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vos contributions

Une fois encore, un grand merci à notre ami Stéphane (Bugstar) pour ses contributions.

* * *

Au programme, des utilitaires gratuits pour comparer vos fichiers ou répertoires :

Windiff est un petit utilitaire -en anglais- assez sommaire mais gratuit de Microsoft. Il est cependant -il convient de l'admettre-, peu convivial.

Insérez le CD de Windows XP dans votre lecteur puis à l'aide de l'Explorateur, ouvrez-le puis allez dans le dossier SUPPORT puis TOOLS ou téléchargez l'utilitaire en cliquant ici.

Après avoir décompressé le fichier, lancez l’application. Nous allons à présent comparer dans cet exemple, deux répertoires.

Tout d’abord, ouvrez votre explorateur de fichiers et sélectionnez le chemin où se trouve le premier répertoire à comparer. Puis, dans le menu File de Windiff, sélectionnez Compare directories.

Complétez la fenêtre, avec les chemins exacts des répertoires

L’avantage de cet utilitaire est son poids : il tient très facilement sur une clé USB et ne nécessite aucune installation.

Cependant, je lui préfère un autre utilitaire gratuit du même genre mais un peu plus volumineux (3 Mo) : Winmerge.

Winmerge fonctionne selon le même principe que Windiff. Dans le menu Fichier, sélectionnez Ouvrir, et, à l’aide du bouton Parcourir, sélectionnez les répertoires ou fichiers à comparer.

Autre avantage non négligeable de cet utilitaire sur son concurrent Windiff : il est disponible en français, ce qui ravira les non anglophones.

A noter : il existe d’autres utilitaires de ce type tel que Compare it. Comparator, quant à lui, ne semble plus qu’exister en version Pro (payante)…

* * *

Parmi les missions qui incombent parfois aux assistantes, figure l'envoi de newsletters à caractère commercial. Pour celles qui désirent en savoir plus sur le sujet, voici un lien sur les compatibilités (ou plutôt incompatibilités) avec les différents logiciels de messageries du marché : www.campaignmonitor.com/css.

bureautique

Excel : bien maîtriser les niveaux de protection.
Excel propose de nombreux niveaux de protection, qu'il s'agisse :

• de protéger certaines cellules contre un effacement malencontreux ;
• de protéger une feuille de calcul ;
• de protéger un classeur.

La protection des cellules

Ce niveau de protection est sans doute le plus utile.
Vous l'utiliserez, par exemple, pour protéger des formules complexes contre l'effacement.

Il convient de savoir que, par défaut, toutes les cellules sont programmées pour être protégées. Pour vous en convaincre, faites un clic droit dans une cellule quelconque de votre feuille de calcul et sélectionnez l'option Format de cellule, onglet Protection. Vous pourrez ainsi vérifier que la case Verrouillée est bien cochée par défaut. Si toutefois vous n'étiez pas toujours convaincu(e), renouvelez l'opération avec d'autres cellules...

La protection d'une ou plusieurs cellules repose donc sur un principe inversé : on déprotège les cellules que l'on veut rendre accessibles à l'utilisateur puis on protège la feuille pour activer la protection des cellules. Un utilisateur qui oublierait de déprotéger certaines cellules rendrait donc l'ensemble des ses feuilles de calcul inexploitables...

• sélectionnez les cellules dont vous souhaitez permettre la modification en maintenant la touche Ctrl enfoncée et en cliquant sur les cellules désirées  ;
• faites un clic droit, Format de cellule, onglet Protection et décochez la case Verrouillée ;
• activez le menu Outils, Protection, Protéger la feuille (versions antérieures à Excel 2007) ou, pour Excel 2007, activez l'onglet Révisions et cliquez sur l'icone Protéger la feuille ;
• saisissez un mot de passe, validez et confirmez à nouveau votre mot de passe.

A présent , seules les cellules que vous avez déprotégées seront modifiables par l'utilisateur.

La protection des feuilles

L'utilisation de la commande Protéger la feuille protège, par défaut, non seulement les cellules contre un effacement involontaire mais aussi contre un certain nombre de modifications.

Ainsi, une fois votre feuille protégée, il n'est plus possible de modifier la largeur des colonnes, ni la mise en forme des cellules. Impossible également d'insérer ou supprimer des lignes...

