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Carrière/Métier > Index

16-Fév-2009

 

Les figures de proue du métier
Les associations de secrétaires 1/2
Les associations de secrétaires 2/2
Les manifestations métier
Les publications professionnelles

L'image de la profession
Et demain ?

L'échantillonnage

 

 

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Les figures de proue du métier

 

Personnages forts, elles combattent pour défendre le métier. Formatrices, consultantes, coach... elles retransmettent leur savoir pour notre plus grand plaisir.
J'ai pris mon courage à deux mains et ai contacté chacune d'entre elles afin de leur demander de me brosser elles-mêmes leur portrait. Un exercice de style plutôt délicat auquel elles se sont livrées de très bonne grâce.

Josette Dubost

Top-Assistante : J'ai eu le grand privilège de pouvoir croiser Josette à de multiples occasions. C'est un personnage touchant, attachant et qui défend becs et ongles notre métier. Josette répond toujours présente lorsqu'on la sollicite, que ce soit pour animer une soirée d'associations de secrétaires ou bien encore avoir un simple conseil.
Plutôt que de brosser elle-même son portrait, Josette a choisi de laisser ses anciennes stagiaires s'exprimer à son sujet. C'est donc le témoignage de l'une d'elles qu'elle nous livre ici.

Josette DubostJosette Dubost est avant tout autre qualificatif, le meilleur vecteur de valorisation du métier de secrétaire/assistant(e). Josette, c'est un "missile" qui atteint le cour des participants à ses nombreuses conférences et formations durant lesquelles chacun est captivé, mais aussi secoué car ses exigences sont fortes et elle parle "vrai".
Elle veut le meilleur pour la profession et l'obtient. Pour celles et ceux qui penseraient que le métier tendrait à disparaître au profit d'une informatisation inhumaine, Josette, preuves à l'appui, démontre le contraire.

Elle véhicule un dynamisme incroyable, "on en redemande"... "M. le Pharmacien, je voudrais absolument le dopant "J. Dubost" prescrit par mon employeur !"
Ah si l'on pouvait l'avoir à ses côtés dans un moment de doute professionnel. Car toute vive et efficace qu'elle soit, elle est à l'écoute des anxiétés et des réserves que chacun peut avoir dans des passages professionnels difficiles. Elle apporte espoir et solutions. A tout cela vous ajoutez humour, naturel, chaleur humaine et neutralité qui ne sont que bénéfices. Josette, tout simplement, incontournable dans le métier.

Pour la contacter .

Ses ouvrages :

Dorothée Bazin

Top-Assistante : Celles qui ont lu quelques ouvrages sur la profession auront immédiatement reconnu le nom. Dorothée Bazin a, en effet, écrit de nombreux livres sur le métier et transmet ses compétences en matière d'organisation à de nombreuses assistantes.
Pour ma part, j'ai la grande chance de connaître Dorothée depuis près de 2 ans car je collabore, grâce et avec elle, au Manuel qu'elle évoque dans ces quelques lignes.

Dorothée Bazin"Depuis plus de 30 ans, j'accompagne avec passion les secrétaires et assistantes dans leur développement professionnel.
J'ai créé mon propre cabinet en 1992. Je poursuis toujours le même objectif : être en veille permanente sur les évolutions du métier pour aider les secrétaires à développer leurs compétences tout au long de leur carrière.
Depuis 2003, les Publications Agora, m'ont confié la rédaction en chef du Manuel de la secrétaire.
Je coordonne le travail l'équipe rédactionnelle et supervise l'édition de 7 mises à jour par an.
Je formule un souhait : que les secrétaires et assistantes poursuivent leur formidable évolution et que l'esprit associatif se développe encore pour fédérer un métier qui en a bien besoin !"
Dorothée Bazin

Ses ouvrages

Site : http://dorotheebazin.com/

Dominique Charmes

Dominque CharmesTop-Assistante : Je l'avoue honteusement. Je ne connaissais pas Dominique Charmes mais j'avais entendu évoquer son nom à de multiples occasions. Prenant mon courage à deux mains, je l'ai contactée. S'en est suivie une longue, très longue discussion téléphonique où j'ai pu apprécier sa vision pertinente du métier.

