Office Manager Summit – Paris 27 juin – 17h-22h30

Vous êtes office manager et en activité ? Cet événement est fait pour vous !!
Rendez-vous à Paris, le 27 juin prochain de 17h à 22h30 à La Manufacture, dans le 10e arrondissement.

Echangez avec d’autres membres de la profession et des prestataires éventuels autour de 4 ateliers thématiques.
Participez à une tombola et clôturez votre soirée par un apéro networking pour cet événement exceptionnel.

Mais… dépêchez-vous : il ne reste que quelques places !

Inscription obligatoire sur https://officemanagersummit.splashthat.com/

L’assistante digitale

Au cours des quarante dernières années, les métiers du secrétariat ont connu des mutations majeures. Dans les années 80, les assistantes ont dû apprivoiser les outils bureautiques. 20 ans plus tard, les nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) bouleversaient le quotidien de millions de salariés et révolutionnaient une profession dont on annonçait pourtant de longue date la disparition.

(Article disponible au format sonore. Cliquez sur la flèche pour écouter).

La messagerie & internet

En ligne de front, la messagerie internet devenue l’incontournable  du métier. Cet outil a apporté confort et sécurité : plus besoin de courir au fax récupérer des documents confidentiels ! Fini le risque de voir des pages emportées par inadvertance par un collègue passé avant vous ou jetées à la poubelle par mégarde avec des fax publicitaires ! 

Si la messagerie présente de nombreux atouts, elle a, en contrepartie, créé un sentiment d’urgence. Qui d’entre nous n’a jamais été relancée en fin de journée pour ne pas avoir répondu à un mail reçu seulement le matin même ?

A la complexité de cet outil s’ajoute celui de sa synchronisation avec les téléphones mobiles. L’assistante doit pouvoir jongler entre des systèmes d’exploitation différents (iOS, Windows Phone, Androïd…) en fonction des modes et des préférences de sa hiérarchie. Sa maîtrise doit s’étendre à l’installation ou suppression d’applications (taxis, centralisation des passeports, convertisseur de devises…).

Au fil des années, la boîte mails s’est muée un « centre de messagerie unifié » regroupant mails, agendas, contacts, tâches… Pour autant, un grand nombre de fonctionnalités de cet outil restent encore inexploitées par les assistantes (mise en place de règles, utilisation des catégories, des rappels pour le traitement des mails…). L’assistante de demain n’aura d’autre choix que de monter en puissance sur ces logiciels car le flux d’information à traiter va continuer de croître.

Il en va de la messagerie comme de la bureautique : l’assistante devra toujours avoir un cran d’avance sur son manager au niveau de
la prise en main de ces outils !

Corollaire du mail, Internet a bouleversé la façon de travailler des secrétaires :

  • Réservation de voyages ;
  • Commandes de fournitures et consommables ;
  • Recherches de prestataires ;
  • Veille concurrentielle ou juridique ;
  • Ressources pédagogiques…

toutes les informations, tous les savoirs sont désormais disponibles en tout temps, tout lieu, en quelques clics de souris.

L’assistante doit à la fois faire preuve de compétences techniques, d’agilité et d’analyse.

L'assistante, un rôle au confluent de l'informatique et de la communication

Toute entreprise se doit d’être présente en ligne. C’est désormais l’assistante qui assure, dans les TPE et PME, la mise à jour des informations. 

Les sites reposent en majorité sur des CMS (Content Management System- système de gestion de contenu), tel Joomla ou WordPress. La base du site est alors constituée d’un noyau commun auquel on adjoint des « modules » (portions de codes) répondant à des besoins spécifiques (sécurité, commerce en ligne, inscription à une newsletter, à un événement…).

Si l’assistante, dans la plupart des cas, bénéficie d’une formation technique de base à l’utilisation de ces CMS, les aspects légaux sont souvent négligés.

C’est d’autant plus regrettable que la réglementation RGPD entrée en vigueur le 25 mai 2018 renforce les obligations légales des sociétés en matière de sécurité informatique et d’information clients (mentions légales, utilisation des cookies, durée de la conservation et utilisation des données personnelles…).

Cette règlementation offre aux assistantes qui le souhaitent l’opportunité de se s’initier aux bases d’un métier nouveau qui connaît déjà une pénurie de main d’œuvre, celui Data Protection Officier (DPO). Cette fonction requiert une appétence pour la sécurité informatique et le juridique et peut constituer une voie naturelle d’évolution pour certaines assistantes, notamment les assistantes de DSI.

Il est à noter que les Chambres de Commerce et d’Industrie organisent parfois des matinées d’information gratuites sur la RGPD. Nous ne saurions trop conseiller aux assistantes en charge de l’administration de back-offices de participer à ces réunions.

