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24-Jul-2010

 

 

Le compte rendu de réunion

Le compte rendu de réunion obéit à des règles très strictes. Il doit adopter un ton neutre, impersonnel et ne pas prendre position. En effet, le compte rendu ne fait que restituer par écrit les décisions ou points abordés lors de la réunion. Il est purement factuel.

Le compte rendu comporte certaines mentions obligatoires :

  • le titre du document (compte rendu de réunion)

  • le numéro de compte rendu (qui démarre à 1 pour tout nouveau projet. Ce système de numérotation est impératif d'autant plus si votre document est diffusé à l'un de vos clients : la numérotation doit être séquentielle pour qu'il puisse s'y retrouver. N'adoptez donc pas une numérotation du style 02-10-99 où 02 serait l'année, 10 le mois et 99 votre numéro d'Audrey chronologique interne : votre client ne s'y retrouverait pas).

  • la date et le lieu de la réunion

  • le titre du projet

  • la liste des présents faisant clairement apparaître la distinction entre les personnes de l'extérieur (client) et les membres de votre équipe. Éventuellement, pour un nouveau client, mentionnez les fonctions des participants à la réunion, de façon à ce que chacun sache qui fait quoi.

  • mentionnez éventuellement les absents ou les personnes en copie du compte rendu

  • l'objet de la réunion

Exemple :

Modèle de compte-rendu

Le compte rendu de réunion étant neutre, il convient d'employer la 3e personne du singulier. Ainsi, il faudra écrire : "la société xxx recommande de..." ou "suggère de..." ou "préconise de...", "le client fait observer que...", "A l'issue de cette réunion, il a été décidé de...". Exit donc les "nous recommandons...".

Ce document doit être diffusé au minimum auprès de chaque participant. Le compte rendu de réunion n'est pas une perte de temps. C'est un aide-mémoire précieux sur les décisions prises et les tâches à effectuer. Chacune des parties qui peut s'y référer en cas de contestation ou de doute.

Il s'achève généralement sur une rubrique "Prochaines étapes" où sont figurent les points à valider ou les tâches à faire et la date de la prochaine réunion, le cas échéant.

Exemple :

V. Prochaines étapes :
- valider les dimensions de la salle
- vérifier la présence d'un système de sonorisation
- envoyer le BAT des cartes d'invitation au client avant le 11 janvier.

Le client demande à l'agence de fixer au plus vite une date de réunion courant de la dernière semaine de janvier. Cette date sera communiquée au client en milieu de semaine prochaine.


Télécharger un modèle vierge de compte rendu (format .dot à placer dans votre répertoire "modèles", puis Fichier, Nouveau... pour l'utiliser)