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Carrière/Métier > Index

16-Fév-2009

 





les mission de l'assistante en 2007

 

 

Si l’assistant(e) de direction s’est imposée au fil des années pour devenir une collaboratrice indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise ou d’un département, que sait-on cependant de son champ d’intervention ? Des aptitudes et des compétences réclamées par sa fonction ? Ou encore de l’évolution de son rôle dans les prochaines années ? Pour répondre à ces questions, OfficeTeam, spécialisée dans la délégation temporaire d’assistant(e)s et de secrétaires, a réalisé une enquête pan-européenne. En voici les résultats.

 

Présente sur tous les fronts à la fois, aussi discrète qu’efficace alors que son poste peut varier d’une entreprise à l’autre, il est parfois difficile de définir l’étendue des responsabilités de l’assistant(e). Ainsi, il semble que pour bon nombre de managers, sa mission première consiste tout d’abord à prendre en charge les tâches administratives (traitement des dossiers et du courrier, saisie de documents, classement, etc.), notamment en Allemagne (26% des réponses obtenues), au Royaume-Uni (30%), en Belgique (33%) et en France (35%). Lui incombent ensuite l’encadrement de collaborateurs et d’assistantes (18% en Allemagne, 15% au Royaume-Uni) ainsi qu’un rôle de conseil (10% en France, 9% en Allemagne). Si la gestion des agendas et des problèmes bureautiques occupe également une place importante en République Tchèque (15% et 18%), l’organisation de réunions (9%) ou encore l’analyse de dossiers (8%) sont des tâches non négligeables en Allemagne (9%). Dans la pratique, certes, la partie administrative est prépondérante (41% en Allemagne, 45% en Belgique, 49% au Royaume-Uni et 53% en France), Cependant, les assistantes gèrent également le filtrage des appels internes et externes (9% au Royaume-Uni et en France, 6% en Allemagne), l’analyse de dossier (10% en Allemagne et 7% en Belgique), l’encadrement de personnel (15% en Allemagne et 9% en République Tchèque) ou encore certains aspects ressources humaines (5% au Royaume-Uni, 6% en France).

En France, selon son manager, l’assistante a pour principales missions :

  • l’administratif (35%) ;
  • le conseil (10%) ;
  • l ’encadrement d’un(e) assistant(e) ou d’une équipe (8%).

Dans les faits, elle consacre son temps en priorité à :

  • l ’administratif (44,8%)
  • l’encadrement d’un(e) assistant(e) ou d’une équipe (8%)
  • le filtrage des appels internes et externes ainsi que l’analyse de dossiers (6,4%)

Top 6 des aptitudes et compétences requises

Quant aux technicités et aux compétences qu’exigent leur métier, les assistant(e)s en citent un large éventail parmi lesquelles se distinguent :

  • le sens de l’organisation (80% au Royaume-Uni, 70% en Allemagne, 63% en Belgique),
  • la communication (86% au Royaume-Uni, 71% en République Tchèque, 66% en Allemagne),
  • l’habilité à déterminer les priorités (71% au Royaume-Uni, 69% en Belgique),
  • l'écoute (64% au Royaume-Uni, 55% en France),
  • la discrétion (56% au Royaume-Uni, 45% en Belgique),
  • la gestion du temps (61% au Royaume-Uni, 47% en France, 36% en Belgique)

En France :

  • N°1 : L’organisation (64%)
  • N°2 : L’écoute (55%)
  • N°3 : L’habilité à déterminer les priorités (54%)
  • N°4 : La gestion du temps (47%)
  • N°5 : L’ouverture d’esprit (43%)

Un métier appelé à évoluer ….

A l’instar de nombreux métiers, celui d’assistant(e) est également appelé à évoluer. Ainsi, selon les professionnelles interrogées, si l’administratif conservera une place prépondérante (42% en Allemagne, 41% au Royaume-Uni, 36% en Belgique), la gestion de projets prendra considérablement d’ampleur (49% en Allemagne, 47% en Belgique, 43% au Royaume-Uni, 38% en France) ainsi que l’organisation d’événements (39% en France, 38% en République tchèque, 30% au Royaume-Uni) ou encore les nouvelles technologies (49% au Royaume Uni, 42% en République Tchèque, 25% en Allemagne). Alors que la France s’inscrit dans cette tendance, certaines différences apparaissent au Royaume-Uni où les assistantes prévoient d’être de plus en plus impliquées dans la supervision de collaborateurs (37%) ou encore la recherche ainsi que le recrutement de nouveaux talents (29%)  tandis qu’en République Tchèque, elles mentionnent la négociation commerciale (28%).

Selon Noëmie Loubaton, Directeur Régional d’OfficeTeam : «Parce que l’assistante est au cœur de l’entreprise, en constante mutation, il est évident que son rôle se transforme au fil du temps. Aujourd’hui, par exemple, les assistant(e)s échangent plus par mail et par téléphone avec leur manager qu’en face à face puisque celu-ci voyage beaucoup plus. Ce qui implique non seulement un mode de travail différent mais également d’autres compétences que celles exigées il y a 10 ans ! Et demain, la donne sera encore différente… Mais au fil des changements, il s’avère que l’assistante est et demeure le relais qui centralise les informations, le pilier indispensable à la structure vers lequel se tourne chacun. Son principal challenge se situe sur l’organisation à savoir la gestion de son temps et des priorités».

* * *

Méthodologie  :

OfficeTeam a réalisé cette étude en septembre 2007 auprès de 1445  interlocuteurs en Allemagne, Belgique, France, République Tchèque et Royaume-Uni.

OFFICETEAM INTERIM
Paris
17, rue de la banque Immeuble Les Saisons
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Tél : 01.55.04.29.90 - Fax : 01.55.04.29.92
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4, place les Saisons
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