Une autre tendance très marquée ces dernières années est de renforcer la visibilité des entreprises sur les réseaux sociaux professionnels (Linkedin, Viadeo, Facebook et Twitter). Dans les petites structures, la tâche échoit aux assistantes qui endossent ainsi le rôle de Community Manager traditionnellement rattaché aux services communication ou marketing dans les grandes structures.
La mission de l’assistante consiste le plus souvent à alimenter les réseaux sociaux à l’aide de communiqués de presse ou newsletters rédigés par des spécialistes métier ou en communication. Des compétences en HTLM sont souvent bienvenues pour corriger les problèmes de mise en page que l’on rencontre fréquemment sur ce type de logiciel.

L’administration d’une page Facebook, quant à elle, répond à des objectifs différents qui dépendent étroitement de l’activité de l’entreprise :

Le rôle de Community Manager implique donc des compétences de base en rédactionnel, une excellente orthographe, une bonne connaissance de l’entreprise et de ses produits/services, du charisme pour fédérer les internautes et une touche de diplomatie pour la gestion des clients difficiles.

Vers une externalisation des outils et plus de collaboratif

L’externalisation des outils, qui a débuté avec le déport de la téléphonie fixe vers des prestataires spécialisés, connaît une accélération très marquée.

Impossible en effet de ne pas évoquer le « cloud » qui envahit aussi bien notre vie professionnelle que privée. Les logiciels sont désormais déclinables en version « SaaS » (Software as a Service) : plus d’installation, plus de licences ni de mises à jour à gérer… Les entreprises louent leurs logiciels au mois. Une vraie souplesse pour les petites structures qui n’ont pas les ressources en interne pour gérer la complexité de certains paramétrages ! Une sécurité tout à la fois financière et légale car l’externalisation fait porter la responsabilité de la mise en conformité à la loi RGPD aux éditeurs de logiciels et aux hébergeurs en ligne et non plus à la société utilisatrice.

Le mode Saas va cependant contraindre les assistantes à se former à un rythme accru pour suivre l’évolution des logiciels puisque le mode Saas donne automatiquement accès aux toutes dernières versions.

L’article L. 1222-9 du code du travail promulgué en mars 2018 facilite le recours au télétravail et va de facto pousser les entreprises vers le stockage des fichiers en ligne, dans le fameux « cloud ». En effet, les entreprises n’auront d’autre choix pour pallier le risque de perdre des journées de télétravail, que de s’assurer que leur personnel ait accès à l’ensemble des documents de travail depuis leur domicile… 

Dans les sociétés travaillant en mode projet ou « collaboratif », le stockage des informations se fait parfois dans des interfaces dédiées de type SharePoint. L’assistante a alors un rôle de préconisation à jouer dans la façon de nommer les documents (définition d’une nomenclature), de structurer les répertoires, de la même façon qu’elle avait autrefois la main sur le classement papier.

 

Restrictions budgétaires obligent, les entreprises planifient de plus en plus fréquemment des réunions virtuelles. L’assistante se doit de savoir utiliser les outils dédiés, tels Skype ou des services de visioconférence en ligne. Il lui incombe souvent d’assurer la hotline pour les participants un peu perdus par la technologie…

D’autres outils encore assez confidentiels sont appelés à se démocratiser dans les années à venir. Leur gestion entrera probablement dans le périmètre des missions de l’assistante. Parmi eux, citons :

  • les tableaux blancs interactifs (TBI) aujourd’hui principalement présents dans les écoles et centres de formation. Il s’agit d’un tableau tactile permettant de conserver une trace de toutes les notes prises au tableau au cours d’une réunion. A l’issue celle-ci, les notes peuvent aussitôt être envoyées à tous les participants au format PDF, JPG ou bien encore PowerPoint. À noter que cet outil permet également de capturer des pages web, tout en conservant les liens actifs : une simple pression sur l’image et la page web s’affiche aussitôt dans le navigateur !
    Les tableaux blancs interactifs se déclinent depuis peu en version paperboard.

    Les TBI sont souvent couplés à un vidéoprojecteur et peuvent être associés à une caméra pour des classes virtuelles ou de la visioconférence. S’ils permettent de s’affranchir d’avoir à gérer des consommables papier et crayons, ces outils requièrent, pour fonctionner, un pc et une licence qui doit être renouvelée chaque année.

