Prendre vos fonctions auprès de votre nouveau manager

C'est votre premier job et l'angoisse des premiers jours vous étreint. Voici quelques conseils pour prendre vos fonctions auprès de votre nouveau patron.

C’est votre premier job et l’angoisse des premiers jours vous étreint.
Voici quelques conseils pour prendre vos fonctions auprès de votre nouveau manager.

Tout d’abord, ne perdez jamais de vue que vous avez été recrutée parmi plusieurs candidates potentielles. C’est qu’assurément vous avez des qualités qui vous ont démarquée de vos concurrentes et que votre nouveau manager a plutôt un a priori favorable à votre égard : gardez-donc confiance en vous ! Je reçois de trop nombreux mails de débutantes qui s’angoissent à l’idée de prendre leurs fonctions et qui perdent de vue ce « point de détail » pourtant essentiel !

Une autre que vous a sans doute occupé ce poste avant que vous ne preniez vos fonctions : ce job n’a donc rien d’impossible ! De toutes façons, il vous faudra bien commencer un jour, alors autant y aller du bon pied.

La gestion d’agenda

Dès le début, une petite mise au point avec votre manager s’impose : plutôt que de prendre des rendez-vous dès 9h00 le matin, interrogez-le sur ses habitudes. L’un de mes managers ne recevait jamais avant 10h… lui poser d’emblée la question m’a évité d’avoir à décaler les premiers rendez-vous que je prenais ! Idem pour le début d’après-midi et les fins de soirée : faites-vous préciser les créneaux horaires à privilégier.

Ménagez toujours au minimum une plage d’une demie heure entre chaque rendez-vous et tenez compte du temps de trajet éventuel. Votre patron aura sans doute besoin de consulter à tête reposée un dossier avant son prochain rendez-vous ou de prendre une tasse de café pour se détendre d’une réunion particulièrement houleuse : laissez-lui le temps matériel de le faire !

priveS’il dispose d’un agenda électronique de type Outlook, proposez-lui de le mettre en partage. Rappelez-lui, si besoin est, qu’il dispose toujours de la faculté de cocher sous Outlook la case privé, de façon à garder confidentiels et consultables seulement par lui, certains rendez-vous (votre supérieur a aussi le droit à une vie privée…).

S’il dispose encore d’un agenda papier, proposez-lui de faire régulièrement, tous les matins, un point rapides sur ses rendez-vous de la semaine. Munissez-vous alors d’un crayon à papier pour recopier les infos sur votre propre agenda : il arrivera immanquablement que des rendez-vous soient annulés ou repoussés et la gomme se montre plus efficace que le Tippex !

Demandez-lui également s’il souhaite que vous l’interrompiez pour lui rappeler un rendez-vous au cas où une réunion s’éterniserait. Si la réponse est positive, ne l’avertissez jamais par téléphone : déplacez-vous. Si votre patron est en réunion dans une salle vitrée, fais-lui un signe discret, sinon frappez, patientez deux secondes et entrez dans la salle et glissez-lui un papier plié en deux sur lequel vous aurez noté votre message.

De la même manière, si vous avez un message urgent à faire passer à l’un des interlocuteurs en réunion, notez-le sur un papier que vous pliez en deux et remettez-le discrètement au destinataire.

Noter un rendez-vous

Lorsque vous notez un rendez-vous, pensez toujours à préciser les coordonnées complètes de l’interlocuteur ainsi que le lieu de la réunion.

joindreSi vous disposez de l’agenda Outlook de votre patron, pensez à noter toutes ces indications dans la zone Commentaires prévue à cet effet. C’est une bonne idée d’y insérer également des pièces jointes (il vous suffit de cliquer sur l’icône représentant un trombone puis de parcourir le disque dur). Préparez également un plan d’accès sur www.maporama.fr et de recopier ensuite le lien dans cette zone : ainsi votre patron n’aura plus qu’à cliquer dessus pour lire toutes les indications et imprimer le plan !

N’oubliez pas non plus de poser un rappel et de préciser dans le champ Disponibilité s’il s’agit d’un rendez-vous interne ou externe : cela permet, si les agendas de votre société sont partagés, de permettre à un autre interlocuteur de faire une proposition de rendez-vous, en tenant compte d’un temps de trajet de retour éventuel.

