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Assist'Expo 2005
14 et 15 avril 2005 - Cité des Sciences et de l'Industrie
Accroître la synergie assistant(e)/managers : un défi à relever
Prise de notes de Josiane Klein et Peggy Mannas (Bouchon)
Atelier animé par Josette Dubost , Demos
La synergie consiste à associer plusieurs organismes pour l’accomplissement d’une fonction et à
mettre en commun des actions pour une économie de moyens
(Larousse).
Etre efficace, c’est être une force agissante. C’est produire l’effet attendu. C’est quelqu’un dont les actions aboutissent à des résultats utiles (Larousse).
Le chemin de la synergie
La synergie consiste à prendre la bonne route, le chemin de la synergie. Ce chemin est représenté par une flèche montante, avec des paliers. Pour en atteindre le sommet, il faut :
- se fixer UN objectif : ce que nous voulons en tant qu'assistant, ce qu'il veut en tant que manager. Cet objectif doit être commun aux deux parties et précis. Exemple : améliorer la qualité des réunions ;
- tout mettre à plat (voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, de manière bilatérale) ;
- prendre le temps d’analyser l’objectif ensemble ;
- réfléchir à la notion de qualité ;
- passer à l’action ENSEMBLE. Il n’existe pas de cours « Ensemble », c’est le résultat d'un travail quotidien, en côte à côte. Il implique d'apprendre à gérer ses frustrations.
Quelques rappels de base :
- le conflit est normal, sain ;
- le consensus est toujours provisoire ;
- accepter que l’autre est différent de moi, il a un cadre de référence différent ;
- accepter qu’un jour on ne peut plus fonctionner ensemble.
Les étapes à franchir ensemble
- se poser les bonnes questions ;
- se mettre d’accord sur l'objectif ;
- envisager une communication constructive et productive pour le bien de tous.
Se poser les bonnes questions
- dans quel cadre évoluons-nous ?
- quelles sont nos valeurs personnelles, les miennes et celles de l’autre ?
- quels sont nos objectifs respectifs ?
- quelle est notre organisation et quels moyens met-elle à notre disposition pour réussir ?
Il faut se mettre d’accord sur un mode de fonctionnement et S’Y TENIR et
réagir tout de suite si l’un des deux dévie.
Tant que nous ne nous engageons pas, le doute règne.
La possibilité de se rétracter demeure et l’inefficacité prévaut toujours.
Dès le moment où l’on s’engage pleinement, la Providence se met en marche.
(Goethe)
Le cadre
De nombreux facteurs influent sur notre travail : la structure de notre société, son historique, ses dirigeants, ses valeurs, son image, sa notoriété, ses contraintes, ses exigences, ses objectifs, ses enjeux…
La question fondamentale à se poser est de savoir si mon entreprise véhicule des valeurs conformes aux miennes. Si la réponse est non, toute tentative de synergie sera vouée à l'échec.
Etre en synergie avec son manager, c’est accepter d’être frustrée et d’être de temps en temps remise à sa place.
Ne jamais perdre de vue que
l'image interne interne est vécue, l'image externe est perçue.
Les valeurs fondamentales
Nos valeurs fondamentales incluent :
nos principes unificateurs de vie (famille, loisirs…). Exemple : je veux rentrer à 18h pour ma famille, lui travaille 22h/24h ;
nos règles d’hygiène mentale (jusqu’où je peux aller. En clair, qu’est ce que moi je veux comme fonctionnement. Il n’y a ni de bon, ni de mauvais fonctionnement. Nous sommes toutes uniques et excellentes dans ce que nous faisons) ;
nos objectifs personnels (mon manager veut être président, mais je ne veux pas être l’assistante du président) ;
notre besoin de sécurité ;
notre besoin d’appartenance ;
notre besoin de reconnaissance ;
notre motivation ;
Il faut énoncer à l’autre clairement ses principes
et entamer un processus de négociation.
les phrases-alibis contre l’innovation :
« chez nous, c’est spécial » (c’est spécial partout !)