  • les systèmes d’affichage dynamiques. On les trouve de plus en plus fréquemment dans les halls de réception des grandes entreprises ou des lieux accueillant du public (centres de conférences, administrations, banques, salles de sport…). Ces écrans, reliés à un pc sont équipés d’un logiciel qui permet de diffuser des informations provenant de diverses sources : diaporamas PowerPoint, vidéos, images fixes, fichiers sons… ceci, en fonction de plages horaires. Il est possible d’acquérir, sous forme d’abonnements, des modules complémentaires tels des flashs météo ou des points circulation voire de diffuser des chaînes de télé.
    La prise en main d’un logiciel d’affichage dynamique reste cependant assez complexe.
On le constate, le digital devient de plus en plus prégnant dans les métiers de l’assistanat. Grâce à lui, l’assistante acquiert de nouvelles compétences à la croisée de l’informatique et de la communication. Mais il n’en demeure pas moins que le digital n’est qu’une des multiples facettes de la profession. L’enjeu, pour les assistantes de demain se situera aussi –et beaucoup- sur le terrain du savoir être, de la maîtrise de l’orthographe et du rédactionnel !

Canva : un outil pour vos créations graphiques

Vos flyers professionnels gratuitement en quelques clics

Parce qu’être assistante ce n’est pas forcément être graphiste, s’appuyer sur des maquettes en ligne élaborées par des spécialistes peut s’avérer un choix judicieux.
C’est ce que propose l’outil en ligne gratuit www.canva.com/fr_fr/creer/flyers/.

Un outil collaboratif

Après inscription sur le site, Canva vous invite à créer votre Equipe de travail. 

Cette étape est facultative mais elle présente un intérêt pour les services marketing où il est d’usage de partager les maquettes créées par les utilisateurs.

Si vous êtes intéressée par cette option, sachez que vous pouvez soit saisir dès à présent les adresses emails des membres de votre équipe, soit reporter cette étape à une session ultérieure par le biais  de l’option Créer une équipe du panneau suivant.

Si vous ne souhaitez pas partager vos créations, cliquez simplement sur le lien situé en bas de la page pour sauter cette étape.

Le panneau principal vous permet de concevoir tout type de document. Certains ont même été pensés pour respecter les dimensions des interfaces auxquelles ils sont destinés : couverture Facebook, pubication Twitter.

Il suffit simplement de cliquer sur le type de document que vous souhaiter réaliser pour accéder à différents modèles. 

 

Des modèles par millier

Si vous ne trouvez pas le modèle idéal parmi les différentes propositions par défaut de Canva, voici une petite astuce pour accéder à une liste thématique beaucoup, beaucoup plus exhaustive ::

  • Revenez à la page d’accueil (cf. image de gauche) en cliquant sur le logo Canva.
  • Dans la fenêtre de droite, cliquez sur Besoin d’aide ? situé en bas et à droite de la page.
  • Cliquez sur Browse – Templates pour accéder à une liste thématique de modèles. 
  • Une fois le modèle choisi, cliquez dessus pour l’activer et le modifier !

Des outils intuitifs

La barre d’outils de gauche comprend 5 catégories (Modèles, éléments, texte, fonds, images) donnant accès à des palettes d’outils complémentaires.

Chaque élément de votre composition est modifiable : il suffit de le cliquer sur ledit élément pour le personnaliser. Un menu contextuel apparaît alors en haut de l’interface :

Vous pouvez également ajouter des éléments (texte, image…) complémentaires à votre maquette. Attention : certains composants sont payants.

Une fois votre composition effectuée, vous pouvez la Partager, la Télécharger sur votre disque dur ou encore Commander des impressions. Toutes ces options sont accessibles en haut et à droite de l’interface.

Un centre de ressources pédagogiques

Vous rêvez de vous perfectionner dans le graphisme ? Canva propose de nombreux didacticiels pour vous former. Seul bémol mais de taille : ces didacticiels ne sont disponibles qu’en anglais dans le centre de support à l’adresse https://www.canva.com/templates dans les menus Learn et Tools.

Commençons par le menu Tools :

  • Photo Editor vous permet d’effectuer des modifications de base sur vos images (filtre, taille, rognage…) ;
  • Color Palette vous permet de générer une palette de 5 couleurs à partir d’une image afin d’éviter toute faute de goût !
  • Font conbinations vous permet d’harmoniser 2 polices de caractères. Il est en effet de coutume de choisir une typo pour les titres d’une composition et d’autre part une typo pour le texte. Cette mixité de typos rend les compositions plus punchy.
 Le menu Learn propose des rubriques aux intitulés parfois similaires au menu Tools. Dans les faits, ce menu donne accès à de très nombreux articles sur le graphisme. 

 

Canva est un site gratuit à bookmarker d’urgence !!!