Canva : un outil pour vos créations graphiques

Vos flyers professionnels gratuitement en quelques clics

Parce qu’être assistante ce n’est pas forcément être graphiste, s’appuyer sur des maquettes en ligne élaborées par des spécialistes peut s’avérer un choix judicieux.
C’est ce que propose l’outil en ligne gratuit www.canva.com/fr_fr/creer/flyers/.

Un outil collaboratif

Après inscription sur le site, Canva vous invite à créer votre Equipe de travail. 

Cette étape est facultative mais elle présente un intérêt pour les services marketing où il est d’usage de partager les maquettes créées par les utilisateurs.

Si vous êtes intéressée par cette option, sachez que vous pouvez soit saisir dès à présent les adresses emails des membres de votre équipe, soit reporter cette étape à une session ultérieure par le biais  de l’option Créer une équipe du panneau suivant.

Si vous ne souhaitez pas partager vos créations, cliquez simplement sur le lien situé en bas de la page pour sauter cette étape.

Le panneau principal vous permet de concevoir tout type de document. Certains ont même été pensés pour respecter les dimensions des interfaces auxquelles ils sont destinés : couverture Facebook, pubication Twitter.

Il suffit simplement de cliquer sur le type de document que vous souhaiter réaliser pour accéder à différents modèles. 

 

Des modèles par millier

Si vous ne trouvez pas le modèle idéal parmi les différentes propositions par défaut de Canva, voici une petite astuce pour accéder à une liste thématique beaucoup, beaucoup plus exhaustive ::

  • Revenez à la page d’accueil (cf. image de gauche) en cliquant sur le logo Canva.
  • Dans la fenêtre de droite, cliquez sur Besoin d’aide ? situé en bas et à droite de la page.
  • Cliquez sur Browse – Templates pour accéder à une liste thématique de modèles. 
  • Une fois le modèle choisi, cliquez dessus pour l’activer et le modifier !

Des outils intuitifs

La barre d’outils de gauche comprend 5 catégories (Modèles, éléments, texte, fonds, images) donnant accès à des palettes d’outils complémentaires.

Chaque élément de votre composition est modifiable : il suffit de le cliquer sur ledit élément pour le personnaliser. Un menu contextuel apparaît alors en haut de l’interface :

Vous pouvez également ajouter des éléments (texte, image…) complémentaires à votre maquette. Attention : certains composants sont payants.

Une fois votre composition effectuée, vous pouvez la Partager, la Télécharger sur votre disque dur ou encore Commander des impressions. Toutes ces options sont accessibles en haut et à droite de l’interface.

Un centre de ressources pédagogiques

Vous rêvez de vous perfectionner dans le graphisme ? Canva propose de nombreux didacticiels pour vous former. Seul bémol mais de taille : ces didacticiels ne sont disponibles qu’en anglais dans le centre de support à l’adresse https://www.canva.com/templates dans les menus Learn et Tools.

Commençons par le menu Tools :

  • Photo Editor vous permet d’effectuer des modifications de base sur vos images (filtre, taille, rognage…) ;
  • Color Palette vous permet de générer une palette de 5 couleurs à partir d’une image afin d’éviter toute faute de goût !
  • Font conbinations vous permet d’harmoniser 2 polices de caractères. Il est en effet de coutume de choisir une typo pour les titres d’une composition et d’autre part une typo pour le texte. Cette mixité de typos rend les compositions plus punchy.
 Le menu Learn propose des rubriques aux intitulés parfois similaires au menu Tools. Dans les faits, ce menu donne accès à de très nombreux articles sur le graphisme. 

 

Canva est un site gratuit à bookmarker d’urgence !!!

 

Showeet : un site de ressources gratuites pour PowerPoint

Si, comme moi, vous avez eu la curiosité de lancer des recherches sur le net avec les mots clés « PowerPoint ; modèle ; gratuit », et après avoir cliqué pleine d’espoir sur les premiers liens, vous avez vite réalisé que ce qui est présenté comme « gratuit » sur le net ne l’est généralement pas. Loin de moi l’idée de critiquer ici le désir légitime de tirer une rémunération de son labeur mais plutôt de pointer du doigt une pratique à la limite de l’arnaque.

Tel n’est pas le cas avec le site dont je vais vous parler aujourd’hui : http://www.showeet.com. Un vrai site de ressources PowerPoint, totalement bénévole et gratuit.

