Présenter une lettre

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Savoir présenter une lettre constitue le B-A BA pour une assistante. Mais les années aidant, qui se souvient des fameuses normes Afnor NZ-11-001 étudiées au lycée ?

Savoir présenter une lettre constitue le B-A BA pour une assistante. Mais les années aidant, qui se souvient des fameuses normes Afnor NZ-11-001 étudiées au lycée ? Certes, elles n’ont valeur  que de recommandation : aucun « gendarme » ne viendra jamais sanctionner une entreprise pour non respect de cette norme !

Fort heureusement d’ailleurs car il ne faut pas oublier qu’un courrier véhicule une image d’entreprise et qu’à codifier outre mesure une mise en page, on en viendrait à une uniformisation sans saveur !

Il importe néanmoins, de rester assez proche des recommandations de l’AFNOR, ceci afin de ne pas totalement déstabiliser vos lecteurs. Petite piqûre de rappel…

La lettre : les différentes mentions et les règles de disposition

Les marges

présenter un courrier - présenter une lettrePar défaut, Word applique des marges de 2,5 cm tout autour de votre document.

L’AFNOR quant à elle recommande une marge haut de 3,81 cm (!) et des marges gauche et droite de 2 cm.

Pour ma part, j’ai adopté des marges de 3 cm qui facilitent, à mon sens, la lecture du texte.

Rien ne vous empêche d’opter pour une toute autre disposition et de caler, par exemple, le début de votre texte à la verticale de votre logo, comme sur le dessin ci-contre.

En matière de marge, gardez cependant à l’esprit que l’oeil humain se fatigue à parcourir des lignes trop longues ou trop courtes. Votre largeur de texte doit donc être raisonnable.

Pour fixer une fois pour toutes vos marges dans Word :

  • ouvrez un document vierge ;
  • double-cliquez sur la règle. Cette manipulation ouvre la boîte de dialogue Mise en page ;
  • modifiez les paramètres que vous souhaitez ;
  • cliquez sur le bouton Par défaut… ;
  • éventuellement, enregistrez ce document comme modèle (procédure conseillée).

L’expéditeur

Votre entête de lettre doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, notamment :

  • le nom ou la dénomination commerciale de votre entreprise ;
  • sa forme juridique et le montant de son capital social ;
  • son adresse
  • son numéro d’immatriculation au SIRET/SIREN et son code NAF ;
  • son numéro de téléphone.

D’autres ont un caractère facultatif :

  • numéro de fax ;
  • adresse du site et/ou adresse email.

Si l’AFNOR prévoit de faire figurer ces mentions en haut et à gauche de votre page (lignes 1 à 14), nombre d’entreprises relèguent certaines de ces mentions (coordonnées, capital social, immatriculation…) en bas de page et ne font figurer, dans la zone Expéditeur, que le logo de leur société.

L’adresse du destinataire

Elle doit pouvoir apparaître dans la lucarne des enveloppes à fenêtre prévue à cet effet.
Ces dimensions pouvant varier d’un modèle à l’autre d’enveloppes, mieux vaut se baser sur les paramètres minimum.

Une hauteur de 5 cm depuis le bord supérieur de la page et une distance de 11 cm à compter du bord droit de la page semblent convenir à une majorité de cas.

Calage de l’adresse sur la marge du haut (5 cm)

présenter une enveloppe - Disposer une adresse sur une enveloppePour bien caler votre bloc d’adresse, fiez-vous aux indications figurant dans la barre d’état, en bas à gauche de votre fenêtre Word.

Cette barre d’état vous indique très précisément la position actuelle de votre curseur.

regleAinsi, dans l’illustration ci-contre, votre curseur est actuellement positionné sur la 5e ligne de texte (Li 5) depuis la marge haute, à une hauteur totale de 5,1 cm. de la marge supérieure de votre feuille. Essayez de vous approcher le plus possible des 5 cm, quitte à être légèrement au-dessus (5,1 – 5,2…) qu’en dessous.

Calage de l’adresse sur la marge de gauche (11 cm)

Pour caler votre texte, vous disposez de 2 méthodes :

  • les tabulateurs
  • les retraits de paragraphe

Alors, lequel privilégier ? Sans hésiter, les retraits de paragraphe.
Imaginons que vous ayez à adresser un courrier à la « Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse des Travailleurs Salariés de la Région Ile-de-France ».
Si vous employez les tabulateurs, votre texte « chassera » vers la marge de gauche :

Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse des Travailleurs Salariés

de la Région IDF

10 rue Blanche
75009 PARIS

Taquet de retraitSi vous employez les retraits de paragraphe, vous n’aurez par contre aucun problème : le texte chassera également mais restera bien calé à 11 cm de la marge

Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse des Travailleurs Salariés
de la Région IDF
10 rue Blanche
75009 PARIS

Pour utiliser la méthode des retraits de paragraphe, il suffit de faire glisser le taquet gauche de la règle en vous positionnant sur sa partie inférieure(indiquée en rouge dans le schéma ci-après). Relâchez simplement lorsque vous aurez atteint la position désirée.

