Le livret d’accueil

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Qu'il revête une forme électronique ou papier, le livret d'accueil est un guide destiné à fournir à vos nouveaux collaborateurs toutes les informations utiles à une bonne intégration. C'est un outil à ne pas négliger car il contribue à montrer au salarié l'intérêt que l'entreprise lui porte.

Contenu

En tout premier lieu, il n’existe aucune obligation légale à réaliser un livret d’accueil. Vous êtes donc libres à la fois sur la forme et sur le contenu.

Les thèmes que je vous propose ici sont ceux que j’ai déployés au sein de mon entreprise, sous forme d’intranet SharePoint. 

Comme vous le verrez, ils sont nombreux. A l’usage, je ne regrette aucunement le temps investi : le choix du support et le détail des informations fournies me déchargent au quotidien d’une grande partie des questions, les salariés recherchant eux-mêmes les réponses à leurs problèmes de base.

A vous de juger si ces thèmes sont adaptés à votre cas de figure…

Présentation de votre entreprise

En premier, rédigez un petit mot de bienvenue de votre président ou de votre service RH. C’est toujours plus chaleureux et comme ce document est le premier que vous remettez à votre salarié, mieux vaut le mettre dans de bonnes dispositions.

Rédigez une brève présentation de l’entreprise, de ses services et ajoutez si possible un organigramme.

Ensuite, prévoyez un encart avec les coordonnées de l’entreprise (adresse, numéro du standard, site internet, numéro de siret, code APE, forme juridique, capital social, numéro de TVA intra-communautaire. Quand on débute dans une entreprises, on a tendance à chercher ces informations, notamment pour remplir les documents liés à l’intégration (mutuelle, prévoyance…).

les locaux

Joignez un plan des locaux et signalez certains emplacements : salles de réunion (indiquez comment les réserver, leur capacité, comment réserver du café d’accueil, le délai de prévenance…), service RH, service finance, services généraux, salle fumeurs, cafeteria, RIE… Signalez aussi, le cas échéant, les emplacements photocopieurs.

Indiquez brièvement qui s’occupe de quoi (champ d’intervention des services généraux (demandes de fournitures de bureaux, de téléphones portables…), de l’informatique interne. 

Pensez à répondre à ces questions que l’on se pose systématiquement lorsque l’on intègre une nouvelle entreprise :  à qui signaler la perte d’un badge, comment obtenir un accès parking, quelles sont les mesures de sécurité en vigueur au sein de l’entreprise pour les travailleurs qui restent tardivement dans le locaux (entrée/sortie à privilégié, horaire de mise sous alarme…), à quelle heure le courrier est-il distribué ? où déposer le courrier au départ et jusqu’à quelle heure ?

le matériel

Prévoyez un lien vers le mode d’emploi du téléphone et donnez les infos de base (comment joindre un correspondant interne, obtenir une ligne extérieure, interroger sa messagerie, renvoyer un poste, annuler un renvoi, conférence à trois…).

Pour le photocopieur, précisez auprès de qui obtenir, le cas échéant, les codes d’accès ou faire insérer son adresse mail dans le carnet d’adresses du scan.

Les fournitures de bureau : comment et quand formuler une demande de fournitures, coordonnées de la personne en charge…

Le matériel informatique : description des logiciels mis à disposition, coordonnées du service informatique. Salles de réunion et matériel : quelles sont les salles mises à disposition (emplacement, capacité, matériel disponible à l’intérieur) ? Où les réserver ? Matériel de projection disponible : où le trouver ?

les procédures

Les achats : qui peut commander ? qui est habilité à engager financièrement l’entreprise et jusqu’à quel montant ?

Comment remplir sa feuille de temps ?

Comment faire une note de frais ? Quels sont les plafonds ? Les frais non pris en charge… ?

Comment faire appel à un prestataire externe ?

Le bulletin de salaire : quand est-il remis ? sous quelle forme (dématérialisation, format papier…), pourquoi le conserver ? comment le décrypter ?

Les tickets restaurant : à combien s’élèvent-ils ? quelle est la quote-part employeur et salarié ? quand sont-ils remis ?

les absences

Les RTT : comment les poser ? Y a-t-il des jours imposés ? Des règles à respecter ?

Les congés : comment les poser ? Quelles sont les périodes de fermeture de l’entreprise ?

Congés pour événements familiaux : prévoir un tableau récapitulatif. Vérifiez que votre convention ne soit pas plus généreuse que le code du travail.

Arrêts maladie : qui informer ? quand ? comment ?

Si les informations sont présentée sur un intranet, vous pouvez prévoir d’aborder d’autres types d’absence : le congé maternité, le congé parental, le congé paternité, les accidents du travail…

ex d’intranet RH réalisé sous SharePoint

santé & sécurité

Parmi les thèmes que vous pouvez aborder, citons :

– la mutuelle d’entreprise (coordonnées, conditions générales, coûts, grille de prise en charge…);
– la prévoyance (coordonnées, conditions générales, garanties couvertes, document de désignation des bénéficiaires de l’assurance-décès ;
– la médecine d’entreprise (champ de compétences, coordonnées, plan d’accès…).
– les secouristes du travail : noms et extensions. Emplacement des défibrilateurs, trousse de secours…

l'évolution professionnelle

– les dispositifs de formation professionnelle : CPF, CEP, plan de formation…
– les entretiens professionnels obligatoire : objectifs, rythme…
– les bilans annuels employeur : déroulé, objectifs.

les outils informatiques

– charte informatique ;
– lien vers les outils online : suite Office (expliquer brièvement les logiciels mis à disposition), CRM, intranet, outils collaboratifs, site de l’agence de voyages…
– la RGPD.

forme du livret d'accueil

Si vous optez pour un livret papier, choisissez un format aisément manipulable (A5 par exemple). Vous pouvez bien sûr passer par une imprimerie traditionnelle ou bien souhaiter le concevoir en interne.

Votre style d’écriture doit également refléter la culture de votre entreprise : s’il est de coutume de se tutoyer au sein de votre société, alors employez également le tutoiement dans votre livret d’accueil, de manière à plonger immédiatement le nouvel arrivant dans l’ambiance maison.

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