Un événement pour la profession
La Fédération Française des Métiers de l'Assistanat et du Secrétariat
Le Grand Débat
Nos Top-Assistantes

Ateliers Métiers
Accroître la synergie Assistant(e) Manager
Le sexe des mots : les 10 secrets pour communiquer avec les hommes
De l'assistanat à la prise de responsabilité
Savoir gérer efficacement son temps et ses priorités
Quel salaire pour quelle assistante ?
Le rôle des nouvelles technologies dans la gestion du temps

Ateliers Développement personnel
Etre à l'aise en situation de stress
S'affirmer sereinement dans son poste d'assistante
Réussir son oral de VAE

Ateliers Savoir-Faire
Outlook, Word, Excel et PowerPoint : les trucs et astuces pour gagner du temps au quotidien
Comment optimiser l'impact de vos présentations ?

Assist'Expo 2005
14 et 15 avril 2005 - Cité des Sciences et de l'Industrie

S’AFFIRMER SEREINEMENT DANS SON POSTE D’ASSISTANTE

Prise de notes de Josiane Klein et Peggy Mannas (Bouchon)

Atelier animé par Marie Luce Dubois, CEGOS

Définir l’affirmation de son poste

Affirmer sa fonction permet de se faire reconnaître et de faire reconnaître son poste.

Mais qu'est-ce que l'affirmation de soi ? Quand on pose la question, deux portraits viennent aussitôt à l'esprit :

• la super-woman, battante, fonceuse, jusque-boutiste ;
• la personne qui cherche le moyen d’être efficace, recherche des informations, insiste, reformule, donne et reçoit, négocie, fait des remarques factuelles.

Bien s’affirmer, c’est développer la capacité de l’entreprise. Les capacités relationnelles ne sont pas innées, elles se travaillent et se cultivent.

• Définir l’affirmation de son poste
• Diagnostic
• Expérimenter un outil pour s’affirmer : DESC

Il faut formuler des demandes de toutes les manières possibles :

• insister et reformuler la demande jusqu’à ce que l’information nous soit communiquée ;
• une assistante donne et mais reçoit également ;
• elle avance pas à pas (elle évite de brûler les étapes) ;
• elle dit non de temps en temps ;
• elle encaisse bien les remarques ;
• elle cherche des solutions ;
• elle formule des remarques et ses remarques sont factuelles, elles ne touchent pas la personne.

L’affirmation de soi

Le vocable affirmation peut se rapprocher du mot anglais Assertiveness, assertivité qui correspond à une attitude pragmatique. C’est dans l’action que l’on peut agir.

• c’est un état d’esprit au quotidien ;
• une philosophie du type « gagnant- gagnant » ;
• des outils et des techniques.

Quand on est dans un environnement maîtrisé, tout va bien, on sait s’affirmer. Quand on est dans un environnement plus chaotique, on cherche à se cacher derrière des comportements refuges, au nombre de 3 :

• la passivité ;
• la manipulation ;
• l'agressivité.

La passivité ou l'art d'être trop conciliant

Etre passive, c'est :

• ne pas oser ;
• ne pas assez se mettre en valeur :
• rester dans la plainte sans proposer ou agir (ne rien construire) ;
• ne pas se respecter soi-même suffisamment ;
• se justifier en permanence.

Le comportement passif découle souvent de peurs :

• peur du conflit, de déplaire, de décevoir ;
• difficulté à dire non ;
• manque de confiance en soi ;
• besoin d’être apprécié.

Ce comportement, au final, engendre :

• des frustrations ;
• des remords ;
• de l'irritation ;
• de la colère contre les autres ou contre soi-même.

En définitive : je me conforte et suis confortée dans les seconds rôles.

Le diagnostic

L'agressivité ou l'art d'être trop combatif

On est agressif dès lors  :

• que l’on est impulsive ;
• que l’on répond sur le mode de l’attaque ;
• que des mots forts nous échappent ;
• que nous sommes trop réactive ;
• que nous manquons d'écoute et ne sommes pas assez attentive aux autres ;
• que nous éprouvons des difficultés pour faire la différence entre « ce que je suis » et « ce que je fais ».