Un mariage réussi entre design et ressources marketing

A l’origine de Showeet, deux frères. Le premier est designer et le second consultant marketing.

Tous deux ont décidé d’allier leurs compétences respectives pour offrir des ressources PowerPoint de qualité. 

Et le moins que l’on puisse dire est que la sensibilité des deux frères se reflète dans les ressources proposées : une mise en page des diaporamas extrêmement léchée et des infographies marketing pertinentes. Bref, une totale réussite.

Que vous recherchiez des modèles de mises en page clés en main pour présenter des données chiffrées (tableaux de bord), des modèles de frises chronologiques, de matrices Swot (…), Showeet répondra à vos attentes. 

Le site peut être exploité soit directement pour ses ressources, soit comme source d’inspiration (ex : modèles de sommaires).

 

 

Pour ma part, j’ai été particulièrement séduite par les modèles de composants (rubrique Charts & diagrammes

Mon préféré ? Les maquettes avec effets de pinceau qui permettent de transcender vos illustrations en sortant des formats conventionnels, mais aussi les infographies facilement réutilisables dans vos présentations.

 

Quelques exemples de dias facilement ré-exploitables :

Excel : Maîtrisez les segments

Les segments, une autre façon de filtrer vos informations

Les segments ont fait apparition sous Excel depuis déjà plusieurs années. Peut-être les avez-vous déjà utilisés pour filtrer vos tableaux dynamiques ou vos TCD de façon plus visuelle.

En fait, les segments prennent tout leur sens dans la conception de tableaux de bord car ils permettent de synchroniser plusieurs TCD sur un ou plusieurs segments.

Insérer un segment

Les segments sont disponibles dès lors que votre feuille de calcul comporte soit un TCD, soit un tableau dynamique (tableau mis en forme à l’aide du bouton « Mettre sous forme de tableau« ).

Pour insérer un segment, positionnez votre curseur dans une cellule du tableau dynamique ou du TDC et activez le menu contextuel correspondant à votre objet. Puis cliquez sur Insérer un segment.

Les entête de colonnes de votre base s’affichent : cochez ceux que vous souhaitez utiliser comme filtre(s). »

Utiliser un segment

Il n’y a strictement aucune différence entre le filtrage direct dans un tableau ou le filtrage par le biais d’un segment.

Lorsque l’on modifie un filtre, le segment correspondant est synchronisé. L’inverse est également vrai : une modification du segment modifie le filtre.

Synchronisation filtre/segment

L’avantage revient toutefois au segment qui permet une meilleure lisibilité des filtres, notamment lors de la sélection de plusieurs critères.

  • Pour activer un filtre depuis un segment, cliquez simplement dessus.
  • Pour activer un ensemble contigus de filtres, cliquez sur le premier filtre puis maintenez la touche Maj enfoncée et sélectionnez le dernier filtre à activer.
  • Pour activer un semble non contigus de filtres, cliquez sur chacun des filtres à appliquer en maintenant la touche Ctrl enfoncée.
  • Pour désactiver les filtres d’un segment, cliquez sur l’icône entonnoir située en haut et à droite de la boîte segment.
  • Pour supprimer un segment, sélectionnez-le et appuyez sur la touche Suppr de votre clavier. Attention : la suppression d’un segment ne désactive pas le filtre mais le segment.

Les options des segments

Comme tout objet, les segments disposent d’options. 

En tout premier lieu, le design du segment, accessible par le truchement de la zone Style de segments.

Excel, comme à l’accoutumée, vous offre même la possibilité de créer votre propre style de segment.

Les segments sont redimensionnées en hauteur et en largeur. Mais l’une des options les plus intéressantes est l’option Colonnes.

Cette option vous permet, lorsque vous avez des segments particulièrement longs avec barre de défilement, de disposer les étiquettes des segments sur plusieurs colonnes.

Les segments et les tableaux de bord

Les segments prennent tout leur sens dans l’élaboration de tableaux de bord car il devient alors possible de synchroniser plusieurs tableaux croisés dynamiques avec un ou plusieurs segments.

Vous devez d’abord positionner votre curseur sur un tableau croisé dynamique et afficher un ou plusieurs segments.

Votre segment est pour l’heure connecté à un seul et unique TCD.

