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Assist'Expo 2005
14 et 15 avril 2005 - Cité des Sciences et de l'Industrie
Outlook, Word, Excel, PowerPoint : trucs et astuces pour gagner du temps
Prise de notes de Nadège
Atelier animé par Alexis Ogier , Microsoft
Les trucs et astuces proposés par Microsoft, m'étaient, pour la plupart connus. D'autres ne concernaient que la version Office 2004, utilisée par un nombre très restreint d'entre nous.
J'ai pour ma part, regretté que les fonctions décrites n'aient été qu'effleurées. Nul doute que beaucoup de filles se seront retrouvées, le soir venu, un peu perdues face à leur ordinateur, en essayant de mettre en oeuvre les astuces de cet atelier.
C'est pourquoi j'ai pris ici le parti de décrire en détail certaines des manipulations.
Il ne s'agit donc pas ici de "notes", à proprement parler...
Outlook 2000 et plus - Outlook Express
Un utilitaire pour trier vos messages
Lookout est un utilitaire gratuit téléchargeable à l'adresse www.lookoutsoft.com.
 Après installation, une petite icône apparaît dans votre barre des tâches.
Faites un clic droit, et sélectionnez Indexing Status puis cliquez sur Index Now pour lancer l'indexation de votre disque dur. Selon la taille de ce dernier, l'indexation peut durer jusqu'à une heure.
Ceci fait, vous pouvez à présent utiliser Lookout pour effectuer des recherches, tant dans votre boîte mail que sur votre disque dur.
Ouvrez par exemple Outlook 2000.
La barre d'outils MSN apparaît : 
Le bouton en forme de Papillon vous permet d'accéder au moteur de recherche internet de MSN.
Le bouton MSN lui, permet de se rendre directement sur certains portails dédiés (Hotmail, Shopping, My MSN, Money...). Beaucoup plus intéressante est l'option Options - Toolbar options.
Cette dernière donne accès à des utilitaires bien pratiques, tels les Form Fill. Le Form Fill Adresses, par exemple, vous épargnera des saisies répétitives de vos coordonnées dans les formulaires internet.
L'option Form Fill Credit Cards vous permet de saisir une fois pour toutes, toutes les références de vos cartes de crédit et de les protéger par un mot de passe. Ces infos sont disponibles sur votre disque dur et non pas sur Internet. Pour utiliser les références d'une de vos cartes, vous devrez au préalable saisir un mot de passe connu de vous seul.
La barre de texte centrale de la barre d'outils permet d'opérer vos recherches. Vous y saisissez le nom d'un contact, un mot clé, une portion de texte... Pour lancer la recherche, cliquez sur Search.
Plusieurs options s'offrent alors à vous : effectuer une recherche seulement dans votre messagerie (Outlook), sur votre disque dur (Desktop) ou sur Internet (Web).
 Si vous optez pour Outlook, Lookout vous affiche le résultat de la recherche presque instantanément dans une fenêtre de l'explorateur.
On le voit sur l'illustration ci-contre, Lookout recherche tous les éléments d'Outlook correspondant à vos critères : messages, mais aussi pièces jointes, dates de rendez-vous...
Pour restreindre votre recherche à un élément bien précis, dans la zone Show, cliquez sur l'option désirée : Email pour vos messages, Attachements pour les pièces jointes, Meetings pour les rendez-vous, Contacts pour les contacts et Tasks pour une tâche.
Vous l'aurez noté, Lookout n'est disponible pour l'instant qu'en version anglaise...
Importer un fichier d'adresses Excel
Votre entreprise vient de migrer sous Outlook et vous souhaitez récupérer votre fichier d'adresses email tenu sous Excel. Pas de souci.
Pour cela, dans Outlook, sélectionnez l'option Importer et Exporter et Importer à partir d'un autre programme ou fichier.
Dans la fenêtre suivante, sélectionnez le type de fichier désiré (dans notre exemple Microsoft Excel, mais cela aurait tout aussi bien pu être Microsoft Access).
Il se peut qu'au moment de passer à la fenêtre suivante, Outlook vous réclame le CD-Rom d'installation. Tenez-le à votre disposition pour le cas où...