« on verra plus tard’
« j’ai trop de travail »
« pour ce qu’on est payé ! »
Ces phrases engendre :
un blocage de la création
une autocensure
une perte de motivation
et l'échec, à terme, de la synergie Manager/Assistante. Les objectifs
Il faut :
être au clair avec les objectifs du service ;
être en phase avec les objectifs spécifiques de notre manager ;
définir les objectifs de sa fonction ;
être en phase avec le tout
Après avoir irrémédiablement perdu de vue notre objectif,
nous avons dû redoubler d’effort
(Mark Twain)
Un objectif doit être S M A R T :
S : l'objectif doit être Spécifique, c'est à dire, défini, déterminé, identfiable ;
M : l'objectif doit être Mesurable (quantitativement/qualitativement) ;
A : l'objectif doit être Accepté (ou, en cas de refus, négocié)
R : l'objectif doit être Réalisable ;
T : l'objectif doit être Temporisé (c'est à dire délimité dans le temps et comporter des délais ou des dates intermédiaires). Il conviendra de mettre en harmonie les 2D : durée et délai.
L’organisation
L'une des premières actions à accomplir lors de sa prise de fonction est la création d'une fiche listant les attentes spécifiques de votre manager.
Exemples :
les objectifs à atteindre dans l’année ;
dire ce qu’on attend l'un de l'autre ;
les affaires/dossiers en cours ;
acquérir une parfaite connaissance de la structure des dossiers ;
une organisation quotidienne rigoureuse et sans faille ;
des priorités clairement identifiées ;
une totale fiabilité des outils d’organisation ;
définir un mode opératoire pour pallier toute absence.
Il y a des choses que votre assistante ne saura jamais, sinon elle serait à votre place !
la boucle de l’organisation efficiente
se fixer un but précis : qu’ai-je à faire ? de quoi s’agit-il ? Qu’attend-t-on de moi ?
lister les actions attendues et établir un plan de travail : prévoir le résultat final, élaborer le plan de travail ;
distinguer ce qui est urgent de ce qui est important ;
déterminer une durée (ça dépend de moi) et un délai (ça dépend de lui). ’assurer de la comptabilité des deux ;
lister les actions immédiates/à reporter ;
finaliser le tout par un écrit (lister les personnes, les moyens, le matériel...) ;
contrôler la réalisation de l'objectif.
Penser à la loi des imprévus 60/40
(40 % d’imprévus dans une journée,
soit 3h20 sur 8h de travail)
En synthèse, établir une synergie manager/assistante implique de :
- clarifier définitivement toutes les missions attendues, quitte à passer du temps avec la Manager pour bien se faire expliquer les choses ;
- faire part, bilatéralement, de ses attentes, de ses souhaits, de ses contraintes, de ses exigences et de ses motivations ;
- diagnostiquer les domaines d’expertise et les rôles de chacun (de tout le monde en cas de plusieurs protagonistes) ;
- choisir un mode de collaboration et s’y tenir (ne pas dévier tous les 15 jours de manières de travailler) ;
- mesurer les risques de ne pas faire… (on a le droit de dire NON) ;
- travailler dans une relation de partenariat client/fournisseur.
Sans règle du jeu, c’est la règle du « je ».
Josette Dubost
Il faut d’abord savoir ce que l’on veut
Il faut ensuite avoir le courage de le dire
Il faut ensuite l’énergie de le faire.
Georges Clemenceau
Télécharger le diaporama, aimblement transmis par Josette
Note de Josiane : Ca m’a fait du bien de rappeler qu’il faut accepter que l’autre est différent de moi, qu’il peut avoir un cadre de référence différent, et qu’un jour on ne peut plus fonctionner ensemble. Les questions à se poser sur son cadre me semblent importantes aussi (les valeurs personnelles de mon patron et les miennes sont –elles compatibles ? mon entreprise véhicule-t-elle des valeurs conformes aux miennes ?), ses objectifs personnels (mon manager veut être président mais je ne veux pas être l’assistante du président), ses principes de vie (je rentre à 18h pour ma famille, lui travaille 22h/24).
Je me suis reconnue dans la phrase-alibi « chez nous, c’est spécial » et Josette Dubost a bien fait d’ajouter que c’est spécial partout !
Je connaissais la loi des imprévus (40 % d’imprévus), mais je ne m’étais jamais rendue compte que ça représente 3h20 sur une journée de 8h. Pourtant, ce n’est qu’une simple conversion…
Tout commentaire sur la présence, l’humour, et la personnalité de Josette Dubost me semble complètement inutile, il faut avoir assisté à son intervention pour comprendre.
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