Organiser un événement

Organiser un événement est une tâche aujourd'hui communément dévolue aux assistantes. Passionnante mais stressante, elle obéit à un déroulement strict.

eventOrganiser un événement est une tâche aujourd’hui communément dévolue aux assistantes. Passionnante mais stressante, elle obéit à un déroulement strict.

Le cahier des charges

Le cahier des charges, aussi appelé brief, détermine les grandes lignes de la manifestation. Pour les agences de communication, il est communiqué par le client. Chez l’annonceur, il peut émaner de la direction générale, du marketing ou de la communication. Quoi qu’il en soit, ce document constitue la base de travail incontournable de toute manifestation. Le cahier des charges fixe les éléments suivants :

  • l’objectif de la manifestation : ce dernier peut être multiple : informer, stimuler, faire réfléchir sur un thème (avec sessions de travail en sous-ateliers), récompenser (séminaire des ventes)…
  • le public concerné par la manifestation et le nombre de personnes attendues : ce peut être les salariés de l’entreprise dans le cas de séminaires de stimulation, ou bien des clients invités à découvrir un nouveau produit, ou bien des partenaires institutionnels que l’on souhaite informer, dans le cas par exemple, de Ministères.
  • le lieu de la réunion : il peut être imposé ou limité géographiquement (Paris, région Lyonnaise, région Picarde…).
  • les dates de la manifestation ou la période durant laquelle cet événement devra intervenir. Généralement et suivant l’ampleur de la manifestation, les colloques ou séminaires se prévoient au minimum 3 mois avant la date de leur tenue. Ce délai est nécessaire pour imprimer les invitations, les router, rechercher les prestataires, préparer les dossiers du participant et déterminer le contenu des thèmes abordés.
    Certaines manifestations peuvent se dérouler sur des demi-journées seulement, ou au contraire se tenir sur plusieurs jours.
     
  • le budget alloué : ce point est tout particulièrement déterminant car c’est lui qui va permettre de resserrer l’étau des possibilités, du séminaire Hautde gamme se déroulant dans un château, avec hébergement en hôtellerie**** à la réunion plus traditionnelle, dans une salle d’hôtel. A noter : en cas d’opération impliquant de l’hébergement et de la restauration, sachez que ces deux postes réunis peuvent représenter à eux deux près de la moitié de votre budget.

Le lieu

L’offre, en matière de salles est pléthore : elle se décline depuis la salle de château à la simple salle de réunion en centre d’affaires.

Le choix dépend d’une part du public visé, du standing donné à l’événement et d’autre part, du caractère de la manifestation. En effet, l’organisation d’une soirée permet d’orienter le choix vers un lieu ludique ou inhabituel.

Voici quelques exemples de lieu possibles, des plus classiques, à certains originaux :

  • les salles de réunion des centres d’affaires : particulièrement adaptées à des réunions ponctuelles destinées plutôt à du personnel interne et à un nombre de participants très restreint (-50 personnes). Les centres d’affaires offrent un nombre limité de salles de petite capacité.
  • les palais des Congrès et les grands hôtels : plutôt adaptés à des colloques réunissant un grand nombre de participants (120-1000 personnes). Ils disposent généralement d’un grand nombre de salles modulables et permettent de ce fait, d’organiser à la fois des plénières (salle réunissant l’ensemble des participants) et des sous-commissions (répartition des participants en petites cellules de travail). Ces salles peuvent aussi bien s’adresser à du personnel interne qu’à du personnel externe à la société. Par contre, elles ne sont pas conseillées pour des soirées de prestige.
  • les monuments de style classique ou les châteaux : les grandes villes offrent la possibilité de louer des salles dans des bâtiment de style classique, comme la Maison de la Chimie, à Paris. Nombre de châteaux également peuvent être réservés pour des manifestations de prestige.
  • Les péniches : d’une capacité restreinte, elles sont surtout utilisées pour l’organisation de déjeuners ou de cocktails. La capacité de la plus grande d’entre elles avoisine les 120 personnes en déjeuner debout. A noter : il existe à Paris, un bateau à roues à Aube, le Louisiane Belle, accosté près du pont de Javel.
  • Les musées, cinémas, théâtres, restaurants… : eh oui, il est possible de « privatiser » certains monuments célèbres l’espace d’une soirée ou d’un événement. Il en est ainsi de certaines salles du Louvre, de la Géode, du Planète Hollywood et de Disneyland… Certaines privatisations obéissent à des consignes très strictes (plages horaires très spécifiques, types de manifestations acceptées…).
  • les halls d’exposition : comme leur nom l’indique, ces lieux sont plutôt destinés à l’organisation de salons professionnels ou à des manifestations nécessitant l’installation de stands. Il s’agit en effet de grands plateaux nus et qu’il convient « d’habiller ». Les coûts de décoration peuvent donc être conséquents.

