Ce petit article vous donne les bases pour réaliser votre premier diaporama PowerPoint. Il ne traite pas des animations qui fera l’objet d’un article spécifique.
Qu’est-ce que PowerPoint ?
PowerPoint est un logiciel qui appartient à la famille des logiciels de PréAO : Présentation Assistée par Ordinateur.
Ce type de logiciel est avant tout utilisé afin de concevoir des documents destinés à être projetés sur écran. Un logiciel de PréAO associe généralement des éléments textes et images -souvent animés- et, parfois, des sons.
Un travail par « blocs »
PowerPoint fonctionne sur le principe des « blocs ».
Un bloc peut être défini comme une zone délimitée, contenant un type de données défini par le concepteur.
On distingue donc les blocs de texte, les blocs d’images, les blocs de tableaux, les blocs de graphiques… (quoique un bloc de tableau puisse être considéré comme un bloc de texte…).
Ainsi, quand on ouvre PowerPoint, la diapositive qui s’affiche par défaut (cf. illustration ci-dessous) contient deux blocs de texte : l’un pour le titre principal du diaporama, l’autre pour le sous-titre.
PowerPoint offre bien d’autres modèles de disposition : il suffit, pour les afficher de cliquer sur le bouton Nouvelle diapositive du menu Accueil ou sur le bouton Disposition situé à droite du premier.
Il est important de garder en tête que, quel que soit le modèle utilisé, il est toujours possible d’ajouter des blocs supplémentaires. Cela peut s’avérer particulièrement utile dans la conception d’animations complexes.
Si vous venez de supprimer par inadvertance un bloc de texte vide, cliquez à nouveau sur Disposition et le modèle que vous souhaitez pour voir réapparaître le bloc. Ceci n’affecte pas le contenu des blocs déjà remplis (Titre, par exemple).
Choisir un modèle de conception
PowerPoint utilise deux dénominations qui peuvent prêter à confusion pour les débutants : Disposition et modèles de conception.
Nous venons de le voir, la Disposition gère avant tout de la manière donc les blocs se présentent sur la diapositive.
Un modèle de conception PowerPoint par contre, traduit un univers particulier et introduit des éléments décoratifs (fond, images, puces, typos et couleurs).
PowerPoint propose un certain nombre de modèles de conception par défaut mais ces modèles ne sont pas limitatifs : vous pouvez créer le vôtre de toutes pièces ou télécharger l’un des nombreux modèles disponibles sur internet.
Lorsque vous créez un diaporama PowerPoint, votre première tâche consiste à définir le modèle de conception à utiliser.
Vous pouvez au choix, choisir parmi l’une des compositions proposées au lancement du logiciel ou lors de la création d’un nouveau diaporama.
La boîte de dialogue Fichier – Nouveau offre de multiples options :
- taper un mot clé (par exemple : informatique, chimie…) dans la zone de recherche pour filtrer les modèles sur un sujet précis ;
- cliquer sur l’une des rubriques (Albums photos, Professionnel…) située en-dessous de la zone de recherche
- accéder à vos propres modèles en cliquant sur PERSONNALISER.
Une fois votre choix effectué, validez pour revenir à l’interface PowerPoint.
Lorsque vous sélectionnez un modèle, les caractéristiques de ce dernier s’appliquent à l’ensemble des diapositives créées.
Aller plus loin : modèles gratuits Microsoft – https://store.office.live.com/Templates
Saisir du texte
Après avoir sélectionné un modèle à votre goût, activez l’une des zones comportant la mention Cliquez pour ajouter du texte.
Lorsque vous activez une telle zone, le texte pré-inscrit disparaît : vous pouvez alors saisir le texte de votre diapositive.
Ajustement automatique des polices
Le diaporama idéal comprend une synthèse des propos qui seront développés par l’orateur. Chaque diapositive doit donc contenir un nombre restreint de lignes, voire dans la mesure du possible, un mot ou une image. Pour des exemples types de diaporamas réussis qui re-donnent (enfin !) toute sa place à l’orateur, je vous invite à visionner sur YouTube les vidéos de présentation de Steve Jobs dont en voici une, à titre d’illustration :
Le corps de texte par défaut sous PowerPoint est de 32 pt.
Néanmoins, si votre pavé de texte s’avère trop dense, vous pouvez demander à PowerPoint de l’ajuster automatiquement :
- activez la zone de texte
- activez l’onglet contextuel Format
- cliquez sur l’option Aligner le texte, Autres options. Cela ouvre un volet sur la partie droite de votre écran.
- cliquez sur la 3e icône (Taille et Propriétés) puis activez l’option Réduire le texte dans la zone de débordement.
- saisissez à présent votre texte. S’il est déjà saisi, réduisez la taille de la zone de texte au format souhaité : la taille des caractères s’ajuste automatiquement
Une présentation très hiérarchisée
Sous PowerPoint, les blocs de texte fonctionnent de manière très hiérarchisée, à l’image d’un plan : au fur et à mesure que l’on descend dans la hiérarchie du document, les informations sont décalées vers la droite et la taille de la typo utilisée décroit.
Bien évidemment, même si PowerPoint vous pouvez modifier à votre convenance les attributs de caractères (taille, attributs, couleur…)
Astuce : pour modifier proportionnellement les tailles de tout un pavé de texte, sélectionnez le bloc et cliquez sur l’icône 
ou 
.
De même, vous pouvez modifier la position, la largeur et la hauteur du pavé de texte en utilisant les points d’ancrage. Il suffit pour cela de cliquer sur le pavé de texte, de positionner son curseur sur l’un des points d’ancrage blancs et de tirer du côté désiré.
Pour agrandir ou réduire un pavé de texte de manière homothétique (proportionnelle), positionnez-vous dans un angle.
Astuce : pour déplacer de manière ultra précise un élément ou un bloc, utilisez les curseurs (flèches de direction situées sur votre clavier).
Ajouter une diapositive
Une fois votre diapositive de titre complétée et pour créer une nouvelle diapositive, cliquez sur le bouton Nouvelle diapositive de l’onglet Accueil. A noter, la petite flèche de cette icône vous permet de choisir la disposition de la nouvelle dia.
Pour vous aider, voici la signification des icônes apparaissant sur certaines dispositions de mise page (de gauche à droite, en commençant par la ligne du haut) :
- Insérer un tableau
- Insérer un graphique*
- Insérer un graphique SmartArt*
- Images
- Images en ligne
- Insérer une vidéo
* graphique/graphique SmartArt : quelle différence ? Il n’est pas forcément facile pour un(e) débutant(e) de bien cerner les différences entre ces deux concepts. Pour vous aider, un graphique est construit à partir de données chiffrées (ex: graphique des ventes mensuelles). Un diagramme est une représentation graphique de données texte.
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Exemple de graphique
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Exemple de graphique SmartArt
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Il n’est pas évident de décrypter certains modèles de mise en page particulièrement touffus.
Chaque icône présente sur un tel modèle de diapositive est réactive : cliquez sur celle qui vous intéresse pour insérer l’élément correspondant.
Insérer une image
Insérer une image de la bibliothèque ou depuis votre disque dur ne présente aucune difficulté.
Cependant, pour en savoir plus sur la manipulation des images, veuillez vous référer à l’article Word consacré à ce sujet, le traitement des images étant majoritairement identique sous les deux logiciels.