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© Nadège Guilbert
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Carrière/Métier > Index |
16-Nov-2006
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Assistanat Ventes/Commercial Communication/Marketing Ressources Humaines Juridique
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2005-2006 Assistant(e) de direction junior Généralement rattaché(e) à un département, il/elle assure l'assistanat de l'ensemble de l'équipe et de son directeur : gestion des agendas et des appels téléphoniques, courrier, préparation de documents, organisation de réunions et de déplacements. Il/elle est également chargé(e) de réaliser les présentations PowerPoint, le suivi des budgets, les statistiques relatives à l'activité de son département ainsi que la veille concurrentielle. Profil Généralement doté(e) d'un BTS en assistanat de direction, il/elle affiche une grande rigueur, de l'enthousiasme, une grande polyvalence et un excellent relationnel. Il/elle est également proactif(ve), possède un grand sens du service et une bonne maîtrise des outils informatiques.
Assistant(e) de direction/Office Manager Outre l'assistanat d'un directeur voire de son équipe (gestion des agendas et des appels téléphoniques, courrier, préparation de documents, organisation de réunions et de déplacements), il/elle prend en charge la gestion de dossiers relatifs aux services généraux, aux ressources humaines ou encore aux prestataires extérieurs et s'occupe de la création d'outils de gestion. Il/elle assure l'interface avec les interlocuteurs internes, externes et les filiales de l'entreprise et peut également avoir la responsabilité de l'encadrement d'un ou plusieurs assistant(e)s juniors. Profil De formation Bac + 2 (BTS en assistanat de direction) à Bac + 3/4 (licence ou maîtrise de langues), il/elle possède une première expérience en assistanat et maîtrise une ou plusieurs langues étrangères. Autonome et discret(e), il/elle sait prendre des initiatives, affiche une grande polyvalence et possède un excellent relationnel.
Assistant(e) de Direction Senior Véritable bras droit, il/elle travaille au côté d'un Directeur (Président-Directeur Général, Directeur Général, Secrétaire Général, Membres du Comité de Direction, Directeur de Département ou de Filiale). Son rôle consiste à prendre en charge l'ensemble de son assistanat et à le décharger de certaines tâches. Véritable relais, il/elle assure l'interface avec des interlocuteurs de haut niveau tant à l'interne, à l'externe qu'à l'international. Il/elle réalise également le suivi de l'activité de son service ou de son entité, gère les priorités et prend les décisions nécessaires en l'absence de son directeur. Dans certains cas, il/elle peut être chargé(e) de l'organisation d'événements (petits-déjeuners...). Profil Doté(e) de plusieurs années d'expérience en qualité d'assistant(e) de direction, il/elle est disponible, rigoureux(se), diplomate, très organisé(e), dynamique et rapide d'exécution. En outre, il/elle fait preuve d'une parfaite confidentialité, d'une grande maturité, d'un fort professionnalisme et maîtrise au minimum une langue étrangère (l'anglais).
Assistant(e) Administration des Ventes Il/elle est le support administratif des commerciaux et est chargé(e) de la gestion des commandes (prise des commandes, saisie informatique, livraison...), de la facturation, de la gestion des stocks et des litiges, des contacts avec les fournisseurs et les transporteurs et parfois, de la gestion du recouvrement en collaboration avec le Service Comptabilité. Profil Généralement de formation Bac+2 (BTS Assistanat Commercial ou DUT GE), il/elle possède rigueur, réactivité, résistance au stress mais également le sens du service clients. En outre, il/elle maîtrise parfaitement bien les logiciels dédiés à l’administration des ventes (type SAP, AS400, JD Edwards).
