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09-Jui-2003

Monter une association de secrétaires

1992. On commence tout juste à parler de bureautique. Le métier se cherche. Il est question, avec l'informatisation massive des bureaux, que les assistantes soient appelées à disparaître. C'est dans ce contexte que j'ai décidé de réunir les assistantes de ma région autour d'un projet : celui de mettre en commun nos connaissances et notre savoir-faire afin d'être plus performantes au sein de nos entreprises.

Je passe une petite annonce dans le journal.
Très vite, il se dégage 2 catégories de personnes intéressées (toutes des femmes…)

• Une partie qui cherche un "club", un organe au travers duquel elles puissent se reconnaître

• l'autre cherche du travail et pense, en nouant des contacts, en trouver.

Personne n'a vraiment conscience que le but est plutôt de créer une structure à vocation professionnelle. Je me lance. Je me rends compte que mon initiative est très bien perçue par l'environnement : la municipalité où j'habite me prête chaque semaine une salle où nous nous réunissons.
Les personnalités que nous solliciterons, plus tard, répondront toujours présentes pour nous donner un coup de main.
Le bureau est élu, les statuts déposés à la Préfecture. Association Loi 1901, pour pouvoir percevoir des subventions. Puis une question se pose : comment faire vivre cette association ? Après quelques séances de brainstorming, et afin de contenter toutes les adhérentes fondatrices, les activités ont été articulées autour de plusieurs axes :

- La formation : organisation d'ateliers : orthographe, anglais…

- La communication : organisation de conférences, chaque mois, en partenariat avec un grand hôtel de la ville

- L'information : rédaction d'un petit journal, l'"Indiscrétaire", adressé à nos adhérents et partenaires

- La veille : collecte et diffusion d'articles, d'informations concernant le métier d'assistante ; les offres d'emploi sont répertoriées et diffusées par fax aux adhérentes (par mail aujourd'hui mais nous sommes en 1992)

- La mutualisation : création et mise à jour d'une base de données permettant de mutualiser les informations détenues par chacune

- La convivialité : sorties trimestrielles "culturelles", ouvertes aux conjoints.

Depuis 1998, chaque année une soirée-exposition le jour de la Fête des Assistantes, est organisée. Chaque année des personnalités se déplacent et depuis cette date l'association est subventionnée par le Maire. Ces fonds ont permis aux adhérentes de profiter de quelques équipements informatiques et multimedia.

Le nombre d'adhérentes est stable depuis la création de l'association. Les personnes viennent, repartent. Environ le quart s'investit concrètement, le reste est plutôt "consommateur".

Le projet continue à être favorablement perçu par l'environnement et a permis à bien des personnes de s'investir et de recevoir au moins autant que ce qu'elles ont donné.

Personnellement, j'ai appris à conduire une réunion, à négocier, à chercher toujours l'excellence. J'ai appris à défendre mon point de vue ; je me suis fait des amies, j'ai tissé un réseau. Je n'ai jamais cependant pu aller jusqu'au bout dans l'objectif que je m'étais fixé : créer un groupe très professionnel, pouvant éventuellement déboucher sur un syndicat.

Aujourd'hui je me suis retirée de l'association parce que j'ai quitté la région. Ses adhérentes sont toujours aussi actives, ce qui me réjouit. Toute l'énergie investie pendant une dizaine d'année porte ses fruits chaque jour. Et… j'ai pris une adhésion dans une association dans ma nouvelle région !

Questions complémentaires

Très intéressée par la démarche d'Anne, j'ai voulu lui poser quelques questions complémentaires sur son expérience.

Comment t'y es-tu prise pour recruter tes adhérentes ?

J'ai mis une petite annonce dans un journal gratuit, type HIP 78. Visiblement, ce n'était pas une mauvaise idée car bien des personnes ont cru que cela déboucherait sur une possibilité de job. J'ai eu de nombreux contacts suivis très vite sur une première réunion de prise de connaissance, réunion à laquelle nous étions déjà une 20aine. Le bouche à oreilles a fait le reste. Nous sommes vites passées à une cinquantaine, chiffre resté stable depuis.

A quel rythme vous réunissiez-vous et la durée de vos réunions ?

Réunion du bureau : 1 fois tous les 15 jours.
Ensuite nous étions réparties en commissions (commission langues, commission conférences, commission indiscrétaire) qui se réunissaient selon les besoins, parfois plusieurs fois/semaine.

Combien de temps consacrais-tu à la préparation de ces réunions ?

Le temps de la réunion et de la rédaction du compte rendu. J'ai toujours fait mes réunions "au pied levé".

Aviez-vous des permanences physiques ou téléphoniques ?

Nous avions une permanence téléphonique chez moi ; ensuite nous avons eu un CES pendant 2 ans qui prenait les appels chez elle, diffusait les comptes-rendus, se chargeait d'imprimer notre feuille de chou, etc.

Quel est à ton avis, le budget de fonctionnement nécessaire pour ce type de structure ?

Pour 50 personnes, l'association "tourne" avec 2 300 Euro/an.

Combien de temps t'a-t'il fallu pour que ton projet devienne opérationnel ?

Quelques semaines pour que les premières luttes d'influences commencent à se faire sentir ... Plus sérieusement, à peu près 6 mois pour que toutes les commissions travaillent et obtiennent un résultat (1er journal, 1ère conférence...)

Tu évoques dans ton témoignage des invitations de personnalités : qu'entends-tu par là et comment les convainquais-tu ?

Nous avons eu plusieurs chefs d'entreprises, un écrivain, une spécialiste en PNL, un consultant d'entreprise et bien d'autres personnes encore qui sont toujours venues gratuitement nous donner de leur temps le lundi soir de 18 à 20H.
Nous avons toujours eu à disposition une salle de conférences dans un hôtel de notre ville. La conférence était systématiquement suivie d'un cocktail offert par l'hôtel. Tout cela grâcieusement parce qu'une assistante est un bon prescripteur.
Je convainquais les personnalités parce que le projet leur semblait intéressant, novateur à l'époque et surtout, tous ont une assistante : je passais donc souvent par elle. Plus simple et tellement plus efficace !!!

Serais-tu prête aujourd'hui à recommencer ?

Non

Quels conseils donnerais-tu à une secrétaire souhaitant monter ce type d'association ?

Etre soi-même et rester humble.

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Comment monter une association : questions et réponses - Vivasso.fr

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