Maintenez la sélection sur votre segment et activez le menu contextuel correspondant. Cliquez sur l’icône Signaler les connexions situé vers la gauche du ruban.

Cette action affiche une boîte de dialogue où sont listés tous les tableaux croisés dynamiques de votre classeur, feuille par feuille. Activez les cases des TCD que vous souhaitez relier à votre segments.

Tous vos TCD sont automatiquement filtrés sur le segment correspondant !

Vous pouvez ainsi créer très rapidement toutes sortes de tableaux de bord.

Insérer une chronologie

Outre les segments, Excel offre également la possibilité d’insérer des « chronologies ».

Pour cela, positionnez-vous sur un tableau dynamique et activez l’onglet contextuel Outils de tableau croisé dynamique – Analyse, bouton Insérer une chronologie.

Qui dit chronologie, dit temps et donc dates : lorsque vous activez cette option, une boîte de dialogue s’ouvre vous proposant d’afficher les champs dates contenu dans votre base de données.

La présentation diffère sur plusieurs points d’un segment :

  • Les informations sont présentées sous la ligne d’une frise chronologique ;
  • Vous ne pouvez pas sélectionner des périodes de temps discontinues. Vous pouvez par contre utiliser le curseur pour sélectionner un ou plusieurs périodes contiguës.
Par défaut, les informations sont présentées par mois.
Le bouton MOIS situé à droite vous permet de sélectionner une autre échelle temporelle : Années, trimestres, mois et jours, ce que ne permettent pas les segments.

Alors, segment ou chronologie ? Le choix de l’un ou l’autre de ces outils dépend de vos objectifs !

Communiquez avec Microsoft !

Vous rêvez d’une nouvelle fonctionnalité qui rendrait plus simple l’utilisation de votre logiciel Office préféré ? 

Vous souhaitez le retour d’une fonctionnalité disparue ?

Il est possible de faire remonter vos souhaits à Microsoft pour peu que vous manipuliez la langue de Shakespeare !

Microsoft a en effet ouvert plusieurs sites, chacun dédié à l’un de ses logiciels. Après inscription, vous pouvez poster votre suggestion et les autres utilisateurs peuvent voter pour lui donner plus de poids.

Alors à vos claviers !!!

PowerPoint

PowerPoint : comment concevoir un modèle de diaporama

La création d’un modèle de diaporama personnalisé sous PowerPoint peut sembler complexe au premier abord. En réalité, la conception d’un modèle est à la portée de tous… à condition d’avoir un certain talent pour la mise en page !

La notion de "disposition"

Lorsque l’on ouvre une présentation PowerPoint, quelle soit vierge ou bien basée sur un modèle existant, l’interface affiche, par défaut, une diapositive de titre.

Cette diapositive est l’une des nombreuses dispositions possibles

Pour vous en assurer, cliquez sur l’onglet Accueil et Disposition.

Vous pouvez constater ci-contre que PowerPoint vous propose plusieurs dispostions en fonction du type de diapositive que vous souhaitez créer.

Chacune d’elles dispose d’un masque qui lui est propre et ce sont ces masques qu’il convient de modifier pour créer votre modèle de diaporama.

Pour accéder au mode masque, cliquez sur l’onglet Affichage.

Il existe 3 types de masques :

  1. Le masque des diapositives, le plus important des masques car c’est lui qui régit la présentation de nos diapositives.
  2. Le masque du document qui permet d’afficher sur une même page A4 les vignettes en miniatures de vos diapositives.
  3. Enfin, le masque des pages de notes. Ce masque est utilisé le plus souvent lorsque l’on souhaite commenter le contenu d’une diapositive.
Cliquez sur Masque des diapositives.

La notion de diapositive "maître" et de diapositives "esclaves"

Lorsque l’on active Masque des diapositives, il convient d’être vigilant car PowerPoint active d’emblée le masque correspondant à la disposition de la dia sur laquelle vous étiez positionné avant d’activer ce mode.

Vous constaterez, en remontant tout en haut de votre écran, que PowerPoint rattache toutes les dispositions à une diapositive « Maître » :

Il est important de comprendre que toutes les modifications que vous apporterez à la dia maître seront automatiquement répercutées sur les autres dias !

La dia maître s’utilise donc pour définir les éléments communs à toutes les diapositives : graphiques, polices, puces, emplacement des numéros de page, pied de page…

Il serait en effet bien trop fastidieux de devoir repositionner chacun de ces éléments manuellement pour chacune des dispositions !!!!