Le choix du lieu est bien évidemment fonction de votre budget mais aussi de votre type de manifestation :

  • pour un colloque ou séminaire de travail (sans animation), optez plutôt pour un palais des Congrès. Le Palais des Congrès de Paris est d’un excellent rapport qualité/prix et je vous recommande leur excellent buffet des régions.
  • pour un séminaire ou colloque destiné à des clients, privilégiez des lieux plus insolites tels la Géode, la Colline de l’Automobile… où vous pourrez clore votre manifestation par la diffusion d’un film ou la visite privative du musée…
  • pour un séminaire de stimulation destiné aux salariés de votre entreprise, choisissez plutôt soit un château dans le parc duquel vous organiserez un parcours sportif ou chasse au trésor, ou bien encore un centre de karting…

La salle

Plusieurs types d’agencement sont possible en fonction du nombre de participants et du type de manifestation.

La disposition en U  u  ou en oval oval

Ce type de disposition est particulièrement conseillé pour les réunions avec un nombre limité de participants (15-25 maximum).

Privilégier la disposition en U lorsque les débats sont animés par un orateur ou lorsque les participants doivent assister à une projection.

La disposition en « École » ecole

Chaque participant dispose d’une chaise et de sa propre table et fait face à l’orateur. De part sa connotation très scolaire, évitez au maximum d’employer cette disposition et privilégiez la disposition en théâtre, quitte à utiliser des chaises-écritoires (chaises équipées d’une tablette pivotante permettant la prise de notes).

La disposition en théâtre theatre

C’est l’agencement le plus classique : chaque participant est assis face à l’orateur. Les chaises peuvent être équipées de tablettes lorsque les participants sont appelés à prendre des notes.

La disposition « Cocktail » cocktail

Ce type de disposition que vous trouverez dans de nombreux guides de salle, indique le nombre maximum de personnes que la salle peut accueillir en station debout. Inutile de dire que ce type d’agencement cadre mal avec l’organisation de séminaires ou de colloques… A réserver uniquement pour les cocktails, donc ou pour les buffets debout.

 

Les annuaires de salles

Pour vous aider dans votre recherche, il existe des guides spécialisés parmi lesquels :

  • Le Guide Réunir. L’une des références en matière de guide. Recherche de salles en ligne possible avec, pour certaines salles, une visite panoramique. Site et guide extrêmement détaillé (1 fiche descriptive par salle avec de nombreuses photos).
  • Le BedoukGuide détaillé : 1 fiche par lieu avec photos et prestations offertes. Recherche en ligne possible mais peu fonctionnelle.
  • Destination Séminaire, courtier en Séminaires
    Pour tout Evénement d’entreprise : comité de direction, séminaire, réunion, incentive, road-shows, sessions de formation, assemblée générale.
    Destination Séminaire ne contracte aucun partenariat avec les prestataires (demeures, châteaux, Hôtels, animations…) afin d’être totalement libres, indépendants.  Au delà de toute relation de partenariat, Destination Séminaire s’attache à vous faire gagner du temps, sans aucun frais.
  • ABC Salles – Site internet qui propose de se charger de rechercher les salles en fonction de vos critères. Vous remplissez un formulaire en ligne. Le site vous propose alors un choix de sites en adéquation avec votre demande. Un interlocuteur ABC salles prend ensuite contact avec vous pour affiner votre recherche.

