Top Assistante - Rh : recruter : les formalités à accomplir

17-Mai-2005

Recruter : les formalités à accomplir

Vous avez enfin trouvé la perle rare. Pour autant, si le plus délicat est fait, restent à accomplir de nombreuses démarches administratives avant l'intégration de votre nouvelle recrue.

La promesse d'embauche

Si elle n'est pas obligatoire, la proposition d'embauche rassure le futur salarié.
Si elle n'engage pas ce dernier vis-à-vis de l'entreprise, elle lie par contre l'entreprise vis-à-vis du salarié.
C'est pourquoi elle est plus généralement utilisée dans le cas d'un salarié déjà en poste et obligé de donner sa démission en ayant la garantie formelle de ne pas lâcher la proie pour l'ombre.

La proposition d'embauche est donc un "pré-contrat". Elle en reprend les grandes lignes :

intitulé du poste ;
date d'embauche effective. Si la date d'embauche n'est pas connue (ex : en attente de confirmation d'un préavis négocié), on peut mentionner une date au plus tard.
salaire et commissions éventuelles
coefficient hiérarchique
éventuellement avantages (tickets restaurant, mutuelle, prime de congés...)
délai limite durant laquelle cette offre est valable (destiné à couvrir l'employeur qu'un salarié hésitant ferait patienter trop longtemps...

Cette lettre, signée conjointement par l'employeur et le salarié avec sa mention "Bon pour accord" ou "Lu et approuvé" est établie en deux exemplaires, un pour chacune des partie.

La déclaration unique d'embauche (DUE)

La déclaration unique d'embauche (autrefois Dpae) réunit en une seule démarche l'inscription du salarié auprès de différentes caisses (Urssaf, sécurité sociale, assurance chômage, médecine du travail... En tout, 9 formalités accomplies en une seule inscription). La Due doit être faite au plus tard 8 jours avant la prise de fonction du salarié.

Elle peut être effectuée par :

par Minitel : 3614 embauche xx (où xx est le numéro de votre département)
par fax à votre centre Urssaf
sur Internet : www.due.f

Pensez à vous munir de votre numéro de Siret et du nom de votre centre de médecine du travail.
Vous recevrez, généralement sous 48h, un accusé réception de l'Urssaf dont la partie inférieure sera à remettre à votre salarié.

Le registre du personnel

Toute entrée ou sortie de personnel doit être reporté dans le registre correspondant, y compris pour les stages et contrats de qualification, d'adaptation et autres CDD.

Pour en savoir plus, cliquez ici.

Les inscriptions complémentaires

Parmi les démarches à accomplir, citons encore l'inscription auprès :

- des caisses de retraite complémentaires
- de la mutuelle, le cas échéant
- les caisses de prévoyance
- la fourniture de tickets restaurant

sans oublier la visite médicale d'embauche, l'élaboration finale du contrat de travail et la transmission des éléments nécessaires au service du personnel, en particulier pour la gestion des paies...

Ces démarches accomplies, restent à fignoler alors quelques aspects logistique (préparation de son poste de travail), technique (ouverture d'une adresse email) et l'intégration physique de votre nouvelle recrue. Pour en savoir plus sur ces aspects, cliquez ici.

Télécharger modèle de fiche d'intégration (format Word).