Top Assistante - Qu'est-ce que faire carrière ?

31-mai-04

Qu'est-ce que faire carrière ?

Il y a quelques mois, je discutais un soir avec Cathy d'avenir professionnel. Au cours de notre conversion, nous abordâmes l'épineux problème de l'évolution de carrière et la manière de s'y prendre pour progresser au sein d'une entreprise.

Pour ma part, j'ai débuté ma carrière comme simple secrétaire et j'ai coutume de dire que mes responsabilités d'alors se limitaient à choisir entre deux polices de caractères... Cela peut sembler drôle mais c'était cependant le reflet de ma réalité quotidienne. Malgré cela, j'ai pourtant évolué : secrétaire, puis assistante, enfin assistante de direction avant de passer, un bref moment, chargée de production événementielle. Par la suite, je suis retournée vers les métiers du secrétariat. Un choix délibéré. Aujourd'hui, je suis gère les services généraux d'une entreprise de 150 personnes et suis gestionnaire Achats.

Il ne s'agit pas là d'une carrière exemplaire, ni exceptionnelle, ni forcément très intéressante. Vous trouverez des exemples bien plus parlants dans la rubrique "Vécu" de ce site. Cathy, pour sa part, a connu une progression plus fulgurante : d'hôtesse d'accueil, elle a été promue assistante de direction. Un très joli parcours.

Et qu'on se le dise : la réussite n'est pas forcément une question de physique avantageux. Pour ma part, je mesure 1,56 m debout-sur-un-tabouret-les-bras-tendus-vers-le-ciel, avec une tendance à un léger embonpoint*... que je tâche de corriger (hum, c'était quoi ce bruit de casse ??? Un mythe qui tombe ??). Je n'ai pas non plus une personnalité hors du commun : dans une rame de métro, je passe inaperçue. La preuve ? Vous et moi on s'est sans doute croisées sans que vous le sachiez. Je plaisante, bien sûr, mais il est important que vous preniez conscience que les patrons intelligents existent (j'ai construit ma carrière non pas auprès d'un, mais de plusieurs d'entre eux), même si je reconnais que cela prend parfois... beaucoup de temps. Voire, beaucoup trop !

On peut définir le mot "carrière" de plusieurs façons : décrocher un titre bien spécifique (ex : assistante de direction générale), obtenir un certain niveau de salaire, se voir confier des tâches plus valorisantes... Tout dépend de la personnalité de chacune. Certaines planifient leur carrière. Pour ma part, je me suis laissée porter par le courant et j'ai saisi, sans en avoir conscience, des opportunités. Tout comme Cathy.

De notre discussion, nous avons conclu qu'il n'existait pas de recette miracle mais toute une série de circonstances favorables dont nous pouvions maîtriser quelques facteurs.

Faire bien ce que l'on fait -> être crédible

L'un des premiers points à respecter pour faire carrière, c'est de bien faire ce que l'on nous a confié. Cela peut paraître évident mais avoir la confiance de ses supérieurs est essentielle pour être promue.
Quel manager, en effet, confierait en toute sérénité de nouvelles responsabilités à une personne ne parvenant pas à réaliser les tâches qui lui sont confiées et pour lesquelles elle a été formée ?
Je sais que dans notre métier bon nombre d'entre elles sont ingrates mais elles font partie intégrante de notre fonction. D'ailleurs, quel que soit votre statut, vous y serez toujours confrontée : tout poste a son revers. Autant en prendre conscience et l'accepter.
Et qui sait ? Ces tâches anodines peuvent parfois déboucher sur des promotions... pour le moins inattendues !

J'ai obtenu ma première promotion pour avoir simplement... décroché le téléphone ! Un de nos clients était las d'appeler toujours en vain le cadre en charge de son dossier. A contrario, il avait constaté que j'étais présente et disponible pour répondre à ses questions : il a donc demandé à mon président de me mettre sur son projet et m'a lui-même formé à certains aspects techniques du dossier. J'ai connu à deux reprises ce genre de situation : pourquoi pas vous ?

