Les formalités à accomplir en cas de transfert de siège social

Les formalités à accomplir en cas de transfert de siège social (ou d'établissement secondaire) sont nombreuses. Certaines revêtent un aspect légal ou juridiques. D'autres sont plutôt d'ordre administratif. Mais comment faire pour ne rien oublier ? S'il ne se prétend pas exhaustif, cet article devrait vous aider à vous y retrouver.

Les formalités à accomplir en cas de transfert de siège social (ou d’établissement secondaire) sont nombreuses. Certaines revêtent un aspect légal ou juridiques. D’autres sont plutôt d’ordre administratif. Mais comment faire pour ne rien oublier ? S’il ne se prétend pas exhaustif, cet article devrait vous aider à vous y retrouver.

Les démarches légales et juridiques

En tout premier lieu, la décision de transférer le siège social d’une entreprise doit être validée par une assemblée générale extraordinaire.

Un procès-verbal de cette AGE est donc ensuite établit.
C’est ce document, en double exemplaire que vous devrez transmettre au Centre de formalité des entreprises (coordonnées des CFE disponibles à l’adresse http://annuaire-cfe.insee.fr/AnnuaireCFE/jsp/Controleur.jsp?service=accueil).

A ce procès-verbal seront joints :

  • deux copies des statuts à jour et certifiées ;
  • une copie du bail commercial ou tout document pouvant attester de la localisation du nouveau siège social ;
  • d’une demande de modification au registre du commerce et des sociétés ;
  • 1 exemplaire du journal légal ayant mentionné l’événement.

En cas de changement de département, il convient, en plus des pièces mentionnées ci-dessus, de joindre :

  • une liste des différents sièges sociaux successifs antérieurs (en deux exemplaires) ;
  • un exemplaire original de moins de 3 mois de l’inscription au registre des commerces et sociétés (RCS) de l’ancien siège social ;
  • une demande de modification au registre du commerce et des sociétés.

Il conviendra par ailleurs, toujours dans le cadre d’un changement de département, de publier l’information dans un journal d’annonces légales des départements de l’ancien et du nouveau siège social.
Vous devrez également formuler une nouvelle demande d’immatriculation auprès du Tribunal de Commerce de votre nouveau département.

Aller plus loin :

Les autres formalités

Si les formalités juridiques sont contraignantes, le déménagement de votre société va impacter nombre de vos contrats et la quasi totalité de vos documents administratifs.

Flotte Auto

Ainsi, si vous changez de département et disposez d’une flotte de véhicules sociétés achetés par votre entreprise, il conviendra de faire modifier les cartes grises de chacun de vos véhicules et procéder au changement des plaques d’immatriculation. Cette démarche n’est, bien sûr, plus d’actualité pour les véhicules disposant des nouvelles plaques d’immatriculation.

Poste

De même, pensez à ouvrir auprès de la poste, un nouveau contrat Entreprise pour le ramassage et la distribution de votre courrier. Vérifiez à cette occasion si vos nouveaux locaux disposent d’un code cedex.

Articles de papeterie

Qui dit changement d’adresse, dit changement de papier à entête et modification des cartes de visite.
Le nombre d’article de papeterie à refaire fluctue en fonction des entreprises. Voici quelques exemples, non limitatifs, donnés pour mémoire :

  • cartes de correspondance (ou remerciements),
  • étiquettes adhésives aux coordonnées de votre entreprise,
  • enveloppes logotypées si elles comportent la mention de votre siège social,
  • blocs notes éventuels à l’identité de votre entreprise s’ils comportent la mention de votre siège social,
  • cachets sociétés,
  • bons de commande,
  • modèles de facture, de fax,
  • bulletin de paie,
  • présentations sociétés, revues de presse
  • brochures,
  • chemises Prestige,
  • crayons logotypés s’ils comportent la mention de votre siège social,
  • Kbis,
  • flamme de la machine à affranchir…

Contrats à dénoncer ou à modifier

Une multitude de contrats régissent le bon fonctionnement d’une entreprise.
Certains d’entre eux devront être modifiés, d’autres annulés purement et simplement. Il est impossible de dresser une liste exhaustive de tous les contrats impactés par un déménagement. En voici néanmoins quelques-uns :

  • contrat de nettoyage,
  • contrat de machine à affranchir,
  • contrat de distribution postale,
  • contrat d’entretien des extincteurs (ces derniers sont considérés comme des meubles d’un point de vue juridique. Vous pouvez donc sans souci les décrocher et les emporter pour équiper vos nouveaux locaux. Attention toutetois, si vous étiez l’un des occupants multiples d’un bâtiment, à ne pas emporter les extincteurs des parties communes ou gaines techniques, propriété de l’immeuble),
  • contrat des fontaines à eau,
  • contrat des distributeurs de boisson,
  • contrat de flotte téléphonique,
  • contrat de location des véhicules longue durée,
  • contrat société d’installation en téléphonie (pour l’autocom, à prévenir deux mois minimum en amont du déménagement),
  • contrat des hôtesses d’accueil (si la prestation est externalisée),
  • contrat de télésurveillance ou de gardiennage,
  • contrat de location de parkings publics,
  • contrats de maintenance (photocopieurs, fax, imprimantes, facilities management),
  • contrat d’entretien des plantes vertes,
  • contrats coursiers et transporteurs,
  • contrat fournituriste de bureau,
  • contrat avec une compagnie d’affacturage,

Bien évidemment, vous prendrez la précaution d’envoyer un mailing avec vos nouvelles coordonnées à l’ensemble de vos clients et fournisseurs.

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