Nomenclature de l’adresse

Si la disposition de certains éléments de l’entête revêtent un caractère facultatif, il en va tout autrement de la disposition de l’adresse postale. Il ne s’agit plus ici d’une recommandation AFNOR mais de la POSTE.

Suivre les préconisations de la POSTE est d’autant plus important si votre volume de courrier est relativement élevé : le non respect de la nomenclature postale peut engendrer un traitement manuel de la poste et donc un surcoût non négligeable lors d’un envoi en nombre (publipostages).

L’adresse est présentée sur 6 lignes maximum de 32 caractères au plus. La Poste préconise la présentation suivante :

  • Ligne 1 : raison ou dénomination socialeLigne 2 : identité du destinataire

  • Ligne 3 : complément : résidence, bâtiment, immeuble, tour, entrée

  • Ligne 4 : n° et libellé de la voie (sans aucune ponctuation)

  • Ligne 5 : indications spéciales (B.P., TSA…), commune géographique si différente du libellé du bureau distributeur

  • Ligne 6 : code postal ou CODE POSTAL CEDEX (sans aucun espace ni point) et LIBELLE DU BUREAU DISTRIBUTEUR CEDEX
    Le nom de la ville s’écrit toujours en majuscules ainsi que le mot CEDEX.

A noter : les lignes vides peuvent être supprimées.

Ligne 1 : La dénomination sociale

Vous l’aurez remarqué, lorsqu’il s’agit d’un courrier professionnel, il convient d’indiquer en tout premier lieu le nom de l’entreprise et ensuite, et seulement ensuite, le nom du destinataire. En effet, la mention portée sur la boîte aux lettres du destinataire sera celle de son entreprise et non son nom propre.
Pour les acronymes, respecter la règle suivante :

  • l’abréviation ne peut se prononcer d’un seul tenant : mettre un point entre chaque lettre.
    Ex : S.N.C.F., E.D.F.
  • l’abréviation peut se prononcer sans épeler les lettres : au choix mettre un point entre chaque lettre ou accrocher le tout. Ex : APEC ou A.P.E.C. , ONU ou O.N.U.

Ligne 2 : Le destinataire

Petit rappel : les abréviations les plus courantes sont les suivantes :

– M. (MM.)
– Mme (Mmes)
– Dr
– Me

Il est préférable, au choix, d’écrire :

– M. Jean-François DUPONT
– Monsieur DUPONT
– Monsieur J-F. DUPONT

Évitez Monsieur Jean-François DUPONT. Pour peu que votre correspondant ait un prénom  composé et un nom de famille très long, cette ligne pourra être à rallonge…

La date

La date est primordiale, surtout en cas de litige. Laissez environ 2 lignes vierges et inscrivez le nom de la ville et la date en les séparant par une virgule et en les calant à l’aplomb de l’adresse.
Pour la date, choisissez le style « 12 janvier 2002 » plus lisible que « 12/01/2002 » et bien moins long que « mercredi 12 janvier 2002 ».

A noter : l’AFNOR préconise de présenter la date sur deux lignes :
– sur la première ligne figure le nom de la commune ;
– sur la seconde ligne, la date elle-même.

A mon sens, cette disposition,vieillotte, ne s’impose que pour les communes dont le nom est composé et particulièrement long.

La zone de références

Mentionnez, le cas échéant, les références du courrier de votre interlocuteur, puis vos références éventuelles.
Il est également préférable de préciser le nombre de pièces jointes, ce qui permet à votre correspondant de vérifier qu’il a bien reçu l’intégralité de votre courrier.
L’objet du courrier peut permettre un traitement plus rapide de votre lettre : si votre courrier échoue dans un service d’une quinzaine de personnes, l’objet permettra de trouver celle la plus à même d’y apporter une réponse.

Enfin, si votre courrier est envoyé en recommandé, il convient d’inscrire la mention « Lettre recommandée avec A.R. ». On recourt généralement à une typo grasse et soulignée, pour bien faire ressortir cette indication. N’oubliez pas de conserver une copie de ce courrier pour vos archives (cf. cahier des recommandés).

Nous aurons donc :

Vos réf. :
Nos réf. :
Objet :
Pièces jointes :

Lettre recommandée avec A.R.

La formule de civilité

La formule de civilité est toujours suivie d’une virgule :

Madame,
Cher Monsieur,

On ne fait pas suivre « Madame » ou « Monsieur » du nom de famille (« Cher Monsieur Durand »). Cette façon de procéder est pourtant couramment utilisée dans les mailings des sociétés de vente par correspondance pour créer une simili connivence avec le client mais est à proscrire dans les correspondances administratives.

Si l’on a des relations de longue date ou amicales avec le destinataire, on peut faire précéder le titre de l’adjectif « Cher » (avec un C majuscule) et du prénom (ex : « Cher Jérémy »).

Si l’on s’adresse à une personne possédant un grade ou une fonction élevée, il convient de le mentionner. On écrira donc :

Madame le Juge,
Monsieur le Directeur,

Si l’on ne connaît pas le correspondant, on privilégiera la formule « Messieurs ».