Cette option peut donc s'avérer pénalisante pour l'utilisateur. Fort heureusement, vous pouvez contrôler l'ensemble de ces paramètres.

Pour cela, commencez par déprotéger votre feuille de calcul (Outils, Protection, Déprotéger la feuille ou onglet Révisions, Dérprotéger la feuille sous Excel 2007).

Puis activez à nouveau cette même protection et observez plus attentivement les paramètres situés sous la zone Mot de passe :

En cochant une case, vous rendez l'option accessible à l'utilisateur.
En tout premier lieu, décochez la case Sélectionner les cellules verrouillées : cette astuce permettra à l'utilisateur d'utiliser la touche tabulation pour naviguer entre les cellules modifiables et uniquement ces dernières (à la manière du mode Formulaire sous Word).

Il peut être également intéressant de cocher la case Format de cellule pour permettre à l'utilisateur de procéder à une mise en forme minimale de titres. Idem avec l'option Format de cellule (pour, par exemple, autoriser l'utilisateur à formater une cellule dans une monnaie autre que l'euro). A vous de juger des options qu'il vous semble pertinent de rendre accessibles !!
Une fois les cases cochées, n'oubliez pas de protéger votre feuille.

Protéger un classeur

Parfois, les choses ne sont pas aussi évidentes qu'elles le paraissent et nous allons en faire la démonstration.

Vous pensiez sans doute que, en toute logique et comme son nom l'indique, l'option Outils, Protection, Protéger le classeur allait vous permettre de protéger l'accès à votre précieux classeur par un mot de passe. Et bien, pas du tout !

En fait cette option n'a d'autre vocation que d'empêcher l'utilisateur d'insérer, supprimer ou modifier la position des différentes feuilles dans votre classeur... Utile, certes, mais pas autant d'une protection plus générale.

C'est dans le menu Fichier, Enregistrer (ou Enregistrer sous si votre classeur a déjà été sauvegardé) que vous trouverez la précieuse commande.

Tout en bas de la fenêtre qui apparaît (Excel 2007), cliquez sur le bouton Options générales, saisissez votre mot de passe et confirmez-le. Avant de valider, pensez à cocher la case Créer une copie de sauvegarde. Ainsi, il vous sera possible de récupérer au moins cette version si vous veniez à oublier votre mot de passe.

Pour les versions antérieures à 2007, le bouton Outils se trouve en haut et à droite de la fenêtre Enregistrer/Enregistrer sous.

A noter : vous avez la possibilité de créer 2 mots de passe différents :

• l'un pour l'ouverture du classeur (mot de passe pour la lecture) ;
• l'autre pour le protéger contre toute modification (mot de passe pour la modification). Dans ce cas de figure, l'utilisateur pourra prendre connaissance du contenu -pour peu que vous lui ayez fourni les mots de passe ad hoc- mais pas modifier le contenu du classeur.

Sachez enfin qu'il existe sur le marché des logiciels payants permettant de contourner les mots de passe. Ces logiciels sont vendus, non pas dans l'optique de permettre à des personnes malintentionnées d'ouvrir des fichiers qui ne leur sont pas destinés mais avant tout dans le but de permettre aux personnes ne se souvenant pas de leurs codes d'accès d'accéder à nouveau à leur classeur.

Excel offre une ultime option de protection plus sophistiquée : l'option Permettre aux utilisateurs de modifier des plages. Cette dernière commande trouvera son intérêt dans le cadre d'un travail en réseau. Elle permet ainsi d'octroyer des permissions différentes selon les utilisateurs. Cette commande fera l'objet d'une prochaine mise à jour.

Excel : une alternative à la commande Convertir.

J'ai déjà évoqué sur ce site l'intérêt de la commande Convertir qui permet de répartir le contenu d'une cellule dans plusieurs autres (utile par exemple, pour séparer des noms des prénoms ou le code postal des noms de ville).

Or, cette commande s'avère parfois inefficace lorsque l'on récupère des informations issues de bases de données web. Pour la simple et bonne raison que le codage des caractères sur le web diffère du codage de Windows. Ainsi, ce qui semble être un espace entre le nom et le prénom est en réalité un code html.

Dans ce cas de figure, la commande Convertir d'Excel ne donne aucun résultat.
Il existe cependant une astuce inédite pour contourner ce problème : il suffit de copier le contenu de la colonne à traiter dans... Word !