Il/elle assure l'assistanat de l'équipe commerciale (gestion d'agendas et des appels téléphoniques, courrier, préparation de documents, organisation de réunions et de déplacements). Doté(e) d'une parfaite maîtrise des outils bureautiques, il/elle apporte toute la technicité nécessaire au travail de l'équipe, réalise le suivi du chiffre d'affaires, du budget et des objectifs et fournit les statistiques nécessaires à l'analyse de ces informations. Par ailleurs, il/elle est amené(e) à suivre différents dossiers et propositions commerciales, à mettre à jour les tarifs et autres instruments de ventes ou bien encore à réaliser les présentations commerciales. On lui demande en outre d'assurer l'interface avec les Départements Ressources Humaines et Comptabilité mais également entre les commerciaux et les clients, de centraliser l'information et de la faire remonter auprès de sa direction. Profil De formation BTS Action Commerciale ou Assistant(e) de Direction, il/elle possède une première expérience en assistanat et maîtrise Word, Excel et Powerpoint. Doté(e) d'un excellent relationnel, il/elle fait montre de polyvalence, de rigueur et sait gérer tant les priorités que le stress. La pratique de l'anglais est un atout à valoriser et apporte de très belles opportunités de carrière.
Il/elle participe à la définition du plan média, intervient activement sur la gestion des relations presse et l'organisation de salons et d'événements et gère les relations avec les différents prestataires. Il/elle est également en charge de la publication des documents institutionnels de la société, de l'animation de son site internet et du suivi du budget communication. Profil De formation Bac +2 à Bac +4/5 (BTS communication, diplôme universitaire, ESC, Celsa, Desma...), il/elle est créatif(ve), affiche un excellent relationnel et a la capacité de répondre à des besoins multiples et complexes. Par ailleurs, il/elle possède un réel talent rédactionnel et sait faire preuve d'autonomie.
Il/elle assure l’assistanat de chefs de produits, participe à la mise en place du plan marketing ainsi qu’à la gestion du budget. Il/elle est également chargé(e) de réaliser des enquêtes puis d'élaborer des statistiques, d'organiser des salons et d'en mesurer les retombées, de réaliser les présentations PowerPoint pour les chefs de produits ou encore son directeur, d'assister l'équipe sur le lancement d'un produit ou d'une campagne promotionnelle. L'Assistant(e) Marketing assure la gestion des fournisseurs et prend en charge le suivi des différents budgets liés aux opérations sur lesquels il/elle travaille. Profil Généralement de formation marketing ou assistanat de direction, il/elle maîtrise Word, Excel, Power Point ainsi que des logiciels plus spécifiques tels Publisher, Photoshop ou encore la Chaîne Graphique. Par ailleurs, il/elle est doté(e) d’un esprit de synthèse, d'une bonne maîtrise des chiffres, d'une grande créativité, d’un très bon relationnel et aime le travail en équipe. Pour de nombreux poste, la maîtrise de l’anglais est nécessaire.
Il/elle participe au développement d'une marque de produit (analyse de marché, veille concurrentielle), à l'élaboration du cahier des charges et aux différentes hases de validation du produit. Il/elle prend en charge le suivi des cycles de vie des produits, réalise les catalogues et les e-newsletters ainsi que tout le matériel d'aide à la vente. Profil De formation Bac+4 ou Bac+5, il/elle est très souvent issu(e) d'une École de Commerce ou d'un cursus universitaire (Maîtrise, Celsa...).
Chargé(e) de gérer des dossiers d'importation ou d'exportation, il/elle est en relation avec les clients et les fournisseurs, contrôle et suit les commandes (de l'enregistrement jusqu'à la livraison), organise les transports internationaux et gère la documentation propre à l'activité. Par ailleurs, il/elle valide les formalités douanières, assure les paiements à l'international ainsi que les relations avec les banques et gère les litiges. Profil Il/elle possède une formation BTS Commerce International ou universitaire (LEA, DESS qui permet notamment d’évoluer vers un poste de Chef de Zone Export). Bilingue français/anglais (voire trilingue, l'espagnol étant aujourd'hui de plus en plus demandé) aussi bien sur des termes techniques que commerciaux, il/elle possède une première expérience qui lui confère une bonne technicité de l'export (douanes, paiements) et est responsable, méthodique, souple et diplomate.