Mon conseil

Faites systématiquement un repérage des lieux avant de soumettre votre proposition à votre client ou votre direction.
Certaines photos peuvent être trompeuses… Je me souviens en particulier d’une salle retenue directement par le client. La photo présentée dans le guide laissait entrevoir un hall de marbre, plutôt haut de gamme. La visite des lieux fit apparaître qu’il s’agissait en fait d’un centre d’examens, dont le sol de marbre était loin d’avoir l’éclat et le rutilant de la photo, et, cerise sur le gâteaux, les lieux étaient en cours de traitement… contre les cafards !

Les prestataires nécessaires au bon déroulement d’une manifestation

Pour organiser un événement, vous aurez besoin de faire appels à de nombreux prestataires. Ce paramètre dépend, comme tous les autres, du style et de l’ampleur de votre manifestation. Il se peut donc que la liste ci-dessous ne soit pas exhaustive.

Les hôtesses et vestiairistes

Ce sont elles qui seront chargées de l’accueil des participants.
On prévoit généralement une hôtesse pour 10 participants. Idem pour les vestiairistes.
On désigne sous le terme de « cravates rouges », leurs homologues masculins.
Le nombre des hôtesses peut être modulé en fonction des horaires : plus nombreuses au moment des arrivées, le nombre peut être réduit dans le courant de la journée.

Leurs missions peuvent être diverses :

  • simple accueil ou accueil avec pointage de listing et remise de badges et de dossiers du participant.
  • en cas de manifestation avec des participants étrangers, prévoyez quelques hôtesses supplémentaires pour la remise des casques de traduction et briefez-les sur leur fonctionnement.
  • passage des micros en salle lors des questions-réponses avec la salle.
  • remplacement des gobelets et des bouteilles du pupitre orateur à chaque changement d’intervenant.
  • remplacement des chevalets à chaque changement d’orateur.
  • guidage des participants vers la salle de restauration à l’heure du déjeuner et puis à nouveau vers la salle de conférence à l’issue du déjeuner.
  • guidage des participants vers les différentes salles de sous-commission, le cas échéant.
  • fourniture de renseignements d’ordre général : location des téléphones publics, toilettes et sortie.

Le nombre de vestiairistes sera forcément plus important durant la période d’hiver que durant l’été.
Le nombre d’hôtesses fluctuera également en fonction de la configuration des lieux : il sera plus important si vous choisissez un lieu comportant de nombreux couloirs et escaliers ou si vous devez répartir les participants dans des salles de sous-commission situées à des étages différents. Un repérage des lieux est donc impératif avant tout chiffrage de ce poste.

Les hôtesses et vestiairistes sont placées sous les ordres d’une chef-hôtesse qui les coordonne et dirige en fonction des temps forts de la manifestation. Si pour des raisons de coût vous décidez de vous passer de ses services, il vous reviendra alors d’assumer cette fonction.

Choisissez votre agence d’hôtesses avec soin car ce sont elles qui conféreront l’image de votre manifestation, par leur façon d’accueillir et de répondre aux participants.

Pour ma part, je vous recommande d’éviter de recourir aux services d’élèves-hôtesses à moins que vous ne connaissiez déjà ladite école de réputation : les coûts sont certes moindres mais je me souviens d’une salle nous ayant imposé ce type de prestation. Les élèves-hôtesses, pourtant rémunérées, avaient, à notre insu, disposé une coupelle à l’attention de nos participants. Plus dames pipi qu’hôtesses ! Plus grave, elles n’avaient tenu aucun compte de nos observations à ce sujet. Sans compter leur attitude avachie et leurs bavardages permanents devant nos clients… Prudence donc si vous désirez opter pour une formule plus économique…

Pour les vestiaires et si les lieux ne sont pas équipés à cet effet, pensez à demander des portants. Pensez également à demander à l’agence de prévoir les tickets de vestiaire correspondant.