Ceci fait :

• sélectionnez sous Word le tableau obtenu et convertissez-le en texte (Tableau, Convertir, Tableau en texte pour les versions antérieures à 2007 ou onglet Disposition, bouton Données, Convertir en texte pour 2007). Sélectionnez les Marques de paragraphe comme séparateur dans la fenêtre qui s'affiche ensuite.
• à présent, pour scinder vos données, lancez la commande Remplacer (Ctrl F, onglet Remplacer). Dans le champ Rechercher, saisissez ^w puis passez au champ Remplacer par, saisissez ^t et cliquez sur le bouton Remplacer tout.
• prenez le temps de positionner correctement les tabulateurs pour retraiter vos données. En effet, si vos données comprennent des noms à particule (M. de la Marcherie, par exemple), Word créera autant de colonnes qu'il y a de mots dans la phrase (soit, dans cet exemple 4 colonnes). Or, l'objectif final est d'obtenir 2 colonnes : l'une pour le nom, l'autre pour le prénom. Vous n'avez d'autre solution que de supprimer manuellement les tabulateurs superflus (d'où l'intérêt de les bien positionner pour les distinguer aisément).
• une fois le retraitement effectué, sélectionnez le résultat et convertissez-le en tableau (Tableau, Convertir, Texte en tableau jusqu'au versions 2003 et onglet Insertion, bouton Tableau, Convertir le texte en tableau pour 2007)
• copiez la sélection et rebasculez sous Excel ;
• insérez autant de colonnes que nécessaire à droite de la colonne d'origine et copiez-y votre sélection !

 

Access 2007 : activer les macros.
S'il est un logiciel qui rend l'utilisation des macros quasiment incontournable, c'est bien Access !
En effet, grâce à ses Assistants, il permet de positionner sur les formulaires de nombreux boutons forts utiles (boutons de navigation, d'impression, de suppression/insertion de données...).

Mais voilà, la barre d'alerte des macros située sous les icones est bien moins visible que l'ancienne fenêtre pop-up qui surgissait automatiquement à l'ouverture. Conséquence : de nombreux utilisateurs novices cliquent désespérement sur les boutons du menu d'accueil ou des formulaires, bien évidemment sans résultat...

S'il est dangereux d'activer par défaut les macros sous la quasi totalité des logiciels, Access constitue, à mon sens, un cas à part : il est rare en effet, de recevoir d'un correspondant extérieur à l'entreprise, une base de données conçue par des tiers.

S'il suffit (méthode la plus rapide), pour l'ensemble des logiciels Office, d'afficher l'onglet Développeur* - Sécurité des macros pour activer/désactiver de manière définitive les macros, cette méthode n'est pas-allez donc savoir pourquoi- proposée sous Access.

Résultat : on galère à rechercher cette fameuse option dans la profusion d'icones et d'options de paramétrage. Pour ma part, après 20 mn de recherches désespérées, j'ai fini par dénicher la solution dans le menu d'aide de l'application. Voici donc, pour mémoire, la procédure à suivre :

• cliquer sur le bouton rond MS Office ;
• cliquer sur le bouton Options situé tout en bas de la fenêtre de dialogue ;
• activer la rubrique Centre de gestion de la confidentialité ;
• puis sur le bouton Paramètres du centre de gestion de la confidentialité ;
• puis Paramètres des macros ;

pour enfin activer l'option Activer toutes les macros. Cette procédure fonctionne avec tous les logiciels Office mais je gage que, tout comme moi, à la prochaine ouverture d'Access, vous l'aurez oubliée tant le cheminement pour y accéder est compliqué...

* Bouton rond MS Office, puis Options en bas de la fenêtre de dialogue, Standard puis cocher Afficher l'onglet Développeur dans le ruban.

 

Métier

Sourcea, filiale du groupe Stepstone, recherche des témoignages d'assistantes.

Les témoignages les plus pertinents illustreront un dossier en ligne sur notre profession et ce pour une période d'environ 6 mois.
Certains autres pourront être repris pour illustrer le contenu de newsletters Sourcea.
Vous souhaitez participer ? Rien de plus facile : répondez aux quelques questions jointes ou cliquez sur l'icone ci-contre et retournez le fichier rempli à l'adresse temoignages@top-assistante.com.