Formatrice indépendante depuis dix ans et ancienne assistante, je forme tous types de personnel d'entreprise dont bien sûr des assistantes dans des sociétés de tailles et de secteurs d'activités très différents. Dans ce texte je vais m'adresser aux assistantes, que les assistants ne m'en veuillent pas, j'ai seulement pris le parti de m'adresser à la grande majorité de la profession sans vous en exclure bien sûr.

Je dois vous faire un aveu, les stagiaires les plus exigeantes. se sont les assistantes. Je crois savoir pourquoi, nombre d'entre elles sont anxieuses du travail qui s'accumule pendant leur absence et il est impensable pour elles de perdre du temps. Et puis, elles sont rodées à la rigueur, à l'exigence et au besoin de perfection. Voilà donc des stagiaires qui veulent que chaque minute soit rentabilisée et qui ne se satisfont pas d'à-peu-près. Cela n'a rien d'étonnant puisque c'est leur quotidien ! Et c'est un défi que j'aime relever.

Aujourd'hui, je vois deux courants coexister dans les organisations des grandes entreprises. D'une part, des organisations qui proposent des postes où des assistantes reconnues dans leur rôle ont un positionnement incontesté et reconnu (elles apparaissent dans l'organigramme, ont des cartes de visite, signent certains documents de leur nom, ont des délégations définies, etc.). Ces assistantes ont les compétences liées à l'assistanat et en plus des spécialisations liées aux services dans lesquels elles travaillent. D'autre part, des organisations qui fonctionnent avec des assistanats partagés où une ou plusieurs assistantes travaillent pour plusieurs donneurs d'ordres. Dans ce cas de figure qui peut exister parallèlement au précédent, à part l'assistante en charge d'une équipe ou une assistante projet, les assistantes voient souvent leur poste réduit à des tâches d'exécution sans apport de plus-value, sans autonomie et sans connaissance des dossiers traités.

Cette deuxième forme d'organisation est logique dans des entreprises où certains ne savent pas vraiment quoi attendre d'une assistante d'une part et où le niveau acquis lors de leur formation ne permet pas à certaines assistantes de se positionner à leur avantage. En effet, il existe une grande disparité de formation et en comparant les anciennes secrétaires devenues assistantes et certaines assistantes juniors, le fossé me semble énorme et pas toujours à l'avantage de certains BTS actuels.

Et toujours des postes dans les PME : les assistantes de PME sont souvent très polyvalentes et ces structures offrent des postes très qualifiés où souvent les assistantes de direction ont de réelles responsabilités et des activités très variées. Elles sont au coeur des prises de décisions de l'encadrement et suivent les dossiers de bout en bout.

Le métier d'assistante n'est pas un métier facile. Il est réservé aux meilleures car c'est un métier qui demande de nombreuses compétences, quelques qualités humaines et de savoir-vivre et des nerfs d'acier. Beaucoup de personnes issues d'autres filières (même prestigieuses) veulent s'y essayer et s'y cassent les dents. Il faut le dire et le répéter, l'assistanat n'est pas à la portée des médiocres.

CCO : une véritable spécialité ! Tout le monde dans l'entreprise est sensé connaître la bureautique. mais c'est à elles que l'on s'adresse pour résoudre les "petits problèmes" des périphériques farceurs (scanner, imprimante, photocopieur). c'est une compétence qu'elles ont acquise souvent sur le tas ou, devrais-je dire, dans les tempêtes. Elles sont gardiennes de l'écrit, à elles la maîtrise du français, de sa syntaxe, de son orthographe et du respect des chartes graphiques. La pratique de l'anglais ou d'une ou deux langues étrangères est courante et pas seulement dans les grandes entreprises. Et surtout, ce sont les spécialistes des trois grands axes qui font le coeur de leur métier : la communication, la coordination et l'organisation dans les services.

Puis, j'ajouterai qu'elles doivent être diplomates, futées, sereines au milieu des pires tourmentes et avoir des nerfs d'acier (bis).

Et vous ne seriez pas fières, Mesdames, d'être assistantes ! c'est à n'y rien comprendre. Ce métier est l'un des plus complexes que je connaisse, il est soumis en permanence à des obligations de résultat et à une exigence de perfection et de rigueur sans exception aucune et, j'entends dire "nous ne sommes pas reconnues" encore trop souvent. Pourquoi ?