Les appels téléphoniques

Voici l’autre pôle incontournable de tout secrétariat : la gestion des appels.
Certains managers gèrent totalement leurs appels, d’autres les délèguent. C’est une affaire de préférence personnelle.

S’il vous confie la gestion de ses appels, annoncez-lui toujours son correspondant mais après vous être assurée de l’objet de l’appel : je doute que votre boss soit intéressé par un démarcheur en photocopieurs ! La question à poser est « Puis-je vous demander l’objet de votre appel ?« . Cela vous permettra de faire un premier tri.

Si l’on vous répond que l’appel revêt un caractère personnel, une deuxième précaution s’impose. La seconde question à poser est « Puis-je vous demander si M. XXX vous connaît ? ». Vous réaliserez, au fil du temps, que certains démarcheurs utilisent le mot « personnel » pour passer outre votre filtrage. A cette seconde question, soient ils font preuve de culot, soient ils vous avouent que « Non, mais… ». Cette méthode est généralement efficace.

N’insistez jamais si votre interlocuteur persiste néanmoins dans le caractère privé de son appel. Cela pourrait être pris comme de la curiosité mal placée de votre part.

Soyez particulièrement vigilante en fin d’années : c’est généralement la période où votre manager est sollicité par des courtiers en assurances « qui ont une communication importante à lui faire ». Leur objectif : « leur faire réaliser des économies substantielles sur leur déclaration d’impôts ». Demandez une fois pour toutes à votre supérieur s’il désire prendre ce type d’appel.

Lorsque vous décrochez le téléphone, ayez toujours près de vous de quoi noter : crayon et papier. S’il est vrai que « le sourire s’entend » au téléphone, rien ne sert, à mon sens, de se forcer à sourire avant de décrocher car le sourire forcé se perçoit tout aussi aisément. Soyez donc naturelle et courtoise.

Voyez éventuellement avec votre supérieur comment il souhaite que vous vous présentiez. Peut-être préférera-t-il que vous décrochiez en annonçant « secrétariat de M. xxx » ou en vous présentant à votre interlocuteur. Je trouve, pour ma part, la seconde formulation plus respectueuse du rôle de l’assistante…

Les appels téléphoniques

Voici l’autre pôle incontournable de tout secrétariat : la gestion des appels.
Certains managers gèrent totalement leurs appels, d’autres les délèguent. C’est une affaire de préférence personnelle.

S’il vous confie la gestion de ses appels, annoncez-lui toujours son correspondant mais après vous être assurée de l’objet de l’appel : je doute que votre boss soit intéressé par un démarcheur en photocopieurs ! La question à poser est « Puis-je vous demander l’objet de votre appel ?« . Cela vous permettra de faire un premier tri.

Si l’on vous répond que l’appel revêt un caractère personnel, une deuxième précaution s’impose. La seconde question à poser est « Puis-je vous demander si M. XXX vous connaît ? ». Vous réaliserez, au fil du temps, que certains démarcheurs utilisent le mot « personnel » pour passer outre votre filtrage. A cette seconde question, soient ils font preuve de culot, soient ils vous avouent que « Non, mais… ». Cette méthode est généralement efficace.

N’insistez jamais si votre interlocuteur persiste néanmoins dans le caractère privé de son appel. Cela pourrait être pris comme de la curiosité mal placée de votre part.

Soyez particulièrement vigilante en fin d’année : c’est généralement la période où votre manager est sollicité par des courtiers en assurances « qui ont une communication importante à lui faire ». Leur objectif : « leur faire réaliser des économies substantielles sur leur déclaration d’impôts ». Demandez une fois pour toutes à votre supérieur s’il désire prendre ce type d’appel.

Lorsque vous décrochez le téléphone, ayez toujours près de vous de quoi noter : crayon et papier. S’il est vrai que « le sourire s’entend » au téléphone, rien ne sert, à mon sens, de se forcer à sourire avant de décrocher car le sourire forcé se perçoit tout aussi aisément. Soyez donc naturelle et courtoise.

Voyez éventuellement avec votre supérieur comment il souhaite que vous vous présentiez. Peut-être préférera-t-il que vous décrochiez en annonçant « secrétariat de M. xxx » ou en vous présentant à votre interlocuteur. Je trouve, pour ma part, la seconde formulation plus respectueuse du rôle de l’assistante…

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