Les traiteurs

Dans le cadre de votre opération, vous aurez certainement recours à leurs services, ne serait-ce que pour l’accueil de vos participants. Ils peuvent vous être imposés par le lieu que vous aurez retenu. D’autres salles, vous laissent totalement libre de votre choix.

Le café d’accueil et les pauses

Plusieurs formules sont disponibles :

  • café, thé, jus de fruit et viennoiseries (formule la plus coûteuse).
  • café, thé, jus de fruit et biscuits secs (un bon compromis).
  • café, thé, jus de fruits pour les pauses.
  • ou café et thé, tout simplement.

Prévoyez une formule avec viennoiseries pour une manifestation commençant vers 9h ou plus tôt ou si votre opération doit drainer des participants arrivant de province.

Pour une manifestation se déroulant sur une journée (9h-18h), on prévoit généralement deux pauses : une vers 10h/10h30, l’autre vers 16h/16h30.

Le déjeuner ou dîner

Ici aussi coexistent plusieurs formules, depuis le déjeuner traditionnel servi assis aux formules de buffet.
Votre choix dépend essentiellement du temps alloué au déjeuner : une formule déjeuner servi assis permet de s’assurer que chacun finira de déjeuner en même temps et facilite donc la gestion du timing. Idéal donc pour les manifestations où le respect de l’horaire est primordial.

Vous aurez, par contre, plus de mal à drainer vos participants vers la salle de conférence si vous organisez un buffet. Certains chercheront à s’attarder et il vous faudra peut-être user de diplomatie pour les ramener vers la sortie… Réservez donc les buffets aux soirées.

Pensez également à faire dresser des tables avec des panneaux « réservées ». Ainsi, il est de coutume que les intervenants se regroupent autour du président de séance, de manière à pouvoir discuter des aménagements éventuels à faire au niveau des plannings d’intervention ou des thèmes à (ne pas) aborder à l’issue de la matinée.

De même, faites dresser une ou deux tables un peu à l’écart pour vous-même, les hôtesses et les techniciens. Prévoyez éventuellement un roulement au niveau des hôtesses de façon qu’il y ait toujours une permanence à l’accueil. Informez votre traiteur que cette table devra être servie la première : il ne s’agit pas là d’user d’un privilège, mais simplement de vous assurer de terminer votre déjeuner avant tous les autres participants… pour pouvoir retourner sur le pont avant eux ! Il vous faudra sans doute procéder à d’ultimes réglages techniques en fonction du déroulement de la matinée.

Les traducteurs

Si votre manifestation doit accueillir des participants ou intervenants étrangers, prévoyez des interprètes.
Ce sont eux qui se chargeront de fournir les cabines de traduction si la salle choisie n’est pas équipée, ainsi que les casques.
Chaque interprète est généralement spécialisé dans un domaine particulier : il n’est donc pas possible ici d’en recommander un plus particulièrement.

La sonorisation, l’éclairage, l’enregistrement des débats

Généralement ces prestations sont assurées par l’équipe régie de l’établissement où se déroule la manifestation. Il se peut néanmoins, que dans certaines circonstances, vous ayez vous-même à trouver des prestataires pour l’enregistrement vidéo de votre manifestation, par exemple. Il vous faudra alors faire appel à une société de production audiovisuelle.

Pensez au minimum, pour des colloques ou séminaires, à procéder à l’enregistrement sonores des débats, sur cassettes audio. Votre client appréciera sans doute d’avoir cette trace de la manifestation.

La décoration / Prestataires divers

Suivant la configuration des lieux, il vous faudra peut-être « meubler » certains espaces.
Vous pouvez songer à la location de plantes, à la réalisation de pupitres sur mesure, à des oriflammes.

Certaines manifestations impliquent un besoin en matériel spécifique : location de talkies-walkies, location de wc pour handicapés…

Les supports de communication

Précisons toute suite que l’ensemble des supports de communication liés à un même événement doivent tous véhiculer la même identité graphique.

