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Archiver l’intégralité des messages liés à un projet dans un fichier texte

Une contribution de Josiane Klein

Il peut être intéressant d’archiver l’intégralité des messages liés à un projet dans un fichier texte de façon à conserver un historique chronologique des échanges de mails sur un dossier. Cette manipulation est on ne peut plus simple à mettre en oeuvre.

  • Avantages : vous économisez de la place sur le disque dur ou sur le CD, puisque l’enregistrement prend peu de place. Les mails sont mis bout à bout, dans l’ordre chronologique.
  • Inconvénients : vous ne pouvez pas enregistrer les pièces jointes d’un mail. Après l’assemblage des textes dans un fichier unique, la lecture devient plus difficile (par exemple on ne reconnaît pas les phrases citées). Mais pour des documents d’archives ayant une faible probabilité de lecture, cet inconvénient prend moins d’importance. Les messages enregistrés en tant que fichiers texte ne peuvent plus être convertis en message Outlook. Par contre, les messages d’origine sont conservés dans votre boîte Outlook s’ils ne sont pas supprimés par vos soins.

Pour réunir plusieurs mails dans un fichier texte :

  • sélectionnez les mails à enregistrer dans la boîte de réception.
  • Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous (ou utilisez la touche F12), sélectionnez le type de fichier Texte brut.
  • Sélectionnez l’emplacement et nommez votre fichier.
  • Validez. Tous les mails sélectionnés sont maintenant enregistrés dans un fichier texte. Ouvrez ce fichier et jetez-y un coup d’œil…

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