A l’inverse, si vous apportez une modification à l’une des dias « esclaves« , cette modification n’influera sur aucune autre dia.

Vous pouvez sans souci supprimer une dia esclave que vous n’utiliserez pas. Par exemple, PowerPoint affiche tout en bas de l’écran des dias en format portrait. Pour les supprimer, il suffit de les sélectionner et d’appuyer sur la touche Suppr ou bien de faire un clic droit sur les vignettes, Supprimer la disposition.

La diapositive Maître

C’est sur cette diapositive que vous devrez positionner votre logo et la plupart de vos éléments graphiques.

Si vous souhaitez utiliser un visuel ou une couleur en fond de dia, activez l’onglet Masque des diapositives, et cliquez sur le bouton Styles d’arrière-plan :

Par défaut, PowerPoint ne propose qu’un maigre choix d’arrière-plans mais vous pouvez cliquer sur l’option Mise en forme de l’arrière-plan… pour soit :

  • choisir une couleur à votre convenance ;
  • afficher un dégradé de couleurs ;
  • afficher une image de fond (choisir l’option  Remplissage avec image ou texture puis cliquer sur le bouton Fichier qui apparaît un peu plus bas pour récupérer une image sur votre disque du disque dur).
PowerPoint dispose la date, le numéro de diapositive et le pied de page en bas de la diapositive. Vous pouvez bien évidemment positionner chacun de ces blocs de texte à l’emplacement de votre choix et en modifier toutes les caractéristiques !
 
Lorsque vous modifiez une zone de titre sur la dia Maître (taille, emplacement, typo et attributs de caractères), les modifications se répercutent sur la quasi totalité des dias esclaves, à quelques exceptions près.

Utiliser les repères

Si vous devez déplacer ou redimensionner des zones de textes, sachez que PowerPoint propose un outil bien utile pour caler les éléments de toutes diapositives au millimètre près et ce de façon visuelel.

Pour cela, activez le menu Affichage et cochez la case Repères située au centre du ruban. Deux lignes rouges pointillées s’affichent au centre de votre écran.

Déplacer un repère

Vous pouvez déplacer un repère en cliquant en dehors de la dia sur la ligne pointillée. Maintenez le bouton de la souris enfoncé et déplacez la ligne à l’emplacement souhaité. Relâchez.

Dupliquer un repère

Vous aurez sans doute besoin d’ajouter de nouveaux repères. Pour dupliquer un repère, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez en dehors de la diapositive sur l’une des lignes pointillées. Déplacez-là à l’emplacement souhaité et relâchez.

Vous pouvez ajouter autant de repères que vous souhaitez.

Enregistrer le modèle

Une fois les différentes dias personnalisées, il vous reste à créer votre modèle.

PowerPoint propose 2 solutions.

La première consiste à transiter par le menu Fichier Enregistrer sous et opter pour une extension de modèle (pot, potx, potm).

Pour utiliser le modèle créé, il vous faudra transiter par le menu Fichier Nouveau Personnaliser.

 

Une autre solution consiste à créer un thème. Pour cela, refermez le mode Masque puis activez l’onglet Création.

Cliquez sur la petite flèche située à droite des vignettes.

Sélectionnez l’option Enregistrer le thème actif (placez-le éventuellement sur le réseau de votre entreprise afin de le rendre disponible pour tous).

Une fois l’enregistrement effectué, votre modèle apparaîtra en vignette dans l’onglet Création. Vous pourrez donc l’appliquer aisément à vos nouvelles présentations.

 

EXCEL : « additionner » des chaînes de texte

Pour Marine J. 

Il est des cas de figure où l’on a besoin « d’additionner » des chaînes de caractères contenues dans des cellules distinctes. Le cas le plus commun est « l’addition » d’une cellule contenant un prénom à une autre cellule contenant un nom de famille.

Le terme adéquat pour ce type de manipulation de chaîne est concaténation, l’addition étant un vocable désignant l’ajout d’un chiffre ou nombre à un autre chiffre ou nombre.

C’est l’un des rares cas  où Excel propose deux fonctions -voire 3 sous Excel 2016*– ayant strictement le même objectif !

Exposé du contexte

Soit le tableau ci-dessous :

 

 

L’objectif sera de concaténer le contenu de la colonne A avec celui de la colonne B pour obtenir la colonne C.