Le badge

Le badge est un élément incontournable à toute manifestation. Il permet de repérer un interlocuteur en cas de besoin, de savoir qui est ou non présent à la manifestation.

Le badge comporte donc le nom et le prénom de son détenteur. Il peut mentionner d’autres informations en fonction de la pertinence de ces dernières, par exemple, département d’origine ou société. Cela peut contribuer à créer des synergies entre des personnes ne se connaissant pas et issues de la même région. Ce type de mention est laissée à l’appréciation du client.

Vos badges peuvent également comporter des bandeaux de couleur destiné à permettre une identification particulière. Par exemple, on peut allouer un code couleur par atelier : bandeau vert pour l’atelier 1, bandeau rose pour l’atelier 2 et ainsi de suite. Ou pour restreindre la circulation des visiteurs. Ainsi, on peut décider qu’un visiteur bénéficiant de toutes les autorisations et libre d’aller « en coulisse » (comme les organisateurs de la manifestation, par exemple) disposera d’un bandeau Bleu. Le code couleur est plus rapidement identifiable qu’un texte, c’est pourquoi il est préférable de privilégier ce système en cas de besoin.

Votre badge peut également comporter en rappel le visuel de votre manifestation, à condition que celui-ci puisse être considérablement réduit, tout en demeurant identifiable.

Les badges sont remis à l’entrée par les hôtesses, en même temps que le dossier du participant. Vous devez prévoir un listing de toutes les personnes inscrites et les pointer au fur et à mesure de leur arrivée. Prévoyez donc autant de listings que d’hôtesses et n’oubliez pas de compiler les informations après la manifestation. Vous saurez ainsi très précisément qui a été présent à votre manifestation et pourrez relancer les bons interlocuteurs.
De la même manière, n’oubliez pas d’inscrire sur une feuille à part, toutes les personnes se présentant à votre manifestation sans avoir été inscrites. Le plus rapide est encore de leur demander une carte de visite professionnelle, afin de réduire l’aspect « administratif » de la procédure d’inscription et de gagner du temps.

Vos badges doivent être rangés par ordre alphabétique. Afin de gagner du temps, je vous conseille d’investir dans des boîtes à badges prévues à cet effet. En plastique souple, elles sont légères et disposent d’une poignée de transport. Les badges sont calés dans des rainures et leur maintien est donc assuré. Il ne vous reste plus, à votre arrivée sur les lieux de la manifestation, à retirer leur couvercle. Gain de temps assuré. 

Préférez également les badges disposant à la fois d’une épingle et d’une pince. Certains visiteurs rechignent à utiliser les épingles et à perforer leurs vêtements. Laissez vos visiteurs décider !

Le carton d’invitation

Prévoyez généralement un 4 volets, format ouvert 297 x 210 mm, dans lequel sera inséré le coupon réponse.

Voici les éléments qu’il convient de faire figurer sur votre carton d’invitation :

  • bulletin1ère de couverture : titre, date et lieu de la manifestation, logo de la manifestation. Éventuellement un visuel. Dans ce dernier cas, intégrez à votre budget les frais de droits d’images éventuels ;
  • pages intérieures : objectifs et programme détaillé de la manifestation ;
  • 4ème de couverture : coordonnées de la société et plan d’accès.

Le coupon-réponse

Il est toujours préférable de joindre un coupon réponse à votre invitation. On utilise généralement un format 210 x 110, c’est-à-dire le format utilisé traditionnellement pour les enveloppes commerciales.

