Les catégories

Outlook offre toute une panoplie d’options pour gérer vos mails : les alertes, les couleurs, les règles de tri… et, depuis la version 2007, une nouvelle : l’option Classer qui permet  d’affecter des Catégories à chacun de vos mails.

Elle peut être utile si vous intervenez sur des périmètres très divers et souhaitez pouvoir trier vos mails selon vos activités. Par exemple, en tant que Responsable des Services Généraux, je traitais des dossiers aussi bien relatifs à des questions d’assurances, que de la téléphonie, flotte auto, travaux… J’affectais ainsi une catégorie à mes mails, ce qui me permettait d’avoir, si je le souhaitais, un affichage thématique de mes messages.

Définir des catégories

categoriesCommencez par activer l’onglet Accueil puis cliquez en-dessous du bouton Classer. La liste des catégories apparaît.

Sélectionnez l’option Toutes les catégories. Choisissez une couleur et cliquez sur le bouton Renommer et donnez-lui un intitulé (exemples : téléphonie, assurances, travaux, budget, A vérifier…). Si la couleur que vous souhaitez n’apparaît pas dans la liste, cliquez sur le bouton Couleur pour la modifier. Validez.

Sachez que vous pouvez affecter plusieurs catégories à un mail. Gadget ? non pas forcément car les catégories sont aussi valables pour le carnet d’adresses. Dans l’un de mes postes, j’utilisais les Catégories pour ventiler mes correspondants par syndicats professionnels. J’avais aussi une catégorie pour les Comités de direction, Groupes de travail. Un même correspondant pouvait donc appartenir à plusieurs catégories.

Il n’est pas nécessaire d’ouvrir votre mail pour lui affecter une Catégorie. Vous pouvez opérer directement depuis la boîte de réception : cliquez sur le mail et, au niveau de la colonne Catégories, faites un clic droite pour choisir la Catégorie.

Afficher le champ Catégories dans la boîte de réception

Si le champ Catégories ne figure pas dans votre boîte de réception (il est en principe localisé après le champ Taille), vous pouvez l’ajouter en faisant un clic droit de la souris au niveau des intitulés de la colonne et en sélectionnant l’option Sélecteur de champs.

Ceci affiche une fenêtre contenant les principaux champs de la boîte de réception, regroupés par thématique.
Repérez Catégories et faites glisser ce champ dans l’entête de votre boîte de réception, à l’emplacement que vous souhaitez.

Pour finir, refermez la fenêtre Sélecteur de champs en cliquant sur la croix.

Afficher les mails par Catégories

Pour afficher vos mails par Catégories, cliquez simplement sur l’entête de colonne Catégories.

Nadège GUILBERT

Conceptrice, animatrice du site www.top-assistante.com

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