La fonction =Concatener()*

La syntaxe de la fonction Concatener est extrêmement simple : concatener(chaîne1;chaîne2;chaîne3…) où chaîneX représente soit :

  • une adresse de cellule contenant du texte ;
  • un texte saisi entre guillemets («  »).
  • un mixe d’adresses de cellule et de chaînes de caractères.

Dans l’exemple ci-dessus, en C2, saisissez :

=concatener(A2; » « ;B2) 

et validez.

La chaîne  »  » contient un espace. Faute d’ajouter cette chaîne, vous obtiendriez une chaîne avec le prénom et le nom accolés (AliGATOR).

La fonction &

Une alternative consiste à taper une formule similaire à une addition mais en remplaçant les + par le symbole &.

Dans l’exemple ci-dessus, la formule donne donc :

 

= A2 &  »  » & B2 

Le résultat sera strictement similaire à celui de la fonction Concaténer(). Le choix de l’une où l’autre formule est plus une question de préférence personnelle.

 

* Une fonction Concat() rigoureusement identique au fonctionnement de Concatener() est disponible sous Excel 2016.

Aller plus loin...

Que vous utilisiez Concatener(), concat() ou &, vous aurez peut-être besoin de supprimer les colonnes initiales (A et B dans notre exemple). Mais si vous le faites sans figer les valeurs, vous obtiendrez un message d’erreur car la colonne de résultat contient alors une formule faisant référence à des colonnes… inexistantes.

Avant de supprimer ces deux colonnes, sélectionnez la colonne de résultat (ici C). Faites un copier (Ctrl C), puis utilisez l’option Collage spécial (en cliquant sur le petit triangle pointant vers le bas sous Coller) puis choisissez l’une des 3 options Coller des valeurs (j’opte généralement pour l’icône de droite).

Validez.

Vous pouvez à présent supprimer les colonnes A et B en toute sécurité.

Les modèles Office

Vos fonctions vous amènent à réutiliser souvent un document déjà existant et vous êtes une adepte du Fichier – Enregistrer sous…. Malheureusement, il vous arrive parfois, dans la précipitation, d’écraser votre fichier original…
Simples à mettre en oeuvre, les modèles pallient cet inconvénient.
Le modèle est donc particulièrement adapté dans le cadre de documents à caractère répétitif : contrats, devis, lettres, réponses à des candidatures, factures, formulaire de demande de congés….

Qu'est-ce qu'un modèle ?

Un modèle n’est rien d’autre qu’un document Word, Excel ou PowerPoint sauvegardé avec une extension particulière (.dot, dotx ou dotm, .xlt, .xltx, .xltm, .pot, .potx, potm).

A ce titre, le modèle peut donc inclure des macros (format *.dotm, dot, xltm, xlt, potm, pot), des zones de formulaires, de la vidéo… bref être aussi complexe que vous le souhaitez !

Créer un modèle

Créez votre document, comme à l’accoutumée.

  • Sélectionnez FichierEnregistrer sous
  • Donnez un nom à votre document.
  • Dans Type de fichier, sélectionnez Modèle de document

Attention ! Veillez à choisir le bon type de modèle ! En effet, depuis la version 2003, Office distingue les modèles contenant des macros de ceux qui n’en contiennent pas. Si vous choisissez par mégarde le format .dotx, toutes vos macros seront effacées.

C’est pourquoi je vous recommande d’opter pour les formats 97-2003 qui ne présentent pas ce risque. Autre avantage : si vous avez pris la précaution de cocher, lors de l’enregistrement la case Enregistrer la miniature, votre document sera sauvegardé avec une vignette Aperçu. Cette option bogue encore actuellement sous les version Office > 2013.

Remarquez au passage que Word se positionne automatiquement dans Mes documents\Modèles Office personnalisés. Ce répertoire centralise l’intégralité de vos modèles qu’il s’agisse de feuilles Excel, diaporamas PowerPoint, bref tous les modèles Office. 

Cet emplacement est bien évidemment modifiable, ainsi que nous le verrons plus loin.

Utiliser un modèle

Tous les modèles sont disponibles depuis le menu Fichier, rubrique Nouveau….

Attention : tandis que l’option Fichier – Nouveau… affiche une nouvelle boîte de dialogue à onglets vous permettant de choisir parmi les modèles créés, le raccourci Ctrl N quant à lui ne vous laisse pas le choix et affiche le modèle par défaut de Word (normal.dot).