  • recto : Lignes pour le Nom, prénom, organisme/société, Adresse, code postal, ville (éventuellement email) Cases à cocher viendra – viendra pas – viendra accompagné (le cas échéant) Participera au déjeuner (ou autre !) oui/non. Si la personne invitée doit participer à des ateliers, lui demander de formuler ses différents choix (choix 1, choix 2, choix 3…) (cliquez sur l’image ci-contre pour l’agrandir).
  • verso : adresse de retour du coupon réponse et marquage de l’emplacement du timbre. Il pourra donc être retourné tel que, sans être glissé dans une enveloppe. Si vous souhaitez opter pour des réponses pré-payées par vos soins, le site de la Poste offre plusieurs formules :http://www.laposte.fr/entreprises/marketing/faciliter_rep.htm.

La mallette du participant

Il est d’usage, lorsque l’on doit remettre des documents aux participants, de glisser ces derniers dans une mallette. Suivant le budget dont vous disposez cette mallette peut être réalisée en différents matériaux, du moins cher (carton), au plus chic (cuir) en passant par le plastique et le tissu.

Ce dernier matériau est le plus usité et l’on trouve aujourd’hui tout une gamme d’articles et de styles.

Ainsi, vous pouvez opter pour une simple pochette d’un centimètre d’épaisseur ou pour une mallette avec poignée, pouvant contenir plusieurs petits ouvrages, sans oublier le fameux conférencier (un support en plastique muni d’une pince permettant de retenir des feuilles de papier).

Il est tout à fait possible d’apposer un marquage sur ces supports. Dans ce dernier cas, soyez cohérentes et reprenez le visuel ou le logo de votre manifestation. Le coût du marquage comprend des frais fixes (les frais techniques) et des frais variables (on paie au nombre de couleurs).

Le dossier du participant

Le contenu du dossier du participant varie en fonction du type de manifestation.
En tout état de cause, il doit au minimum comporter :

  • le programme de la (ou des) journée(s) ;
  • le cas échéant, le plan de la manifestation (pour un événement de type « salon » avec stands exposants) ;
  • si les participants doivent être amenés à prendre des notes, pensez à fournir un petit carnet (marqué ou non aux couleurs de votre manifestation) ou quelques feuilles vierges ainsi qu’un stylo.

La signalétique

kakemonosSuivant la complexité de la configuration des lieux retenus pour votre manifestation, vous pouvez être amenées à réaliser une signalétique.
N’oubliez pas de la budgéter en amont : ces petits « a-côtés » finissent par gréver un budget.

Éventuellement, pensez aux kakemonos. Les kakemonos sont des banderoles de tissus imprimées, tendues sur des armatures de métal.

Points à valider en amont ou durant la manifestation

  • La plupart des salles sont louées sonorisées et équipées de paperboard ou de vidéoprojecteur. Néanmoins, faites-vous toujours préciser le matériel fourni en standard et celui disponible sur option.
  • Faites-vous également expliquer le fonctionnement des matériels audiovisuels fournis et procédez aux réglages éventuels (contraste pour la vidéo, volume pour le son). Le mieux est de valider leur bon fonctionnement la veille de la manifestation.
  • Tâchez de prévoir une répétition générale avec les orateurs, au pire le matin de la manifestation, afin qu’ils maîtrisent également le fonctionnement de ces différents matériels (en particulier les micros et les télécommandes du vidéoprojecteur), qu’ils repèrent le moyen d’accéder à la scène pour assurer une fluidité à votre manifestation.
  • Veillez à ce que les pupitres orateurs soient munis de chevalets portant leur nom et que ces derniers soient visibles des premiers rangs de la salle (pensez éventuellement à demander à une hôtesse d’assurer le changement des chevalets à chaque changement d’intervenant).
  • Prévoyez une petite bouteille d’eau et des gobelets pour chacun des intervenants ainsi que des blocs et des stylos.

La manifestation

Vous voici rendue au fameux jour J.
Quels sont les ultimes préparatifs à assurer pour le bon déroulement de votre manifestation ? Quel matériel prévoir sur place pour ne rien oublier ?

En tout premier lieu, prévoyez d’arriver sur les lieux au minimum une heure avant l’ouverture.

Ce laps de temps doit vous permettre de bien prendre connaissances des lieux (vous devrez sans doute orienter vos visiteurs vers les lieux d’aisance, les cabines téléphoniques, les vestiaires, les arrivées des taxis…). Repérez tous ces endroits stratégiques.

