Repérer aisément les mails non lus ou importants

Vous gérez plusieurs boîtes mails et souhaitez visualiser l’ensemble des mails non lus, indépendamment de leur emplacement ? Vous souhaitez repérer facilement les mails de votre N+1 à l’aide d’un code couleur ?
Découvrez sans tarder nos deux astuces pour répondre à ces problématiques.

Grouper tous ses messages non lu : les Favoris

Les Favoris constituent une solution optimale pour consulter rapidement l’ensemble des mails non lus de vos multiples boîtes de réception.

Pour utiliser les Favoris, vous devez d’abord et pour chacune de vos boîtes de réception, créer un Dossier de recherche. Ce dossier est situé tout en bas de l’arborescence de chacune de vos boîtes de réception. 

Une fois l’emplacement localisé, faites un clic droit et sélectionnez Dossier de recherche. Cette action ouvre une boîte de dialogue où l’option Courrier non lu est activée par défaut. Il suffit de valider.

Le nombre qui s’affiche en regard du répertoire créé correspond au nombre total de mails non lus. Peu importe qu’ils soient disséminés dans plusieurs dossiers ou sous-dossiers : vous pourrez en prendre connaissance dans ce répertoire de recherche sans vous soucier de ce détail.

Par défaut, Outlook les regroupe d’ailleurs selon leur répertoire d’origine. Seuls les mails placés dans les répertoires Eléments supprimés et Courrier indésirable ne sont pas repris dans ce dossier de recherche.

Déplacez ce fichier à l’aide de votre souris au-dessus de votre boîte mails là où figure la mention Déposez vos dossiers favoris ici. Relâchez.

Procédez de même avec toutes vos boîtes de réception.

Désormais, vous n’aurez plus à dérouler votre arborescence pour prendre connaissance de vos messages. Un coup d’oeil à vos favoris suffira !

Par mesure de précaution, ajoutez de la même manière vos répertoires Courrier indésirable (ou Spam). Il est effectivement toujours plus prudent de jeter un oeil sur le contenu de ces répertoires…

 

Affecter un code couleur à un expéditeur

Pour ne rater aucun mail de votre hiérarchie, affectez un code couleur aux messages de votre N+1.

Pour ce faire, activez l’onglet Affichage et cliquez sur Paramètres d’affichage. Puis sur le bouton Mise en forme conditionnelle.

Dans la boîte de dialogue suivante, cliquez sur Ajouter et donnez un nom à votre mise en forme. Validez.

Cliquez sur  Police… Modifiez le cas échéant la taille de la police, son style (Gras, Italique…) et sélectionnez une couleur. Validez.

Cliquez à présent sur le bouton Condition… Dans la boîte de dialogue suivante, repérez le champ De

Saisissez le nom de l’expéditeur ou son adresse email. Validez.

Au bout de quelques secondes, les messages de l’expéditeur s’affichent dans la couleur, taille et style définis !

 

Afin de conserver de la clarté à votre boîte de réception, limitez l’utilisation de cette astuce à 2 coloris !

Créer un modèle de mail sous Outlook

Au cours de ma carrière, j'ai vu des assistantes redoubler d'imagination pour concevoir des mails types. Pourtant, Outlook propose une fonctionnalité qui permet de mémoriser objet et pièces jointes...

Préparez votre mail

  1. Commencez par rédiger votre mail : insérez un objet, les pièces jointes éventuelles et le corps de mail…
  2. Prenez la précaution de supprimer la signature si celle-ci figure sur votre message. Cette dernière sera automatiquement ajouté à votre mail.

Sauvegarder votre mail

Une fois votre message rédigé, activez le menu Fichier Enregistrer sous.

Dans la prochaine fenêtre, sélection Modèle Outlook (*.oft) dans la zone Type.

Par défaut, Outlook vous rebascule sur le répertoire modèles Office. Le chemin d’accès est particulièrement complexe. Enregistrez plutôt votre modèle dans un répertoire qui sera facilement accessible car vous devrez passer, du moins dans un premier temps, par ce répertoire.

Utiliser un modèle

Plusieurs solutions s’offrent à vous en fonction de votre version Outlook.

Pour les versions antérieures à 2013

Accédez à votre répertoire et double-cliquez sur le modèle de message que vous souhaitez utiliser : il s’ouvre automatiquement sous Outllook. 

Version 2013

Faites glisser votre modèle vers la barre des tâches, au-dessus de l’icône Outlook. Dès que le message Epingler à Outlook 2013 apparaît, relâchez votre souris.

Vous pouvez épingler jusqu’à 7 modèles de mails. On accède à ces modèles en faisan un clic droit de la souris sur l’icône Outlook.

Version 2016

Pour contourner la limite des 7 modèles, faites glisser le répertoire au-dessus de l’icône Outlook !

Version Office 365 online

Microsoft a annoncé, en juin 2016, la sortie imminente d’une option Modèles Outlook. Vous trouverez l’icône d’accès aux modèles dans le ruban Message de la conception d’un mail, en toute fin de ruban ! 

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