Dans la boîte de dialogue qui apparaît, repérez les catégories de modèles PROPOSES PERSONNEL*. Vos modèles sont rattachés à la catégorie PERSONNEL. Pour y accéder, cliquez sur PERSONNEL et choisissez le modèle qui vous intéresse.

Word charge une copie du modèle -et non le modèle lui-même-, à qui il attribue un nom générique du style Document1, Document2. Ainsi, lorsque vous cliquerez sur Enregistrer, le programme vous invitera à saisir un nom pour votre document, préservant ainsi l’original d’un possible écrasement.

* Ce nom peut varier en fonction des versions d’Office. 

Modifier les répertoires par défaut

Office vous permet de faire cohabiter 2 répertoires de modèles. Ce nombre peut paraître superflu mais en réalité, la plupart des entreprises disposent d’un répertoire Modèles commun à tous les collaborateurs pour, par exemple, partager des modèles de notes de frais ou de congés, les demandes d’achat…

Vous pouvez alors utiliser le second répertoire soit pour pour partager des modèles avec un département spécifique (RH, comptabilité…), soit pour des modèles spécifiques à l’utilisateur.

La gestion de ces répertoires n’est accessible, bizarrement, que depuis Word et exclusivement ce logiciel.

  • Activez le menu FichiersOptions de Word.
  • Dans le menu, choisissez Options avancées et faites défiler la partie droite de l’écran presque jusqu’en bas.
 
  • Cliquez sur Emplacement des fichiers
 
  • Pour chacun des 2 répertoires Modèles, cliquez sur Modifier (si besoin est) et parcourez l’arborescence de votre disque dur ou réseau jusqu’au(x) répertoire(s) devant accueillir vos modèles.
  • Validez.

Modifier un modèle

Vous l’avez vu précédemment : lorsque l’on double clique sur un modèle, en fait ce n’est pas l’original qui est chargé, mais une copie de ce dernier.

Modifier un modèle,  requiert donc une manipulation particulière.

Deux possibilités :

Depuis le menu Fichier

  • Ctrl O pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir.
  • Remontez votre arborescence, localisez votre modèle et cliquez sur Ok.

Depuis le répertoire de Modèles Office personnalisés

  • Clic droit sur le modèle puis Ouvrir.

Il ne vous reste à présent plus qu’à modifier votre modèle et et à l’enregistrer. Validez.

Excel

3 situations dans lesquelles utiliser Mettre sous forme de tableau

Vous connaissez sans doute l’option Mettre sous forme de tableau pour la mise en forme rapide de vos tableaux. Mais savez-vous qu’elle est particulièrement pertinente dans le cas de tableaux croisés dynamiques ou pour la réalisation de listes déroulantes ? Retour en détail sur ces 3 cas de figures.

1. Mettre en forme rapidement un tableau

Un clic suffit pour mettre en forme un tableau : il suffit de :

  • sélectionner votre tableau si ce dernier comporte une ligne de total ;
  • se positionner dans une cellule quelconque du tableau dans le cas contraire

puis d’activer dans le ruban Accueil, le bouton Mettre sous forme de tableau et de choisir l’un des modèles proposés.

Si vous ne trouvez pas le modèle de couleur ad hoc, activez l’onglet Mise en page et sélectionnez une palette de couleur : il s’en trouve sûrement une qui correspondra à vos attentes !

Autre avantage : en cas d’ajout de lignes, ces dernières seront automatiquement formatées.

Vous pouvez mettre en avant la 1ère ou dernière colonne, désactiver le bouton de filtre ou ajouter/désactiver les bandes grâces aux options du menu contextuel.

Convertir en plagePour revenir à un tableau Excel classique (tout en conservant la mise en forme de votre tableau), cliquez sur le bouton Convertir en plage que vous trouverez à gauche, dans la barre d’outils contextuels.

Attention ! Si la mise en forme de votre tableau est bien conservée, vous devrez cependant formater manuellement vos nouvelles lignes éventuelles.

2. Actualiser facilement un TCD

Changer la source de donnéesLorsque vous ajoutez des lignes à une base de données liée à un tableau croisé dynamique, vous devez obligatoirement cliquer sur le bouton Changer la source de données et re-sélectionner votre base pour actualiser votre TDC. Cette manipulation est fastidieuse.

