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18-Nov-2007

Vous avez été chargée d'établir une étude comparative, de rechercher des prestataires pour l'organisation d'un voyage ou de cours de langues en interne.

Vous devez rédiger à présent un rapport sur votre étude mais ne savez comment vous y prendre.
Voici donc quelques conseils pour architecturer votre document.

En tout premier lieu, votre rapport doit être rédigé sur un ton impersonnel, factuel, à la manière d'un compte rendu de réunion.
Pour cela, préférez les structures de phrases indirectes du style "Cette étude a pour but de ..." plutôt que "J'ai été chargée de..."

Votre dossier devra comporter 4 parties :

• un rappel des données. En d'autres termes, il s'agit d'un bref rappel de la mission qui vous a été confiée aussi appelé "cahier des charges".

• Exemple : Cette étude porte sur l'organisation de cours d'anglais à destination de l'ensemble du personnel de la société. Les cours se déroulaient sur site, à raison de séances de 2h maximum par semaine et sur l'année, soit 104h/groupe. Les participants seraient répartis par groupes de niveau, un groupe ne pouvant excéder 10 participants...

• une présentation rapide des prestataires interrogés et les motifs qui vous ont conduite à les sélectionner. Dites combien de prestataires vous avez interrogés et pourquoi vous avez retenu leurs offres plutôt que celles d'autres concurrents (ce peut être en raison, par exemple, de leur excellente réputation). Faites court : "5 prestataires ont été interrogés pour cette étude : le prestataire A, acteur incontournable sur ce marché, prestataire B : société de taille moyenne située à proximité de notre siège social..."

• une présentation détaillée de chaque prestataire et de leur offre. A présent, entrez dans le détail. Présentez chaque prestataire de manière plus détaillée (taille de l'entreprise, crédibilité, nom et coordonnées de l'interlocuteur rencontré, présentation détaillée de leur offre...).
  N'occultez pas les lacunes éventuelles que vous aurez constatées, par exemple, une réponse qui n'est pas en adéquation avec votre demande initiale ou la difficulté que vous avez eu à obtenir des informations. En effet, si à ce stade du dossier, votre interlocuteur fait montre de peu de réactivité, il y a fort à parier que les choses n'iront pas en s'arrangeant.

• Dans le cadre de la mise en place de cours d'anglais, j'avais fait part de mes difficultés à obtenir un devis de la part d'une société pourtant extrêmement renommée. J'avais eu le sentiment que nous serions 'noyés' dans la masse de leurs clients, jugés comme "peu importants". J'en ai fait la remarque sur mon dossier.

• un tableau récapitulatif et votre recommandation. Présentez toutes les offres de manière synthétique dans un tableau comparatif que vous trierez par ordre croissant de prix. Bien sûr, vous aurez au préalable pris la précaution de ramener chaque offre à des coûts unitaires comparables.

• Ainsi, pour mes cours d'anglais, la taille des groupes variait suivant les prestataires, ainsi que la durée des cours. J'ai donc ramené tous les coût de mon tableau de comparaison à un coût homme et à l'heure.

  
  Ne négligez pas la dernière partie de votre dossier, la plus importante : votre recommandation (votre avis). Vous êtes l'unique personne à avoir été en relation avec les différents prestataires : vous avez forcément une idée sur le choix du prestataire, soit pour des raisons purement financières, soit parce que l'un d'entre eux a fait preuve d'une écoute tout à fait exceptionnelle et que vous avez le sentiment que vous aurez chez lui un réel suivi de qualité et de réelles relations commerciales.
  
  Affirmez-vous et clamez votre opinion : vous aurez peut-être la surprise de voir votre avis suivi..

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