Gagner du temps pour prendre des initiatives -> Démontrer ses compétences

Votre patron rechigne à vous accorder de nouvelles fonctions sous prétexte que vous êtes déjà débordée ? Organisez-vous pour économiser quelques précieuses minutes.
Pour cela, appuyez-vous autant que possible sur les outils bureautiques : concevez des modèles et des formulaires pour les documents répétitifs, recourrez aux insertions automatiques pour toutes vos formules de texte qui reviennent de manière régulière (ex : signatures, conditions de vente...). Préparez des planches d'étiquettes pour vos correspondants récurrents (banques, fournisseurs habituels...). Je vous garantis qu'il est ainsi possible de grignoter de précieuses minutes !

J'ai occupé durant plus de 12 ans, la fonction d'assistante polyvalente (et unique) au sein d'une agence de communication (6 personnes). Je cumulais différentes fonctions en une : filtrage des appels, gestion des coursiers, tri du courrier, affranchissement, numérotation des factures, règlements fournisseurs, frappe de dossiers pour 3/4 personnes, facturation, gestion des achats... En parallèle, j'intervenais sur des dossiers fonctionnels : recherche de fournisseurs, gestion intégrale d'un département "duplication vidéo" depuis la prise de commande jusqu'à la facturation finale, gestion des inscriptions à des colloques et séminaires (de 120 à 800 participants en moyenne... parfois plus !), relances téléphoniques, renseignements... Je suis néanmoins parvenue, à force de mini-astuces, à trouver un peu de temps pour m'investir sur d'autres projets !

Employez ce temps gagné à proposer votre aide. Vous constaterez qu'il est rare qu'on vous la refuse. Commencez par suggérer à votre supérieur de vous occuper des "petits détails", par exemple, rappeler à sa place le client Untel pour lui communiquer une réponse ou l'assister dans des recherches de fournisseurs... Votre boss prendra vite l'habitude de compter sur vous. Constatant votre efficacité, au bout de quelques semaines ou mois, il accepta, sans rechigner, de vous consacrer du temps pour vous briefer plus avant sur ses projets : il saura, qu'au final, il économisera lui aussi, du temps et du stress !

En agence de communication, nos dossiers reprenaient toujours la même structure. Au fil des années, j'avais acquis la maîtrise du vocabulaire technique. J'ai donc un jour proposé mon aide pour rédiger seule une petite partie du dossier (je m'occupais de rechercher les fournisseurs, j'avais donc une certaine visibilité sur le projet). Par la suite, on m'a proposé de le faire de manière plus systématisée et officielle. Quelques temps plus tard, j'accompagnais un de nos chargés de production en rendez-vous clientèle...

Acceptez d'accomplir des tâches pour lesquelles vous n'êtes pas forcément payée. Sur le plan juridique, le salaire est un élément non accessoire du contrat de travail. C'est pourquoi beaucoup d'employeurs rechignent à promouvoir des salariés s'ils ont un doute sur leurs compétences car ils ne pourront revenir en arrière. C'est pourquoi, souvent, on attendra de vous que vous fassiez d'abord vos preuves. Acceptez. Cela vous servira, soit justement pour négocier une augmentation (vous pourrez démontrer par A plus B que vous la valez), soit pour monnayer votre expérience dans une autre structure...

Face à des problèmes d'organisation, n'hésitez pas à trouver votre supérieur hiérarchique en suggérant des solutions concrètes. Ne vous contentez pas de lui soumettre les problèmes sans quoi vous ne serez pas écoutée : il en a sans doute de bien plus urgents que les vôtres à régler. Proposez toujours des solutions et exposez la logique qui vous a guidée dans votre réflexion. Dites pourquoi un problème doit être résolu de telle ou telle manière ou par tel service, le temps gagné ou l'avantage à adopter l'organisation que vous recommandez !

J'avais obtenu d'un de mes PDG que chacun gère ses coursiers. Mes arguments ? Que le temps perdu par les cadres à venir me trouver pour me transmettre leurs consignes, puis à les recontacter pour avoir des précisions sur le degré d'urgence de la course ou le fichu numéro d'interphone de leur correspondant, aurait été mieux employé si le cadre en question avait géré directement sa course, qu'au final le temps passé était le même pour lui, qu'il transite par moi ou s'adresse en direct à la société de courses (c'est là le fameux point 'logique' que j'évoquais plus Haut). J'avais ajouté, avec un peu d'humour, que l'ostéoporose touchait davantage les femmes que les hommes, mais que par sollicitude envers ces messieurs, j'allais attribuer à ladite société de courses un numéro de téléphone abrégé... Ce que je fis et ce qui fut accepté.