Le comportement agressif découle le plus souvent des situations suivantes  :

• lorsqu'on ne se donne pas droit à l’erreur ;
• lorsqu'on est trop exigeant avec nous-même ;
• lorsqu'on manque d’écoute ;
• lorsqu'on est envahi par ses émotions (exemple : une remarque sur se ce que je fais devient vite une réflexion sur ce que je suis.)

Les conséquences sont :

• un gaspillage d’énergie ;
• une perte de vue de l’objectif ;
• une escalade ;
• une agressivité et une passivité de l’autre en retour.

La manipulation ou l'art de ruser

Manipuler autrui, c'est être dans le registre de la flatterie ou de la séduction, dévaloriser ou culpabiliser les autres, opérer un chantage affectif.

Exemple type : Le manager vient à la dernière minute pour nous demander de faire un boulot : « Je vous le donne, parce que je sais qu’avec vous il sera bien fait ».

Les conséquences sont :

• un climat de méfiance ;
• un climat malsain ;
• une perte de crédibilité ;
• un manque de synergie.

Pour sortir des comportements de refuges :

• j’ose le JE, je m’implique, je donne mon avis ;
• j’explique sans me justifier et je stoppe les justifications des autres ;
• je reconnais les bonnes idées des autres ;
• je clarifie ou bien me fais clarifier les objectifs et les besoins ;
• je pose des questions précises, directes, je reformule.

L'affirmation de soi (s'affirmer dans son poste)

• On fait respecter ses droits tout en respectant ceux d’autrui.
• L’affirmation des droits doit être en synergie avec ceux des autres.
• On est vrai, sans naïveté, ni méfiance excessive.
• Dès qu’on établit des relations de coopération, il faut engager le mode volonté de travailler AVEC et non pas seulement POUR.

Emettre une critique constructive grâce au DESC

La méthode est DESC :

D – Décrire les faits (très important, le faire avant les sentiments)
E – Exprimer son opinion, son sentiment
S – Suggérer les solutions
C – Conséquences positives pour vous et pour les autres.

5 actions pour muscler la confiance en soi

La confiance en soi est un moteur, elle nous donne des ailes. C’est ce qu’on ressent quand on sait qu’on peut compter sur soi-même pour accomplir sa vie.

Pour acquérir cette confiance en soi, il faut :

• faire la liste des compétences et connaissances que l'on maîtrise  ;
• noter ce qu’on fait bien ;
• s’offrir des moments de plaisir, prendre du temps pour soi  ;
• avoir des projets ;
• prendre les choses avec légèreté, rire.

Face à une situation à améliorer, il faut donc  :

• analyser les faits ;
• analyser le pourquoi du comment, rappeler les faits et le contexte de réalisation ;
• suggérer des solutions, des préconisations. Il faut pouvoir argumenter les solutions présentées et montrer les avantages pour la société ou l’équipe. Il faut prouver que les autres ont à gagner quelque chose cela permet d’aller doucement vers le changement.

Exemple concret :

Une collègue de travail vous remet un dossier incomplet que vous devez présenter à votre manager.

Appliquer la méthode DECS :

• Replacer le cadre du contrat dès le départ
• Déçue surprise
• Prendre plus de temps
• La confiance est un moteur, un élan vital, un sentiment qui donne des ailes
• C’est ce que ressent une personne sur elle-même lorsqu’elle sait qu’elle peut compter sur les autres.

Diaporama disponible sur : www.cegos-formation.com.

Note de Josiane : Là encore un exercice a permis de repérer les comportements se situant dans l’affirmation de soi, par rapport à l’agressivité, la passivité ou la manipulation. Je connaissais déjà la méthode DESC (lue dans plusieurs livres), mais j’ai retenu les cinq actions pour muscler la confiance en soi (faire la liste de ses compétences, noter ce qu’on fait bien…). Je m’en suis d’ailleurs servi pour ma recherche d’emploi, je ne sais pas « me vendre » et à partir de là, c’est plus facile.

Haut