapez Congés service dans le champ Nom
  • Choisissez ensuite un emplacement pour votre nouveau calendrier. Si votre entreprise est en réseau, vous devriez avoir la possibilité de sélectionner Dossiers publics. Si tel n’est pas le cas, vous pourrez opter ultérieurement pour un partage manuel de votre calendrier. Validez.

Votre planning  est à présent créé. Il ne vous reste plus qu’à lui attribuer un type d’affichage (je recommande l’affichage chronologique ou Timeline, déjà mentionné plus haut), insérer les congés et accorder les autorisations d’accès.

Partager le calendrier (avec un serveur Exchange)

Vous avez créé votre nouveau calendrier mais l’idéal serait que les membres de votre équipe puissent également le consulter. Si votre entreprise dispose d’un serveur Exchange :

  • Positionnez-vous sur votre nouveau calendrier équipe ;
  • faites un clic droit de la souris et sélectionnez Propriétés ;
  • Sélectionnez l’option Partager, puis Partager le Calendrier ;
  • Positionnez-vous sur l’onglet Autorisations d’accès ;
  • Vérifiez que votre nom apparaît bien en tant que Propriétaire.
  • Si ce n’est pas le cas, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez votre nom et validez. Dans la boîte de dialogue précédente et au niveau de la liste déroulante Rôle, sélectionnez Propriétaire.

Les autorisations d’accès

Vous allez maintenant ajouter des noms d’utilisateurs ayant pour seule autorisation la consultation du calendrier.

  • Cliquez sur le bouton Ajouter ;
  • Sélectionnez la liste de diffusion (dans mon exemple Tous) ou les autonoms des personnes autorisées à consulter le calendrier et validez ;
  • Dans la boîte de dialogue Propriétés, onglet Autorisation d’accès, repérez la liste déroulante Rôle et sélectionnez Relecteur
  • vérifiez que seules les cases Lecture d’éléments et Dossier visible soient cochées.
  • De même, les paramètres Modification d’éléments et Suppression d’éléments doivent être tous deux positionnés sur Aucun.

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