Et bien, Mesdames, c'est parce que vous êtes trop modestes ! Imaginez. Toutes les assistantes partent le même jour à la mer ! imaginez que de celles qui, tout en assurant l'accueil, gèrent les plis urgents et quelques autres tâches invisibles aux regards des autres acteurs de l'entreprise. à l'assistante de direction qui jongle avec l'agenda et les dossiers confidentiels, toutes les assistantes partent à la plage en même temps.
Quel chaos ! Amusant non ?
Pensez à tout ce que vous rendez possible, pensez à toutes les catastrophes que vous avez évitées, pensez à tous les obstacles que vous avez levés. et cela sans rien en dire.

Alors, assez de modestie, mettez-vous en avant, dites : "c'est moi qui l'ai fait. et la réussite n'était pas gagnée !". Ne soyez pas obligée d'être absente à cause d'une maladie pour que chacun soit conscient du travail que vous abattez. Montrez-vous. Vous êtes compétente, vous êtes utile, vous savez faire des choses que d'autres ignorent. dites-le, écrivez-le, affichez-le et soyez en fière.

C'est ainsi que le métier peut conquérir une visibilité et une reconnaissance qu'il mérite. C'est ainsi que ceux qui pensent qu'ils n'ont pas besoin d'une assistante se mettront à rêver d'en avoir une à leur coté, que ceux qui disposent d'assistanats partagés, insuffisants face à leurs besoins, monteront aux créneaux pour obtenir des outils pour vous indispensables ou que des organisations seront repensées pour vous permettre de mieux faire face aux demandes.

Adhérez à des associations, participez à des forums, allez sur des sites pour ne plus être isolée et vous rencontrerez d'autres assistantes aussi attachées à leur métier que vous et vous ferez parler de vous en bien.

Malheureusement il me faut mettre un bémol à mon propos. Il y a aussi des assistantes dont le degré de formation n'est pas à la hauteur des attentes et des besoins des entreprises. Celles-ci ne pourront que tirer le métier vers le bas. Je pense à celles qui ne parlent pas bien notre langue et l'écrivent encore plus mal. Il y a celles qui ne reconnaissent pas les règles des entreprises (hiérarchie, savoir-vivre, ponctualité, respect des autres et de leur travail, etc.). Elles conduisent la profession à sa perte, perte de prestige mais aussi perte de contenu des postes et dégringolade des salaires.

Pour conclure, outre d'abandonner la modestie, je voudrais dire aux assistantes d'être fières de leur métier, de s'armer de courage et de former les plus jeunes qui ne l'ont pas été assez. Mais aussi de former leurs donneurs d'ordres afin qu'ils sachent comment utiliser toutes leurs compétences et leurs potentiels individuels et enfin, de former leur DRH afin qu'ils continuent à les envoyer en formation (malgré le dérangement) et leurs permettent, sans retenue ni frein, d'évoluer comme n'importe quel autre professionnel performant.

Je suis persuadée que les assistantes ont un bel avenir dans l'entreprise et qu'elles doivent continuer à être les artisanes de cette évolution et de leur propre développement.

Elisabeth Durand-Mirtain

Elisabeth Durand-MirtainTop-Assistante : J'ai eu la chance de rencontrer Elisabeth à de multiples reprises. C'est une femme dynamique et qui s'investit à fond dans les projets. Certaines d'entre vous la connaissent : elle a animé le dernier Forum National du Secrétariat et est vice-présidente de l'European Management Assistants (Euma). Elle a en charge la délicate mission de mener à bien la prochaine Conférence annuelle Euma qui se tiendra à Nice les 21 et 22 octobre prochain. Nul doute : ce projet est entre des mains de maître !

Hier .Secrétaire-assistante : les débuts, l'investissement personnel et la vie associative

Des études de langues, qui me destinaient à être interprète, m'ont amenée à découvrir "par hasard" (plutôt par nécessité à cette époque !) le métier de secrétaire. Quelle belle découverte !
J'ai effectué ce métier pendant 22 ans, de l'entreprise informatique américaine à la multinationale française, passant tour à tour de "secrétaire" à "secrétaire de direction" puis "assistante de direction générale" et enfin "assistante ressources humaines".