Disposez également vos badges sur les tables d’accueil ainsi que les éventuelles mallettes du participants.
N’oubliez bien évidemment pas les listings de pointages et prévoyez des listes vierges pour ajouter les visiteurs de dernière minutes.
Procédez également aux derniers réglages techniques (prévoyez de venir la veille au soir pour valider les aspects techniques : sonorisation, vidéoprojecteur…).
Vous devrez également prendre le temps de briefer les hôtesses d’accueil sur leurs missions (pointage des participants, remise des badges et des dossiers

Voici le matériel à ne pas oublier :

Matériel à ne pas oublier

  • Un ordinateur portable (pour les retouches PowerPoint de dernière minutes).
  • Badges des participants + badges vierges.
  • Listing des participants avec lignes pour inscriptions sur place.
  • Agrafeuse (pour agraffer sur ces listings les cartes de visite des inscrits sur place).
  • Feuilles vierges (au cas où vous auriez besoin de prendre des notes ou de placarder une petite affiche).
  • Quelques gros marqueurs.
  • Du scotch.
  • Une paire de ciseaux.
  • Quelques stylos.
  • Les visuels de votre manifestation.
  • Votre dossier avec la liste de vos contacts.
  • Les dossiers du participants.

A faire sur place 

  • Repérer les lieux (les participants vous poseront mille et une questions : où sont situés les sanitaires, ou peut-on téléphoner, tirer de l’argent à un distributeur…).
  • Briefer les hôtesses (remise des dossiers, des badges, passage des micros en salle…).
  • Faire les derniers réglages techniques.
  • Repérer les interlocuteurs techniques du lieu de la manifestation (noter leur numéro de poste).
  • Disposer les badges et dossiers du participants.
  • Accueillir les intervenants (penser la veille, le cas échéant, à faire livrer un bouquet de fleurs ou une corbeille de fruits à leur hôtel).
  • Accueillir les visiteurs.

Le debriefing

Beaucoup d’agences ou de services de communication négligent le debriefing.
Pourtant, il constitue une phase toute aussi importante que le cahier des charges.
L’objectif du debriefing est de mettre en évidence les dysfonctionnements pour tâcher d’anticiper, lors d’une prochaine manifestation, de réitérer les erreurs du passé.
A cette fin, il convient lister tous les problèmes rencontrés, aussi bien en amont de la manifestation (préparation) que le jour même de cette dernière.
A titre d’exemple, pourront être évoqués :
  • les difficultés à concevoir le fichier de base pour les invitations, la pertinence de ce dernier (n’oubliez pas de l’alimenter avec les inscriptions que vous avez récoltées le jour de la manifestation), la durée de la manifestation (trop de temps morts, pas assez de pauses ou pauses trop courtes, manifestation trop dense…) ;
  • les problèmes techniques (problèmes de matériel, problème de fléchage…) ;
  • les délais de réalisation des supports de communication (difficultés à obtenir les documents, nombre insuffisant…) ;
  • le traiteur (pauses et déjeuner) : y avait-il suffisamment ? Que penser de la qualité ? Convient-il de prévoir des types de repas spécifiques en fonction de cette cible (plats végétariens, nourriture casher…) ?
  • le cas échéant, les animations prévues ont-elles rencontrées le succès escompté ?
  • le cas échéant, l’hébergement a-t-il été adéquat ?
  • listez chacun des prestataires utilisés (traducteurs, techniciens vidéo/son, hôtesses d’accueil… et notez leurs performances).
Éventuellement, préparez un questionnaire d’évaluation de votre manifestation que vous glisserez dans le dossier du participant et prévoyez une urne à cet effet au niveau du comptoir d’accueil.
Pensez également à conserver dans vos archives un exemplaire de chaque document conçu à l’occasion de la manifestation (carton d’invitation, exemplaire du dossier participant, du dossier presse, coupures de presse sur les retombées.

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