Ouvrage métier

J'ai le grand plaisir de vous présenter un excellent ouvrage intitulé Réussir sa compta avec Ciel Compta, ouvrage écrit par Nathalie Crouzet. Sous ce nom se cache NatC, une Topine bien connue de celles et ceux qui fréquentent le forum où Nathalie anime la rubrique... comptabilité ! Pour la petite histoire, c'est en intervenant sur un autre forum dédié au domaine de la comptabilité que Nathalie a été remarquée et contactée par un éditeur. Il lui aura fallu 8 mois d'écriture, 8 mois de travail acharné pour parvenir à concrétiser cet ouvrage, son premier du genre. Certaines le savent : je suis allergique à la comptabilité et ce n'est pas faute d'avoir essayé ! Pourtant, je l'avoue, la lecture de cet ouvrage m'a réconciliée avec ce domaine car Réussir sa compta avec Ciel est tout à la fois un livre de formation à l'utilisation du logiciel Ciel et un ouvrage d'initiation clair et très concis à la comptabilité. Ici, pas de théorie -ou très peu, juste ce qu'il faut d'indispensable- mais de la pratique, rien que de la pratique ! Comme tout bon livre de formation, on y trouve donc également des exercices et leurs corrigés. Ce livre se dévore du début à la fin (si, si !!!). On en sort rassérénée sur ses capacités à utiliser ce type de logiciel. A l'heure où les Office managers ont le vent en poupe et où la compta est une composante essentielle de ce type de poste, la lecture de cet ouvrage s'impose ! En toute sincérité, je n'aurais jamais cru un jour pouvoir me passionner pour ce type d'ouvrage. Pourtant, j'envisage sérieusement l'acquisition de la version de base du logiciel (Ciel Facile, 80 € environ) pour pouvoir suivre les exercices. Comme quoi, on se connaît parfois bien mal... Nathalie, ton ouvrage est tout simplement génial ! Éditeur : Eyrolles; Édition : édition 2008 (3 juillet 2008) - 33,25 €

Produits et services malins

Voici un nouveau site, très pratique : http://www.dictionnaire-international.com à bookemarker d'urgence.
Pour des recherches rapides et simplifiées dans des dictionnaires français, anglais, espagnols, allemands, italiens et grecs. 
Choisissez la langue de votre choix, votre dictionnaire et saisissez votre mot... Rien de plus simple ! Le tout dans une interface à la fois sobre et esthétique.

 

PME : testez gratuitement Office 2007 pendant 6 mois

Office 2007, on aime ou on déteste tant cette dernière mouture est déstabilisante.
Paradoxalement, plus on maîtrise les anciennes versions, plus difficile est l'adaptation.
Six mois de tests ne sont donc pas de trop pour décider ou non de sauter le pas.
Et ça tombe bien puisque c'est justement l'offre que Microsoft propose aux PME !
Pour en profiter, il suffit de se rendre sur http://www.microsoft.com/france/moyennes-entreprises/offres-eblouissantes-office-2007.mspx et de saisir les coordonnées de son entreprise pour recevoir les CD rom d'installation.

Cette offre peut aussi constituer une opportunité pour celles qui envisagent de changer d'emploi et veulent profiter des temps morts de l'été pour se former et être à la pointe du marché !

A l'attention des professeurs des écoles Dans le contexte de la généralisation du Brevet Informatique et Internet (B2i), Microsoft France facilite l’accès à Office 2007 et à des ressources B2i pour les enseignants afin de développer les usages des nouvelles technologies dans l’éducation.  Les Ulis, le 10 juin 2008 - Microsoft France et ses partenaires Nathan, Hachette (KNE), France 5 (Curiosphere. tv) et iTop annoncent l’ouverture du site www.officepourlesenseignants.fr. A partir du 18 juin 2008, les enseignants et personnels administratifs des 70,000 écoles, collèges et lycées en France pourront télécharger simplement et sans frais Microsoft Office Professionnel 2007, sur leur PC à leur domicile. Ils accéderont librement à près de 300 tutoriels vidéo et fiches d’activités par discipline. Objectif : les aider à intégrer les nouvelles technologies dans leurs pratiques pédagogiques et dans l’enseignement des notions de base en informatique.

 

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Fils RSS

Droit du travail avec www.juritravail.com

 

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N'hésitez pas vous aussi à contribuer en envoyant un mail à . je travaille seule et donc... à petite vitesse. De plus, je ne suis pas un puits de science !
Merci à toutes et à tous

Nadège.