Le factbook pour bien gérer vos projets

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Le factbook est un dossier qui centralise l’ensemble des éléments relatifs à un même projet. Il se présente sous la forme d’un gros classeur à anneaux. Il est particulièrement recommandé lorsque l’on travaille en mode projets. Un classeur équivaut alors à un projet particulier. Il centralise l’ensemble des documents liés au projet.

En tout premier lieu, la première page du classeur est constituée par une fiche contacts avec les coordonnées de tous les intervenants : clients d’abord puis prestataires.

Ensuite, toutes les correspondances sont compartimentées grâce à des intercalaires :

  • Les comptes rendus de réunion. Ces comptes-rendus sont numérotés afin de permettre un classement rapide, du plus récent au plus ancien. La numérotation démarre à zéro pour chaque nouveau  projet : ce système permet ainsi à chaque client de s’assurer qu’il a bien en sa possession l’intégralité des comptes-rendus. Cela n’aurait pas été le cas si nous avions adopté une numérotation globale de tous les comptes-rendus de la société, tous projets confondus.

  • Les correspondances (courriers, fax…), classées par ordre chronologique descendant (la plus récente sur le dessus).
  • Les devis clients : en première page, la version finale acceptée par le client, en dessous les autres. Les conserver le temps du dossier permet de s’y référer en cas de doute.
  • Les devis des prestataires retenus avec les bons de commande internes correspondants. Pour un pointage aisé des factures fournisseurs à l’arrivée.
  • Les devis des prestataires non retenus.
  • Le cahier des charges client initial. Le cahier des charges est un document transmis par le client pour expliquer ce qu’il attend de son fournisseur.
  • Les documentations éventuelles.
  • Les notes manuscrites et brouillons.
  • Les plannings.

Le système du factbook permet, de plus, de n’oublier aucun document au bureau lors d’une importante réunion : il suffit de prendre son classeur avec soi pour tout avoir sous la main !

Au moment d’archiver, faites un tri dans les devis non retenus (constituez-vous éventuellement un carnet d’adresses de fournisseurs), jetez les notes superflues, les simples fax et la documentation inutile.

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