Outlook : créer un mail automatique (macro)

Vous devez envoyer un mail tous les vendredis aux membres de votre équipe pour leur rappeler de saisir leur feuille de temps ? Vous souhaitez envoyer un mail automatique pour souhaiter l’anniversaire d’un salarié à la date de survenance de l’événement ? 
Bizarrement, Outlook ne propose aucune fonction pour créer des mails automatiques. La solution passe donc par les macros mais rassurez-vous, ce n’est guère compliqué !

Principe de fonctionnement

Le fonctionnement est le suivant : 

  • Vous créez un rendez-vous dans votre agenda et lui affectez une catégorie particulière.
  • Le jour et à l’heure fixée, la pop-up rappel s’affiche et déclenche l’envoi du mail.
  • Le code récupère les informations saisies dans les différentes zones du rendez-vous pour rédiger le mail. Par exemple, l’objet du rdv servira aussi d’objet au mail.

Créer une catégorie

La macro utilise le champ Catégorie pour déterminer si un message doit ou non être envoyé. En effet, sans ce paramètre, le message serait envoyé pour tous les rendez-vous figurant sur votre agenda, ce qui serait … problématique ! Catégorie servira donc de « filtre ».

Pour créer une catégorie, activez l’onglet Accueil – Classer – Toutes les catégories

Choisissez une catégorie, renommez-la. Le nom que vous choisirez sera utilisé dans la macro. Notez-le sur un papier.

Créer le rendez-vous

La macro utilise les rdv (et non les tâches) pour générer les rappels. Tout simplement parce que les tâches n’offrent pas suffisamment de champs texte pour permettre à la macro de fonctionner.

Vous devrez donc créer un rendez-vous dans votre agenda en détournant l’utilisation de certains champs :

  • le contenu du champ Objet servira également pour l’objet du mail automatique.
  • le champ Emplacement devra contenir les adresses emails des destinataires. Il est vivement conseillé, en cas de multi destinataires, de créer préalablement une mailing list dans votre carnet d’adresses.
  • le corps du rendez-vous contiendra le corps du mail automatique. Vous devrez probablement y ajouter votre signature (à vérifier suivant votre poste de travail).

Affectez ensuite à votre rendez-vous la Catégorie définie plus haut.

Affectez un Rappel à votre rendez-vous.

Le mail automatique ne sera envoyé qu’à ces 2 conditions : présence de la catégorie + rappel.

Le module de macro

Activez le module de macro à l’aide du raccourci Alt F11 ou en cliquant sur l’onglet Développeur Visual basic.

Dans la fenêtre Projet, déroulez l’arborescence et cliquez sur ThisOutlookSession.

Dans la fenêtre de droite, collez le code ci-contre.

Éventuellement, signez votre macro.
Cliquez sur Enregistrer et refermez le module.

Il ne reste plus qu’à tester votre macro. Pour cela, créez un rdv fictif, saisissez votre adresse mail dans le champ emplacement et patientez jusqu’à la fenêtre de rappel et refermez-la.

Si vous avez utilisé la méthode Send, vérifiez vos mails envoyés. Sinon, le message automatique devrait s’afficher sur votre écran, prêt à partir.

Macro à copier

Copiez-collez le contenu ci-dessous dans la zone de macro.

Commentaires

  • « Mails automatiques » : remplacez Mails automatiques par le nom de la catégorie que vous avez créée.
  • objMsg.SendUsingAccount = objMsg.Session.Accounts.Item(1) : à utiliser si vous gérez plusieurs boîtes mails. Le chiffre 1 indique que l’on utilise le 1er compte de messagerie pour l’envoi du mail. Ce paramètre devrait convenir à la majorité des cas. Si vous ne gérez pas plusieurs comptes de messagerie, supprimez la ligne ou faites-la précéder d’une apostrophe ‘.
  • objMsg.Importance : permet de définir le message comme important. Si tel n’est pas votre souhait, placez une apostrophe devant la ligne ou supprimez-la.
  • objMsg.Attachments.Add : cette instruction permet de rajouter une pièce jointe à votre mail. Vous devrez rajouter autant de lignes objMsg.Attachments.Add qu’il y aura de pièces jointes. Pour chacune d’elles, vous devrez ensuite indiquer le chemin d’accès complet et le nom de la pièce jointe en respectant scrupuleusement sa graphie (capitales et minuscules).
    Si vous n’avez pas de pièce jointe, supprimez la ligne.
  • objMsg.Send : utilisez la méthode Send pour envoyer le mail en tâche de fond, sans votre intervention. Si vous préférez contrôler le mail avant son départ, préférez la méthode Display.

Nadège GUILBERT

Conceptrice, animatrice du site www.top-assistante.com

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