ActualiserL’option Mettre sous forme de tableau vous affranchit de cette contrainte. Appliquez d’abord l’option Mettre en forme de tableau à votre base de données. Vous pouvez ensuite ajouter très simplement des enregistrements à votre base.Pour mettre à jour votre TCD, cliquez simplement sur le bouton Actualiser.

3. Rendre une liste déroulante dynamique

Grâce à l’option Mettre sous forme de tableau, vous pouvez ajouter de nouveaux éléments à votre liste en toute simplicité !

Présentez simplement votre liste Sous forme de tableau. Puis sélectionnez les données de votre liste et affectez-leur un nom. Insérez votre liste déroulante dans une ou plusieurs cellules.

Toutes les modifications apportées aux éléments de votre liste seront automatiquement répercutées à vos cellules contenant la liste déroulante.

C’est un confort appréciable et un vrai gain de temps !

factures-pro.com, un service de facturation gratuit pour les TPE

Vous êtes travailleur indépendant ou bien encore TPE ? Vous recherchez un outil de facturation gratuit ? www.factures-pro.com est LE service qu’il vous faut.

Simple de prise en main, Factures.pro vous permet d’ajouter votre logo, de rédiger vos factures en euros mais aussi en devises. Toutes les factures sont bien évidemment numérotées automatiquement, ainsi que l’exige la loi.

Le service en ligne vous offre également la possibilité de dupliquer des factures existantes, un vrai gain de temps si vous éditez des factures récurrentes.

Tout cela, encore une fois, gratuitement.

Outlook

Identifier ses fiches contacts Outlook à l’aide d’un code couleur

Comment affecter un code couleur à ses contacts

Vos fonctions vous amènent à réutiliser souvent un document déjà existant et vous êtes une adepte du Fichier – Enregistrer sous…

Au fil du temps, les fiches contacts sous Outlook s’accumulent : clients, fournisseurs, prospects, collègues… Comment bien organiser ses contacts pour mieux s’y retrouver ? Comment affecter un code couleur à chaque fiche ?
Car la fonction Catégorie, si elle présente un intérêt réel pour trier ses fiches, n’a cependant aucun impact visuel…

Je vais donc vous présenter une astuce pour mieux vous y retrouver.

Comment ajouter un code couleur à ses contacts OutlookOuvrez votre fiche Outlook, et cliquez sur l’icône Carte de visite.

La boîte de dialogue qui s’ouvre présente 3 zones.

L’option Arrière-plan de la zone 1 vous permet de définir une couleur de fond pour votre carte de visite. Petit conseil, choisissez plutôt des couleurs pastels pour ne pas nuire à la lisibilité de vos cartes.

Mais cette même zone, vous vous permet également d’ajouter une photo ou un logo à votre carte grâce au bouton Modifier. Vous pouvez ensuite jouer avec les champs Alignement de l’image ou Mise en page pour définir avec précision l’affichage de cette dernière.

Ajouter une photo, un logo à une carte de visite

Outlook vous offre aussi la possibilité de faire précéder les prénoms et noms de vos interlocuteurs d’un préfixe (ou d’un suffixe !). Cela se passe dans la zone identifiée en 2. Il faut d’abord commencer par choisir un emplacement (Droite) par rapport au nom. Le champ Etiquette est alors accessible : saisissez le mot que vous souhaitez et affectez-lui une couleur.

Mes petits +

Juste en dessous de Modifier se trouve une barre d’outils. Cette dernière vous permet de modifier la taille et les attributs des éléments de votre carte de visite (nom, prénom, coordonnées…).

La zone Champs vous permet de définir les éléments qui seront affichés sur votre carte de visite et leur ordre d’affichage pour des cartes de visite vraiment adaptées à vos besoins.

Comment bien classer ses cartes de visite

N’hésitez pas à recourir au champ Classer sous de votre carte de visite pour classer vos contacts.

Parfois, on ne retient que le nom de l’entreprise. Parfois, on ne connaît son interlocuteur que par son prénom ou son nom de famille… 

Classez toujours vos contacts en fonction du champ qui vous convient le mieux. Peu importe que certaines fiches soient classées par nom de société, d’autres par nom de famille. Le tout est que vous vous y retrouviez et rapidement.

Comment bien classer ses contacts Outlook