Il/elle est à l'écoute des besoins des opérationnels et les oriente dans leurs démarches. Chargé(e) de la diffusion des offres d'emploi (presse, sites internet), il/elle gère la pré-sélection téléphonique, la prise de rendez-vous avec les candidats, participe aux entretiens et assure le relationnel avec les interlocuteurs extérieurs (écoles, associations, entreprises de travail temporaire...). Profil De formation Bac +2 à Bac + 3 complétée par une année de spécialisation, il/elle possède une première expérience des ressources humaines, affiche une grande réactivité, de la rigueur, de la ténacité et un excellent relationnel.
Il/elle gère la logistique des formations des salariés, recherche de nouveaux organismes de formation selon les besoins, consulte les opérationnels afin de recenser les différentes demandes des salariés et centralise les besoins. Par ailleurs, il/elle s'occupe de la déclaration 2483. Profil De formation Bac +2 à Bac +4, il/elle est autonome, rigoureux(se) et méthodique. Selon l'expérience acquise, ce poste est plus ou moins évolutif et offre une implication dans la stratégie de formation de l'entreprise. L'anglais est un atout pour prendre en charge la formation de salariés à l'étranger.
Assistant(e) Gestion Administration du Personnel Au sein du département Ressources Humaines, il/elle gère l'administration du personnel (congés payés, maladies, entrées et sorties, 1% logement), saisit les contrats et les attestations de travail et collecte les éléments de paie pour les transmettre aux prestataires extérieurs lorsque cette dernière est externalisée. Profil Il/elle est issu(e) d'un cursus administratif (BTS, DUT ou GEA option Ressources Humaines) ou d'une formation spécialisée (Maîtrise AES).
Chargée(e) de Recouvrement Amiable Il/elle procède aux relances écrites et téléphoniques des comptes débiteurs (professionnels et particuliers). Pour se faire, il lui faut tenir des tableaux de bord concernant ses démarches et assurer un suivi des encours clients. C'est pourquoi, il/elle travaille de concert avec le Département Administration des Ventes pour débloquer des commandes mais également avec le Service Comptabilité qui procède à l'analyse des comptes et à l'enregistrement des règlements. Profil Il/elle est généralement issu(e) d'un cursus BTS Action Commerciale ou bien d'une formation plus spécialisée et possède un excellent relationnel et une propension à trouver des solutions pour chacun des problèmes rencontrés.
Chargée(e) de Recouvrement Contentieux Il/elle travaille de concert avec les avocats et les cabinets juridiques et a pour mission de prendre en charge les différentes procédures enclenchées pour chacun des comptes débiteurs (commandement de paiement, saisie conservatoire de comptes...) mais également d'assurer un suivi de ces procédures, à tenir des tableaux de bord de ses actions et à réaliser une veille juridique. Profil De formation juridique Bac +2 à Bac +4 (maîtrise en droit des sociétés), il/elle est rigoureux(se), diplomate et sait respecter scrupuleusement les procédures.
En entreprise, au sein d'un service juridique ou bien en cabinet d'avocats, il/elle assure l'assistanat (gestion d'agendas, courrier, frappe de documents, classement, dépôt de statuts aux greffes...), prépare et suit les dossiers, assiste les juristes ou les avocats pour la rédaction de conclusions, d'actes... et les vérifie afin de déceler les erreurs éventuelles. Il/elle gère également le relationnel avec les avocats et les huissiers, assure la veille documentaire et la recherche de cas de jurisprudence ou de nouvelles lois applicables et fait circuler l'information. En entreprise, il/elle travaille sur des dossiers ayant plus trait au droit des sociétés (contentieux, litiges...) ou au droit social (contrats de travail, licenciements...). En cabinet, il/elle est l'interface avec les clients et procède également au suivi du règlement des factures, à la rédaction des notes de synthèse, des dossiers de plaidoirie ou de signification de conclusions. Profil De formation administrative Bac+2 (BTS Assistant(e) de Direction) ou universitaire (maîtrise, DESS en droit), il/elle affiche une bonne technicité, une grande rigueur, de l'organisation et de la méthode, le souci du détail ainsi qu'une grande discrétion.
* * * OfficeTeam Intérim est une division de RHI Intérim, filiale du groupe américain Robert Half International Inc., leader mondial du recrutement spécialisé depuis 1948 et coté à la bourse de New York.
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