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Répéter plusieurs fois une formule de civilité

Il est parfois utile de récupérer certains éléments variables dans plusieurs emplacements d'un même document. C'est le cas, notamment, avec la formule de civilité (Madame, Monsieur...) qui ouvre une lettre et qui est récupérée dans la formule de politesse. Combien de fois vous est-il arrivé, dans la précipitation, d'oublier d'ajuster cette dernière et d'ouvrir votre lettre par "Monsieur" pour la clôturer par "Madame" ?

Il est parfois utile de récupérer certains éléments variables dans plusieurs emplacements d’un même document. C’est le cas, notamment, avec la formule de civilité (Madame, Monsieur…) qui ouvre une lettre et qui est récupérée dans la formule de politesse.

Combien de fois vous est-il arrivé, dans la précipitation, d’oublier d’ajuster cette dernière et d’ouvrir votre lettre par « Monsieur » pour la clôturer par « Madame » ?

La solution se trouve dans le champ Remplir.

  • Faites votre modèle de lettre comme à l’accoutumée
  • Au niveau de la 1ère formule de politesse, activez l’onglet Insertion, Quickpart, Champ.
  • Dans la zone Catégories (Toutes), sélectionnez Remplir.
remplir
  • Dans le champ Invite, saisissez un texte d’explication pour l’utilisateur (ex : Saisissez Monsieur ou Madame).
  • Cochez la case Réponse par défaut à l’invite et saisissez « Monsieur, » dans la zone de texte qui lui fait face.
  • Validez ! (n’oubliez pas de saisir la virgule après la formule d’introduction)
  • Word affiche ensuite la boîte de dialogue que vous venez de créer : validez son contenu
  • Sélectionnez ensuite la formule de civilité que vous venez d’insérer et appuyez sur les touches Ctrl Maj F5 pour créer un signet et saisissez un nom (ex : genre).
  • Il ne vous reste plus qu’à positionner votre curseur au niveau de la formule de politesse de fin d’insérer un nouveau champ (onglet Insertion, QuickPart, Champ – Catégories (toutes)  Réf.
  • sélectionnez ensuite le nom du signet que vous avez précédemment défini et validez !

Dorénavant, à chaque ouverture de ce modèle, une boîte de dialogue vous invitera à saisir une fois pour toutes la formule de civilité et se chargera d’ajuster la formule de politesse ! Libre à vous d’adapter cette astuce à d’autres situations de votre vie professionnelle.

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