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De l'assistanat à la prise de responsabilité

Prise de notes de Peggy Mannas (Bouchon)

Atelier animé par Suzanne REY, directeur d'Advancia

Passer de l’assistanat à la prise de responsabilité n’est pas une utopie. On a noté que, dans une majorité de cas, les pré-requis minimum sont le BAC, plus 2 à 4 années d'études supérieures.

Notre métier, nous le construisons en fonction de notre entourage et de nos valeurs. Il nous appartient, une fois dans l’entreprise, d'y créer notre place et de faire évoluer nos fonctions.

Comment ?

• il ne faut pas attendre patiemment de recevoir des ordres, il faut apprendre à anticiper ;
• il faut être à l’écoute de ce qui se passe dans et hors de l’entreprise ;
• il faut aller chercher les informations avant qu’elles ne nous soient demandées ;
• une fois les problèmes identifiés, cesser de geindre et de se plaindre, pour tâcher de trouver les solutions adéquates ;
• il faut identifier, dans notre activité, tout ce qui peut avoir une valeur ajoutée professionnelle et démontrer notre valeur ajoutée à travers des exemples concrets de travaux effectués (ex : augmentation du CA et de l'image de marque auprès des clients). En d'autres termes, il faut valoriser à notre profit ce que nous avons produit, fourni et appliqué.

Il faut :

• oser dire ce que l’on fait ;
• oser montrer ce que l’on fait ;
• demander régulièrement des formations. Si nos demandes sont trop fréquemment rejetées par nos supérieurs directs, ne pas hésiter à demander un entretien avec la personne située au-dessus ;
• arriver à s'imposer par petites touches sur les dossiers de nos managers afin qu'ils se déchargent progressivement de ces tâches sur nous. On constate, qu'à la longue, cette démarche paie. De plus, en adoptant cette stratégie et en grapillant progressivement leurs tâches, nous nous rendons indispensables. La moindre de nos absences est alors vécue comme un mini drame par nos supérieurs ;
• insister pour avoir des formations spécifiques : comptabilité, finance...

A partir du moment où nous avons assis notre position, parce que nous maîtrisons tout à la fois les aspects comptables et financiers de notre fonction, nous pouvons prétendre avoir entamé le processus qui consiste à nous imposer.

Il faut :

• y aller avec nos tripes et nos nerfs ;
• de la volonté ;
• oser taper du poing sur la table ;
• montrer que l’on est irréprochable ;
• s’affirmer en interne.

Les PME offrent souvent des possibilités d'évolution interne : on y débute en tant qu'assistante et, avec un peu de persévérance, il est tout à fait possible de passer très rapidement responsable. Gardez bien à l'esprit qu'il n'y a pas pire ennemi que nous même.

L'évolution passe également par l'image que nous véhiculons. Il convient, en effet, d'être particulièrement vigilante à cette dernière, en particulier dans les espaces de vie commune où nous risquons fort de croiser un membre de la direction.

Il faut donc être attentive en toute circonstance et :

• s’adapter au code vestimentaire de l’entreprise ;
• veiller à son comportement (si on est insignifiante, on le restera ; si on rigole de façon vulgaire, on passera pour être vulgaire) ;
• apporter un soin particulier à ce que l’on fait car nous véhiculons sans cesse l'image de notre entreprise à travers nos actions ;
• ne pas oublier que les « copines » au boulot ne sont pas nos meilleures amies lorsque notre évolution est en jeu ;
• ne jamais considérer notre direction comme « les grands méchants » ;
• toujours assumer et s’assumer.

Note de Josiane : Mes impressions suite à cet atelier sont mitigées. Je suis tout à fait d’accord (maintenant, avec l’expérience) qu’il faut créer son poste et que la prise de responsabilité se prépare dès le premier jour dans l’entreprise (par exemple, il ne faut pas tout accepter au départ en se disant qu’on est nouvelle et qu’on verra après). En même temps, comme Nadège, je suis sceptique sur le résultat quand on cherche à récupérer des dossiers pour être plus polyvalente : certes le travail devient plus intéressant, mais le salaire suit rarement. Dans mon emploi actuel, j’ai repris de nombreux dossiers traités par ma directrice il y a cinq ans, mais mon salaire n’a pas bougé (convention collective et grille de salaire obligent).
Quand à la recommandation de ne pas rester plus de cinq à sept ans dans un poste, c’est sans doute l’idéal pour évoluer, mais quand on voit la difficulté à trouver un emploi, je me demande comment c’est réalisable. Et certains employeurs considèrent les changements fréquents d’employeur comme un signe d’instabilité.

Note de Top-Assistante : pour avoir exercé ma carrière majoritairement en TPME, je ne puis que confirmer les propos de Suzanne. Les perspectives d'évolution au sein de ces structures sont importantes et les occasions à saisir nombreuses. L'un de mes PDG avait coutume de dire "Nadège, si tu veux évoluer, c'est à toi de t'imposer sur les dossiers". Le "grapillage" de dossiers mis en avant par Suzanne n'est donc pas anecdotique mais une condition essentielle de réussite.

Cependant, je demeure beaucoup plus réservée quant à la "rapidité" proclamée de la fameuse promotion. S'il est vrai que nos tâches s'enrichissent très rapidement, il en va tout autrement de notre portefeuille et de la reconnaissance officielle de nos compétences par l'octroi d'une nouvelle qualification. Il n'est pas rare que cette dernière nous soit accordée plusieurs années après notre prise de fonction effective...

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