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SAVOIR GERER EFFICACEMENT SON TEMPS ET SES PRIORITES

Prise de notes de Peggy Mannas (Bouchon) et Josiane Klein

Atelier animé par Yolande GAVRILOT , CEGOS

La production consiste à :

• chercher à produire mieux ;
• pour plus de résultats ;
• à aller de plus en plus vite.

Conséquence : on va charger un maximum sa capacité de travail. Mais cette méthode de travail n'est efficace que sur du court terme, voire du très court terme.

En ce qui concerne, le moyen et le long terme, il faut agir sur sa propre capacité de production, en d'autres termes, agir de l’intérieur pour aller vers l’extérieur.

Gestion harmonieuse de votre temps

La gestion harmonieuse du temps passe nécessairement par 3 étapes :

• la définition de la mission : elle est la colonne vertébrale de notre rôle d’assistante. Il nous faut donc dès le départ établir de bonnes fondations ;
• la définition de priorités : avec tous les pièges auxquels nous sommes soumises, il nous arrive de les perdre de vue  ;
• enfin, la procrastination qui n'est autre que l’art de se convaincre de reporter au lendemain ce que l’on ne veut pas faire aujourd’hui.

Définition des missions

Pour définir ses missions, il convient de partir, en les listant, de nos activités quotidiennes pour parvenir à nos missions.

Exemple :

Il convient de ne jamais confondre fiche de poste et fiche de mission !!

Une fiche de poste définit les bases de travail spécifiques à notre poste. C’est un socle indispensable à l’élaboration des missions.

Définir nos missions nous permettra de :

• comprendre la raison d’être de son poste et lui donner un sens ;
• savoir qui on est et savoir où l’on va ;
• clarifier ce que l’on attend de vous ;
• affirmer nos décisions et actions, afin de crédibiliser nos choix;
• apporter de la valeur ajoutée à nos activités ;
• être pro-active, c’est-à-dire agir en fonction de notre environnement professionnel et personnel et l’utiliser comme source de développement pour nous.

Ainsi, nous utiliserons notre temps de travail avec pertinence.

La gestion des priorités

On peut définir les priorités selon 2 axes :

Le degré d'importance entraîne des conséquences et des bénéfices.

Ainsi, si nous prenons l'exemple de la position A, nous constatons une concentration sur du court terme (degré d'urgence) qui génère une situation de gestion de crise. Dans de telles circonstances, les objectifs sont rarement définis et les relations demeurent superficielles.

En position B, nous assumons uniquement des tâches de production. Comme les pompiers, nous éteignons les feux. Cela engendre stress, épuisement et course continue.
90 % de notre temps est régit par cette manière de travailler. Il ne nous reste plus alors que 10 % pour gérer les activités non urgentes, non importantes tels que les appels téléphoniques, et pouvoir s’accorder des moments à soi.

La zone C est une zone dite "refuge" car on n'y gère que l'accessoire (ex : appels téléphoniques, déplacements dans les couloirs, passe-temps agréable...).

La zone D est la zone la plus efficiente et doit être privilégiée. Non seulement nous produisons, mais nous préparons, planifions et prévenons (principes d'anticipation).
Avoir une bonne vision de l’avenir permet d’assurer un bon équilibre entre la gestion et la production et l’action ainsi qu'une meilleure gestion de son rôle (être Pro-Active et Préventive et de garder le contrôle de sa mission). C'est la zone d'équilibre.

-> une bonne assistante se tient loin des deux cadres de gauche.
Plus nous nous situons dans la zone 2 (urgent et important), plus nous aurons tendance à nous créer une zone 3 (refuge) en contrepartie.

• c’est pour qui ?
• c’est pour quand ?
• c’est pour quoi faire ?

il est primordial de s'appuyer sur les compétences d'autrui.

La procrastination

On peut schématiquement répartir les individus en deux catégories  :

• ceux qui réagissent à la dernière minute et sont convaincus de la stimulation procurée par l’échéance proche ;
• ceux qui sont noyés dans le détail et qui éprouvent un besoin fondamental d’avoir en permanence une foultitude de données et d’informations qui, en fin de compte, noieront l’objet de leur mission.

Pourquoi procrastinons-nous ?

Simplement par :

• ennui (tâches répétitives) ;
• crainte ;
• affinités entre les personnes.

Comment traduisons-nous la procrastination ?

• en faisant autre chose pour s’occuper. On prend du temps pour d’autres activités plus simples et plus rapides à accomplir ;
• en faisant capoter inconsciemment en jouant de notre perfectionnisme et en perdant du temps là où ce n'est pas nécessaire.

Comment surmonter la procrastination ?

• donner la priorité à des activités qui ont une Valeur Ajoutée (celles qui apportent un bénéfice majeur au responsable). Et ne retenir qu’un seul verbe : DEVOIR ;
• se fixer des heures de réalisation. Cela permet d’atteindre son objectif ;
• organiser son espace de travail et ne garder que l’essentiel (le petit chat décoratif n’a rien à faire sur le bureau) ;
• s équencer les activités importantes. Une activité demande toujours plusieurs phases et plusieurs étapes (couper le saucisson en rondelles au lieu de l’avaler tout entier !) ;
• se fixer des motivations ;
• regarder et saisir les compétences et qualités des collègues ;
• s’y tenir dans le temps.

Les missions sont déterminantes, c’est le socle qui donne un sens à notre poste. Il est donc essentiel de érer les priorités par activités importantes et ne plus gérer tout dans l’Urgence et d'identifier les raisons de notre procrastination. Nous devons nous doter des clés pour la surmonter.

Bibliographie :

• Les stratèges du temps – J.L. Muller – Cegos
• Les sept habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent – St. R. Cove

Diaporama disponible sur : www.cegos-formation.com.

Note de Josiane : L’animation autour du voilier qui se déplace entre les trois îles était sympathique.
J’ai réfléchi à mes missions et je pense en effet que c’est important de comprendre la raison d’être de son poste.
Je connaissais déjà les quatre niveaux de priorité (très urgent-peu important/très urgent-très important/peu urgent-peu important/peu urgent-très important), là aussi vu dans plusieurs livres.

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