Pendant ces 22 ans, comme un grand nombre d'entre vous, j'ai été active pour la profession. Mon objectif était de démontrer que ce métier est le plus formidable support sur lequel l'entreprise ou l'administration peut s'appuyer. Mon investissement m'a conduit tout naturellement à toujours apprendre pour progresser, à passer le BTS en 1996 (par V.A.E.) et à adhérer très tôt à une association professionnelle.

J'ai d'abord été membre puis vice-présidente d'une association de secrétaires en province, élue meilleure secrétaire de l'année (1996). Puis, à nouveau le hasard a mis sur mon parcours, il y a plus de 10 ans, l'unique association européenne des assistantes et de la fonction support : European Management Assistants (EUMA) (www.euma.org). J'ai d'abord été membre puis présidente pour la France pendant 3 ans.

Aujourd'hui . Consultante-Formatrice au service des secrétaires-assistantes, l'investissement pour la reconnaissance du métier et la vie associative

C'est encore le hasard. et mon activité associative. qui m'a doucement poussée vers ma profession actuelle. Ainsi, depuis 2001, je suis consultante-formatrice indépendante bilingue sur des thèmes de développement de l'efficacité personnelle et professionnelle pour des entreprises internationales, des PME/PMI, l'Administration, des écoles, etc. , pour tout type de public, dont les secrétaires et les assistantes de tout horizon. www.mirtain.com.

Je porte toujours le flambeau pour la reconnaissance du métier de secrétaire-assistante que j'aime ! Pour cela, j'anime des forums et des congrès, je suis intervenante dans des écoles supérieures et je donne des cours dans une université (Licence Professionnelle en Ressources Humaines). Je suis également auteur dans des guides professionnels dont un dédié aux assistantes (Le Guide de la Secrétaire de direction).

Depuis 2 ans, je suis vice-présidente pour l'Europe European Management Assistants (EUMA). Je suis chargée auprès de ce réseau européen, entre autres, de l'organisation des sessions de formations européennes et également d'un rapport "training and education for management support in Europe" : une étude comparative de la formation initiale et continue des assistantes dans les 20 pays européens de EUMA qui sera largement diffusée.

Demain . une évolution constante de l'assistante et une place reconnue tournée vers l'international

L'évolution du métier date de . 15 ans ? 20 ans ? J'ai l'impression d'en avoir toujours entendu parlé. Qu'en est-il réellement et de quoi sera fait demain ?

D'abord, laissons tomber la guerre des mots (secrétaire ou assistante ?) car elle peut éloigner de la véritable préoccupation. Parlons du contenu.

Les NTIC (Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication) ont transformé le métier d'assistante. Elles ont augmenté le flux des informations (il est si facile d'envoyer un e-mail !), l'assistante doit donc faire preuve de capacités à synthétiser et sélectionner. Les cadres et managers sont de plus en plus autonomes, voire absents (gestion de leur agenda, saisie sur leur ordinateur portable, etc.), l'assistante peut donc maintenant se consacrer à des activités à valeur ajoutée et développer des compétences spécifiques et des spécialisations (gestion, ressources humaines, droit, qualité, etc.) et prendre des initiatives.

La pression des urgences et des enjeux pèse sur l'entreprise, l'assistante va faire preuve de talents en organisation, le cour de sa mission. "Carrefour harmonieux de la communication", elle sait pratiquer les régulations nécessaires, écouter et prendre la parole pour remplacer ses collaborateurs. Les frontières s'ouvrent, le mixage des populations existe au sein des entreprises ou organisations, l'assistante développe ses compétences en langue (anglais en particulier) et favorise les échanges interculturels (au fait, les assistantes qui sont à 95 % ou plus des femmes, pratiquent bien la communication interculturelle avec leurs responsables, qui eux sont bien souvent des hommes !).

Pour l'évolution et la reconnaissance du métier, tout est aujourd'hui à portée de main : associations, sites dédiés, presse et guides, échanges informels. Les assistantes ont pris leur destin en main. Je veux bien continuer à les aider.

Avez-vous constaté que le mot 'hasard' est revenu à chaque étape de ma vie ?
"Le hasard aime servir celui qui suit toujours une même pensée" (Jules Michelet, historien français). La pensée que j'ai toujours suivie est celle-ci : "dans le métier d'assistante si riche et si passionnant, toutes les facettes de l'entreprise sont autant d'opportunités à saisir pour ancrer sa reconnaissance".

Elisabeth

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