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13-Mar-2004

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Convoquer une Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire

Petit rappel : l'objectif de cette fiche n'est aucunement de faire de vous des spécialistes en droit des affaires mais tout simplement de vous apporter les clés nécessaires à votre fonction d'Assistante. De ce fait, ne seront mentionnées ici que les informations directement en relation avec notre domaine d'intervention.

Contribution de Catherine Noglotte, Paris

Rappelons tout d'abord qu'il existe plusieurs types d'Assemblées :

- l'Assemblée Générale Ordinaire. Cette assemblée se tient une fois par an, impérativement dans les six mois suivant la clôture de l'exercice. Elle relève d'une obligation légale et statue sur les comptes de la société. La convocation d'une AGO doit figurer à l'ordre du jour du Conseil d'Administration qui précède. Par conséquent, on en déduit donc que le Conseil d'Administration doit se réunir, au minimum, une fois l'an.

- l'Assemblée Générale Extraordinaire : cette assemblée se réunit autant de fois que nécessaire.

- l'Assemblée mixte : tenue d'une Assemblée Générale Ordinaire et Extraordinaire simultanément.

La convocation

La convocation doit être adressée aux actionnaires et au Commissaire aux Comptes, au minimum 15 jours calendaires (samedi et dimanche compris) après la réunion du Conseil d'Administration ayant décidé de l'AGO et au plus tard 15 jours calendraires avant la tenue de ladite Assemblée.

Cette convocation doit obligatoirement mentionner le jour, l'heure et le lieu de la réunion ainsi que l'ordre du jour. Il importe de fixer ce dernier avec soin, l'Assemblée ne pouvant débattre d'un point non mentionné dans la convocation.

La lettre doit également préciser les modalités de vote par correspondance ou par procuration, étant admis que ces pièces peuvent être soit annexées à la convocation, soit tenues à la disposition des actionnaires au siège social de la société.

A noter : il est impératif d'envoyer la convocation du Commissaire aux Comptes en lettre recommandée avec avis de réception.

La feuille de présence

Cette feuille doit comporter les mentions suivantes :

• Les nom, prénom, domicile de chaque actionnaire présent ou de leur mandataire, leur nombre d'actions ainsi que le nombre de voix dont chacun dispose sans oublier les signatures de chacun ou la mention "Vote par correspondance" le cas échéant.

Cette feuille doit être certifiée exacte par le bureau de l'Assemblée Générale.

Le procès-verbal

Le procès-verbal reprend les date et lieu de réunion, l'ordre du jour, la composition du bureau. Il mentionne le nombre de voix réuni lors de l'Assemblée et énumère le texte des résolutions qui y ont été soumises et le résultat de chacune d'entre elles.

Le procès-verbal est conservé dans un registre légal, coté et paraphé soit par le juge du tribunal de commerce, soit par un juge du tribunal d'instance, soit par le maire -à défaut son adjoint- de la commune où la société a son siège. Cette procédure est extrêmement simple : il suffit d'adresser au greffe du tribunal compétent le bloc de feuillets en veillant à indiquer le nom, la forme juridique et l'adresse de la société ainsi que l'intitulé du registre (journal, inventaire, paie, assemblées générales, conseil d'administration, etc.), accompagné d'un chèque de 2,42 € (tarif en vigueur au 27/12/2002). Pensez à joindre une enveloppe timbrée pour le retour.

Ces feuillets numérotés ne sont pas interchangeables et doivent obligatoirement se suivre, sans rupture de numérotation et ne comporter aucune rature sous peine de nullité.

Chaque procès-verbal doit être signé par les membres du bureau de l'Assemblée Générale.

Modèles de documents

Modèles de convocation : AGO Actionnaire AGO Commissaire aux Comptes

Modèle de pouvoir

Modèle de feuille de présence

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