Transmettre ses compétences -> ne plus être irremplaçable

A vouloir trop bien faire les choses, on en arrive parfois à des situations paradoxales... Combien de fois vous a-t-on dit "Vous êtes exceptionnelle", "Que ferais-je sans vous ?", "Vous êtes irremplaçable !". Chacun reconnaît vos compétences. Jugées hors normes, elles peuvent bloquer votre évolution. Peut-être votre manager a-t-il eu d'autres assistantes avant vous et aucune n'était parvenue jusqu'alors à lui donner entière satisfaction, comme vous. Il craint de ne pas retrouver la même qualité de service avec une autre. De ce fait, il rechigne à vous promouvoir.
Faites-lui comprendre, en discutant posément avec lui, que vous avez vos propres objectifs de carrière, que vous n'y renoncerez en aucune façon. Proposez-lui de former votre remplaçante.
Si vous pressentez une collègue, tâchez de la former en amont de votre discussion avec votre boss. Vous pourrez ainsi "sortir son nom du chapeau" lors de votre entretien. Vous insisterez sur le fait que votre collègue Christine est prête à prendre la relève et lui démontrerez qu'elle est la candidate parfaite à ce poste, que sous votre impulsion, elle a déjà fait de grands progrès...

Être à l'écoute, bien connaître les rouages de l'entreprise-> déceler les opportunités

Maîtriser le vocabulaire propre à votre domaine d'activité, savoir qui fait quoi sont autant d'atouts qui vous permettront de progresser plus vite. Une promotion implique souvent des relations avec d'autres services. Vous partirez avec un atout d'avance si vous avez une bonne connaissance de l'organisation de votre société, si vous savez quel interlocuteur trouver pour résoudre un problème donné. De plus il est parfois difficile, voire impossible, de trouver des formations spécifiques à certains secteurs d'activité : tout ce que vous apprenez par vous-même est autant de gagné... pour vous.
Intéressez-vous au fonctionnement de votre service, de votre société ! Allez à la rencontre de vos collègues et n'hésitez pas à les interroger sur leur travail, sur les postes qui se libèrent ou sur les carences en personnel constatées !
Apprenez également à vous connaître, à déceler vos affinités. Vous aimez les contacts humains ? Certes, mais... recherchez-vous plutôt des contacts en interne ? Dirigez-vous vers les ressources humaines ou la communication interne. Vers l'externe ? Oui, mais encore, clients ou fournisseurs ? Êtes-vous attirée par le juridique ? la comptabilité ? la communication ? Vous seule possédez les réponses...

Choisir son positionnement : ami(e) ou ennemi(e) ?

Vous voici enfin promue. Mais votre nouveau (nouvelle) collègue voit d'un mauvais oeil votre promotion. A tort ou à raison, il (elle) vit cela comme une menace.
A vous de choisir votre rôle, sachant que la partie se joue à deux : il (elle) et vous.

l'un de mes patrons m'avait mis un marché dans les mains. Si je voulais passer assistante, à moi de me débrouiller pour faire mes preuves. D'aller dans le bureau de mon collègue et de lui piquer ses dossiers. J'ai refusé de jouer cette partie : j'avais eu l'occasion de remplacer souvent le cadre en question durant ses congés et il voyait déjà cette intrusion comme une menace. La partie aurait été tout bénéfice pour mon patron : au mieux, elle re-stimulait le cadre en perte de vitesse. Au pire, je l'évinçais. Nous nous serions, lui et moi, entre-déchirés. A cette époque, ce cadre m'apportait d'ailleurs des offres d'emploi "qui me correspondaient comme un gant" selon lui... Ironie du sort, bien des années plus tard, ce collègue a très largement contribué à ma promotion.

A mon sens, la position de rivaux n'être guère rentable : les renseignements que votre collègue vous dispensera risqueront d'être (sciemment) incomplets ou erronés. Vous devrez peiner pour trouver les informations, les bons contacts. Il (elle) risque de plus de vous faire une réputation d'arriviste et vous créer des inimitiés à l'intérieur de votre société.

Mais là, c'est à vous de décider... En connaissance de cause !

* bon d'accord, j'exagère un peu : je descends de mon tabouret et baisse les bras. Mais je maintiens 1,56 et mon embonpoint...

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