Parcourez ensuite votre disque dur et pointez vers votre fichier Excel puis sélectionnez l'une des options proposées pour la gestion des doublons et cliquez sur le bouton Suivant.
Dans l'arborescence Outlook, sélectionnez Contacts et passez à la fenêtre suivante.
Dans cette prochaine fenêtre, activez le bouton Champs personnalisés : vous devez à présent "mapper" votre fichier Excel. En d'autres termes, il s'agit de faire correspondre, à gauche, chaque champ de votre fichier Excel avec, à droite, le champ correspondant d'Outlook.
Pour cela, tirez à l'aide de votre souris le champ Excel vers le champ correspondant d'Outlook (glisser-déposer).
Une fois tous les champs mappés, cliquez sur Terminer : le contenu de votre fichier Excel est ajouté à votre carnet d'adresses !
Ajouter rapidement une Vcard ou un contact à votre carnet d'adresses
Pourquoi faire compliqué quand on peut faire vite et simple ?
On appelle Vcard les cartes de visite Outlook. Si vos correspondants utilisent ce format en guise de signature, la carte de visite Vcard est alors jointe au message. Pour ajouter rapidement votre correspondant à la liste de vos contacts, réduisez votre fenêtre de message afin de visualiser la barre de raccourcis Outlook. Il vous suffit ensuite de tirer la Vcard vers Contacts et de relâcher pour que cette dernière soit rajoutée à votre liste !
Si votre correspondant n'utilise pas les Vcard mais que vous souhaitez néanmoins ajouter son adresse email à votre carnet, il vous suffit de tirer l'email vers Contacts. Cette manipulation ajoute aussi l'adresse à votre carnet. Il vous suffit alors de supprimer éventuellement le corps du message apparaissant dans la grande zone de texte.
PowerPoint 2000
Récupérer rapidement un document Word sous PowerPoint
Il est possible qu'un jour vous ayez à récupérer un document Word pour le transformer en diaporama PowerPoint.
Il existe une manière très rapide pour ce faire :
- ouvrez votre document Word ;
- activez le menu Fichier, option Envoyer vers Microsoft PowerPoint.
Cela dit, ne rêvez pas ! Tout d'abord, pour que cette manipulation fonctionne, il faut que votre document Word utilise les styles par défaut de normal.dot (styles Titre 1, Titre 2, Titre 3...).
En second lieu, il vous restera un gros travail de mise en forme à effectuer et cette astuce ne peut être considérée que comme une solution de dépannage, non une manière régulière de procéder.
Excel
Deux astuces, déjà évoquées en détail sur ce site ont été présentées. Toutes deux ont trait à la gestion de grandes feuilles de calcul. La première, le travail avec les volets permet de faire défiler un tableau, tout en maintenant les entêtes du tableau figées.
La seconde permet de suivre le contenu d'une cellule située en bas d'un grand tableau, tout en conservant le curseur positionné dans une cellule située en haut de votre feuille. Il s'agit des variables espion, expliquées dans le tutoriel sur les outils d'audit.
Word
Le mode révision / suivi des modifications
Vous avez élaboré un document préparatoire que vous transmettez à une ou plusieurs personnes afin que chacune y apporte ses modifications.
Vous souhaitez pouvoir contrôler et valider chacune des modifications apportées.
Le mode Révision est fait pour vous.
Pour ce faire, après avoir sauvegardé votre document, utilisez la commande Fichier, Envoyer vers, option Destinataire du routage (pour révision).
Cette action ouvre votre messagerie et paramètre le document Word de façon à ce que le mode Suivi des corrections soit automatiquement affiché à l'ouverture du fichier.
Un message d'alerte informe votre correspondant, lui proposant de fusionner les modifications. Il lui faudra cliquer sur le bouton Oui pour rendre ces dernières visibles.
Pour rendre ses propres corrections visibles, chaque correcteur devra, de plus, veiller à activer le mode Révision.