Le corps de la lettre

On expose généralement une idée par paragraphe.
Le courrier est disposé à l’interligne 1 avec un interligne vide entre chaque paragraphe.

Cependant, si votre lettre est particulièrement courte, il est alors vivement conseillé d’augmenter l’interlignage pour obtenir une lettre « harmonieuse » sur le plan graphique.

Si votre lettre fait plus d’une page, il convient de mettre des points de suite « …/… » en bas à droite des pages concernées.

On ne coupe pas un paragraphe :

  • après les deux points (« : »). Ceux-ci doivent être suivis par une énumération d’au moins deux lignes.
  • après une ligne ou deux. Votre paragraphe doit comporter au minimum 3 lignes de texte.

On ne coupe jamais un courrier avant la formule de politesse. Dans ce cas, mieux vaut réduire la police de votre texte afin de le faire tenir sur une page.

La formule de politesse

La formule de politesse doit impérativement contenir la formule de civilité utilisée en ouverture de lettre. Cependant, les adjectifs « chère » ou « cher » ne doivent plus prendre de « C » capital.

Une femme se doit de ne jamais envoyer ses « sentiments » à un homme mais plutôt sa « considération ».

Bannir tout ce qui est « sentiments distingués » : on ne se distingue jamais par rapport à un client. A la rigueur, par rapport à un fournisseur. Privilégiez l’une des formules suivantes :

Nous vous prions de croire, Monsieur, en l’assurance de notre considération la meilleure.

Recevez, Monsieur, l’expression de nos sentiments les meilleurs.

Pour une connaissance de longue date, vous pouvez utiliser l’expression « Cordialement ».

La signature

Il est préférable de signer vos courriers de votre nom et de votre titre.
Deux dispositions sont alors possibles :

Le directeur des Ventes(signature)

Michel DUPONT

(signature)Michel DUPONT
Directeur des Ventes

A noter : lorsque le titre est placé en premier, il est toujours précédé d’un article et la signature est placée entre le titre et le nom (prévoir 3/4 interlignes vides).
Dans le second cas, en revanche, le titre n’est pas précédé d’un article et la signature doit être placée au-dessus du nom.

Le post-scriptum (P.S.) ou le Nota bene (N.B.) s’inscrivent contre la marge de gauche, à 4 ou 5 lignes sous la signature.

En dessous de cette indication peut figurer le nombre de copies éventuelles avec le nom des différents destinataires.

Bien plier une lettre

En correspondance commerciale, on utilise des enveloppes de format rectangulaire de 22 cm x 11 cm (modèle DL). Votre lettre sera donc pliée en 3 parties égales, dans le sens de la hauteur.

Lorsque l’on utilise une enveloppe à fenêtre, on doit bien évidemment caler l’adresse du destinataire afin qu’elle apparaisse dans la lucarne prévue à cet usage.

Méthode 1 : se caler sur une enveloppe

pliageDisposez votre lettre au dessus de votre enveloppe en faisant correspondre les bords supérieurs de votre lettre avec ceux de votre enveloppe.
Eventuellement, pour faciliter la manipulation, laissez dépasser de quelques centimètres le bord gauche de votre enveloppe.

Vous pouvez maintenant replier le tiers supérieur de votre lettre en prenant comme repère le bord inférieur de votre enveloppe.

Il ne vous reste plus ensuite qu’à rabattre le dernier tiers de votre lettre.

Méthode 2 : imprimer un discret repère de pliage votre lettre

Activez le menu InsertionFormes.
Puis, cliquez sur l’icône trait2 et dessinez un trait de 1 cm environ n’importe où sur votre page.
Gardez votre sélection sur ce trait et, en cliquant sur l’icône traitsélectionnez une couleur gris foncé.

A présent, faites un clic droit, Format de la forme automatique.
Dans l’onglet Couleurs et traits, modifiez l’Epaisseur et réglez-là sur 0,25 cm.
Activez l’onglet Taille et réglez la largeur à 1 cm.
Activez l’onglet Habillage et cliquez sur le bouton Avancé… situé tout en bas et à droite de la boîte de dialogue.
Dans l’onglet Positionnement de l’image, réglez les paramètres suivants :

Zone Horizontale – Position absolue 0 cm à droite de Page
Zone Verticale – Position absolue 10 cm au-dessous Page
Décochez la case Déplacer avec le texte
Validez.

Le repère s’imprimera automatiquement sur votre page.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, opter pour une taille ou une teinte plus ou moins prononcée.

Dans le cas d’utilisation d’enveloppes sans fenêtre, il convient de placer la zone contenant l’adresse côté dos de l’enveloppe, pour des raisons de confidentialité. En effet, le courrier est généralement ouvert par l’arrière. Ainsi, en cas d’erreur (lettre glissée dans la mauvaise enveloppe), la personne ouvrant le courrier constatera immédiatement l’erreur et pourra glisser le courrier ne la concernant pas dans une nouvelle enveloppe sans déplier la lettre ni la lire.

 

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