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Faciliter le remplissage de vos documents : le mode formulaire

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Le mode formulaire permet de concevoir des documents types et de les remplir aisément en accédant uniquement aux emplacements à compléter. Ces emplacements peuvent être pré-remplis et formatés (date, nombre, capitales/minuscules), ce qui garantit un gain de temps lors de la saisie. Une fois votre document verrouillé, seuls les emplacements définis par vos soins seront accessibles à l'aide de la touche Tabulation. Pour les plus aguerries, vous pouvez même renforcer l'efficacité de votre formulaire en le couplant à des macros !

Principe de fonctionnement

Le mode formulaire est extrêmement simple à mettre en oeuvre : vous positionnez champs texte, cases à cocher ou listes déroulantes dans votre document aux emplacements à compléter.

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez au préalable avoir affiché l’onglet Développeur dans le ruban. Si tel n’est pas le cas, cliquez ci-dessous pour afficher la procédure d’installation.

Pour bénéficier de cette option, vous devez avoir préalablement activé le mode Développeur. Pour cela, faites un clic droit de la souris sur une icône de la barre d’outils Accès rapide situé en haut et à gauche de votre écran. Sélectionnez ensuite l’option Personnaliser le ruban.

Dans la zone de droite, repérez Développeur, activez la case et validez

developpeur

Cette manipulation ajoute un nouvel onglet dans votre barre d’outils. Elle est effectuée une fois pour toutes sur votre poste de travail.

La barre d'outils

formulaireLa barre d’outils Formulaires hérités comprend 6 icônes :

  1. zone de texte ;
  2. case à cocher ;
  3. liste déroulante ;
  4. cadre horizontal ;
  5. ombrage ;
  6.  réinitialisation.

la zone de texte

Pour insérer un champ texte, cliquez simplement la première icône.

 

Un champ texte peut contenir une date, un nombre… ou du texte. Pour paramétrer les options d’un champ, double cliquez dessus.


Grâce aux options complémentaires, vous pouvez imposer un type de format et une mise en forme aux données à saisir. Vous pouvez également suggérer un texte par défaut à l’utilisateur du formulaire.

 

Vous pouvez rattacher votre champ à une ou deux macros qui s’exécuteront lorsque l’utilisateur activera ou désactivera le contrôle.

 

Dans la zone Signet, affectez un nom à votre zone de texte. Associé au champ Renvoi, le nom peut être récupéré n’importe où votre document et vous évitera de devoir renseigner des informations déjà saisies préalablement, garantissant ainsi une homogénéité à votre document et un gain de temps au niveau de la saisie. Un exemple parlant est celui du nom d’un prestataire dans un contrat de services ou d’un salarié dans un contrat de travail.

 

Pour que votre contrôle soit accessible au remplissage, assurez-vous que la case Remplissage activé soit bien cochée. C’est le cas par défaut.

Si votre document comporte des champs Nombre, vous pouvez récupérer le contenu de ces champs pour effectuer des calculs. Le résultat n’apparaîtra qu’en mode Aperçu ou à l’impression.

 

Vous avez enfin la possibilité d’ajouter un Texte d’aide pour guider l’utilisateur. Ce texte s’affichera soit dans la barre d’état, soit lorsque l’utilisateur appuiera sur la touche F1.

La case à cocher

C’est le plus simple des contrôles de formulaire puisque ses options se restreignent à la taille de la case à cocher et à l’option décochée (désactivée), ou cochée (activée).

Les autres options sont semblables à celles du contrôle texte.

 

 

La liste déroulante

Insérez votre zone de Liste déroulante et  double cliquez dessus pour accéder aux options.

Dans la zone Elément de liste, saisissez votre premier élément, par exemple Madame.

Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter : le texte Madame est aussitôt placé dans la zone de droite intitulée Liste.

Saisissez ensuite les éléments suivants en cliquant à chaque fois sur le bouton Ajouter pour compléter votre liste.

 

déplacer un élément de la liste

Pour déplacer un élément dans votre liste, sélectionnez-le puis utilisez les flèches haut ou bas situées à droite de la boîte de dialogue.

 

supprimer un élément de la liste

Vous pouvez à tout moment supprimer un élément de la liste en cliquant dessus. Le bouton Supprimer devient alors accessible et il ne vous reste plus qu’à l’activer.

 

 

Le cadre horizontal

Le Cadre horizontal sert essentiellement à dessiner des cadres, vous permettant ainsi de regrouper vos contrôles par typologie, 

 

L'ombrage

Par défaut, les contrôles apparaissent en gris sur votre document. Vous pouvez, si vous le souhaitez désactiver cette option en sélectionnant le contrôle et en cliquant sur Ombrage.

 

La réinitialisation

Cette option vous permet de supprimer en une manipulation, tous les réglages d’un contrôle actif.

Délimiter les parties d'un document

Vous aurez parfois besoin d’alterner des zones de formulaire et des zones de saisie. Par exemple, dans un contrat de prestation, vous pouvez souhaiter laisser l’utilisateur modifier quelques clauses spécifiques. Ces clauses devront être délimitées (avant et après) par des Sauts de section (onglet Mise en page, Sauts de page, Continu). Lorsque vous briderez votre document, la section correspondante ne devra pas être protégée.

 

Activer la protection

Restreindre les modificationsUne fois vos contrôles et sauts de section mis en place, activez l’onglet Développeur, Restreindre la modification.

 

Dans la zone 2. Restriction de modifications, cochez la case Autoriser uniquement ce type de modification dans le document et sélectionnez Remplissage de formulaires.

 

Si votre document comporte des zones modifiables encadrées par des sauts de section, cliquez sur Sélectionner des parties pour afficher la boîte de dialogue Protection des sections. Affichez éventuellement tous les caractères cachés pour connaître la section à déverrouillées et décochez la case correspondante.

 

Cliquez ensuite sur Oui, activer la protection. Word vous propose alors de protéger votre document avec un mot de passe. Attention ! Ce mot de passe est optionnel et si vous l’oubliez, vous ne serez plus en mesure de déverrouiller votre document pour le modifier et serez contrainte de le resaisir.

 

Vous pouvez à présent remplir votre formulaire en utilisant la touche Tabulation pour avancer et Ctrl Tabulation pour reculer.

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