Pour cela, il devra, au choix soit activer le menu Outils, Suivi des modifications ou bien double-cliquer dans la barre d'état (tout en bas de l'écran), sur les lettres grisées REV. Le mode Révision est actif lorsque cette icône apparaît en typo noire dans votre barre des tâches.
Une barre d'outils est également apparue sur l'écran :
Elle comporte de nombreuses icônes. Voici les plus importantes.
Bouton Afficher puis Relecteurs |
 Particulièrement utile, cette option vous permet d'y voir un peu plus clair si votre document a été modifié par de nombreux relecteurs.
Vous pouvez, en effet, limiter l'affichage des modifications à un ou plusieurs correcteurs choisis par vos soins (ici les Publications Agora et moi-même).
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Ces deux icônes vous permettent de naviguer d'une modification à l'autre. |
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Les deux icônes suivantes vous permettent respectivement d'accepter ou de refuser une modification.
Au fur et à mesure qu'elles sont validées (ou invalidées), les notes de révision disparaissent de votre écran.
Le petit curseur situé à droite de chaque icône vous permet éventuellement de valider ou d'invalider toutes les modifications d'un bloc.
Attention toutefois aux subtilités : l'option Accepter toutes les modifications affichées ne valide que les modifications que pour les relecteurs affichés.
Ainsi dans l'image située plus haut, si seul le relecteur PUBLICATION AGORA était activé, l'option Accepter toutes les modifications affichées ne validerait que l'intégralité des corrections apportées par les Publications Agora et non celles faites par mes soins...
A l'inverse, Accepter toutes les modifications dans le document valide l'intégralité des corrections, quel que soit le relecteur affiché.
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Insérer un commentaire  |
A quoi sert un commentaire ? En quoi diffère-t-il d'une correction ?
Une correction implique une action physique sur un texte : suppression, remplacement, mise en forme...
Un commentaire est une note, une indication destinée à vous-même ou une tierce personne (ex : maquettiste).
Vous pouvez ainsi, dans un tableau, insérer un commentaire stipulant que les chiffres annoncés devront être réactualisés en fonction des derniers éléments communiqués par la compta. Les chiffres d'origine ne sont donc pas modifiés. Il s'agit simplement là plutôt d'un pense-bête.
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Concrètement, les modifications apportées par les relecteurs apparaissent de la manière suivante sur votre écran :
A gauche de votre texte, un trait vertical signale une correction.
A droite, des pointillés mènent à des notes de correction. En gras, l'action accomplie par le correcteur (ex : Supprimé, Mis en forme). En maigre, des indications complémentaires (valeur du texte supprimé, détail des mises en forme effectuées).
Si le document a été révisé par plusieurs correcteurs, chacun dispose d'un code couleur qui lui est propre. Ici, nous distinguons l'intervention de deux correcteurs : le premier en rouge, le second en bleu.
On distingue, dans certaines boîtes de notes, le symbole  . Ce symbole sert à indiquer que seule une partie des notes de correction est disponible. Pour afficher l'intégralité de la note, double-cliquez sur : les notes apparaissent dans un volet, en bas de votre document.
A noter également : les commentaires disposent d'un ombrage de fond qui permet de les distinguer du premier coup d'oeil des corrections.
Pour valider une correction, positionnez votre curseur sur la note. En laissant votre curseur quelques secondes sur cette note, vous voyez apparaître le nom du correcteur et la date et l'heure de la correction.
En faisant un clic droit sur cette note, vous pouvez valider ou invalider une correction (équivalent aux icônes ).
Le mode Révision vous permet donc de garder un oeil critique sur toutes les manipulations effectuées dans votre fichier.
Enfin, pour terminer sur ce sujet, je vous rappelle qu'il existe différents sites Microsoft sur lesquels vous trouverez plein d'infos utiles :
www.testoffice.com (championnat de France des assistantes) : concours en ligne organisé par Microsoft en partenariat avec super-secretaire.com et Eni. A noter : les manipulations demandées concernent presquent toutes des fonctions spécifiques aux versions 2004...
www.officeonline.com : site d'autoformation de Microsoft. Des didacticiels, des astuces, des trucs... sur tous les produits de la gamme.
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