Le bon de commande

Le bon de commande constitue une sorte de « contrat » et donc de garantie pour le fournisseur. En cas de contestation, ce dernier peut s’y référer.

En interne, le bon de commande permet à la comptabilité de planifier la trésorerie à travers les engagements de dépense : le contrôle de gestion sait ainsi quelles factures ne sont pas encore parvenues (les « FNP » comptables), ce qui leur permet d’établir une estimation des dépenses engagées.

Il permet en outre de connaître le donneur d’ordre interne de la commande. En effet, les factures sont rarement réglées à l’échéance sans transiter par les mains de la personne ayant passé la commande. Pourquoi ? Tout simplement parce que le donneur d’ordre est le seul qui soit en mesure de confirmer que la facture est correcte, que la marchandise ou la prestation a bien été effectuée et ce, dans sa totalité. Le simple fait que le bon de commande existe ne garantit pas ce point ! Il faut donc toujours faire « valider » la facture avant sa mise en paiement.

Les mentions du bon de commande

Le bon de commande doit comporter toutes les coordonnées de votre société, y compris le n° de RCS, capital, forme juridique et numéro de TVA intracommunautaire.

Les bons de commande doivent être numérotés de façon à permettre un suivi rigoureux de la trésorerie : si les numéros de séquence ne se suivent pas, la comptabilité n’aura aucun moyen de repérer un bon de commande manquant et donc de planifier avec justesse ses provisions.

Le bon de commande comporte également le détail des prestations commandées (quantité, prix unitaire, montant total, taux de TVA) ainsi que les modalités de règlement.

Au verso, il comporte les conditions générales d’achat.

Le bon de commande doit être signé par des personnes habilitées et comporter le nom du demandeur.

La mention du nom du demandeur sur le bon de commande permet de transmettre la facture (ou mieux encore, une copie de cette dernière), au demandeur pour validation.

Il convient d’établir ce document en plusieurs exemplaires : un pour vos archives personnelles (dossier client, par exemple), un pour votre comptabilité, et un pour votre fournisseur.

Chaque bon de commande doit être classé dans un chrono et rangé par ordre alphabétique. Pour un même fournisseur, le bon de commande le plus récent est placé au-dessus.

Nadège GUILBERT

Conceptrice, animatrice du site www.top-assistante.com

Les commentaires sont fermés.

  • Top-Assistante est une marque déposée à l'INPI. Aucune reproduction sans le consentement écrit de l'auteur