Repérer aisément les mails non lus ou importants

Vous gérez plusieurs boîtes mails et souhaitez visualiser l’ensemble des mails non lus, indépendamment de leur emplacement ? Vous souhaitez repérer facilement les mails de votre N+1 à l’aide d’un code couleur ?
Découvrez sans tarder nos deux astuces pour répondre à ces problématiques.

Grouper tous ses messages non lu : les Favoris

Les Favoris constituent une solution optimale pour consulter rapidement l’ensemble des mails non lus de vos multiples boîtes de réception.

Pour utiliser les Favoris, vous devez d’abord et pour chacune de vos boîtes de réception, créer un Dossier de recherche. Ce dossier est situé tout en bas de l’arborescence de chacune de vos boîtes de réception. 

Une fois l’emplacement localisé, faites un clic droit et sélectionnez Dossier de recherche. Cette action ouvre une boîte de dialogue où l’option Courrier non lu est activée par défaut. Il suffit de valider.

Le nombre qui s’affiche en regard du répertoire créé correspond au nombre total de mails non lus. Peu importe qu’ils soient disséminés dans plusieurs dossiers ou sous-dossiers : vous pourrez en prendre connaissance dans ce répertoire de recherche sans vous soucier de ce détail.

Par défaut, Outlook les regroupe d’ailleurs selon leur répertoire d’origine. Seuls les mails placés dans les répertoires Eléments supprimés et Courrier indésirable ne sont pas repris dans ce dossier de recherche.

Déplacez ce fichier à l’aide de votre souris au-dessus de votre boîte mails là où figure la mention Déposez vos dossiers favoris ici. Relâchez.

Procédez de même avec toutes vos boîtes de réception.

Désormais, vous n’aurez plus à dérouler votre arborescence pour prendre connaissance de vos messages. Un coup d’oeil à vos favoris suffira !

Par mesure de précaution, ajoutez de la même manière vos répertoires Courrier indésirable (ou Spam). Il est effectivement toujours plus prudent de jeter un oeil sur le contenu de ces répertoires…

 

Affecter un code couleur à un expéditeur

Pour ne rater aucun mail de votre hiérarchie, affectez un code couleur aux messages de votre N+1.

Pour ce faire, activez l’onglet Affichage et cliquez sur Paramètres d’affichage. Puis sur le bouton Mise en forme conditionnelle.

Dans la boîte de dialogue suivante, cliquez sur Ajouter et donnez un nom à votre mise en forme. Validez.

Cliquez sur  Police… Modifiez le cas échéant la taille de la police, son style (Gras, Italique…) et sélectionnez une couleur. Validez.

Cliquez à présent sur le bouton Condition… Dans la boîte de dialogue suivante, repérez le champ De

Saisissez le nom de l’expéditeur ou son adresse email. Validez.

Au bout de quelques secondes, les messages de l’expéditeur s’affichent dans la couleur, taille et style définis !

 

Afin de conserver de la clarté à votre boîte de réception, limitez l’utilisation de cette astuce à 2 coloris !

Créer un modèle de mail sous Outlook

Au cours de ma carrière, j'ai vu des assistantes redoubler d'imagination pour concevoir des mails types. Pourtant, Outlook propose une fonctionnalité qui permet de mémoriser objet et pièces jointes...

Préparez votre mail

  1. Commencez par rédiger votre mail : insérez un objet, les pièces jointes éventuelles et le corps de mail…
  2. Prenez la précaution de supprimer la signature si celle-ci figure sur votre message. Cette dernière sera automatiquement ajouté à votre mail.

Sauvegarder votre mail

Une fois votre message rédigé, activez le menu Fichier Enregistrer sous.

Dans la prochaine fenêtre, sélection Modèle Outlook (*.oft) dans la zone Type.

Par défaut, Outlook vous rebascule sur le répertoire modèles Office. Le chemin d’accès est particulièrement complexe. Enregistrez plutôt votre modèle dans un répertoire qui sera facilement accessible car vous devrez passer, du moins dans un premier temps, par ce répertoire.

Utiliser un modèle

Plusieurs solutions s’offrent à vous en fonction de votre version Outlook.

Pour les versions antérieures à 2013

Accédez à votre répertoire et double-cliquez sur le modèle de message que vous souhaitez utiliser : il s’ouvre automatiquement sous Outllook. 

Version 2013

Faites glisser votre modèle vers la barre des tâches, au-dessus de l’icône Outlook. Dès que le message Epingler à Outlook 2013 apparaît, relâchez votre souris.

Vous pouvez épingler jusqu’à 7 modèles de mails. On accède à ces modèles en faisan un clic droit de la souris sur l’icône Outlook.

Version 2016

Pour contourner la limite des 7 modèles, faites glisser le répertoire au-dessus de l’icône Outlook !

Version Office 365 online

Microsoft a annoncé, en juin 2016, la sortie imminente d’une option Modèles Outlook. Vous trouverez l’icône d’accès aux modèles dans le ruban Message de la conception d’un mail, en toute fin de ruban ! 

Excel : Maîtrisez les segments

Les segments, une autre façon de filtrer vos informations

Les segments ont fait apparition sous Excel depuis déjà plusieurs années. Peut-être les avez-vous déjà utilisés pour filtrer vos tableaux dynamiques ou vos TCD de façon plus visuelle.

En fait, les segments prennent tout leur sens dans la conception de tableaux de bord car ils permettent de synchroniser plusieurs TCD sur un ou plusieurs segments.

Insérer un segment

Les segments sont disponibles dès lors que votre feuille de calcul comporte soit un TCD, soit un tableau dynamique (tableau mis en forme à l’aide du bouton « Mettre sous forme de tableau« ).

Pour insérer un segment, positionnez votre curseur dans une cellule du tableau dynamique ou du TDC et activez le menu contextuel correspondant à votre objet. Puis cliquez sur Insérer un segment.

Les entête de colonnes de votre base s’affichent : cochez ceux que vous souhaitez utiliser comme filtre(s).

Utiliser un segment

Il n’y a strictement aucune différence entre le filtrage direct dans un tableau ou le filtrage par le biais d’un segment.

Lorsque l’on modifie un filtre, le segment correspondant est synchronisé. L’inverse est également vrai : une modification du segment modifie le filtre.

Synchronisation filtre/segment

L’avantage revient toutefois au segment qui permet une meilleure lisibilité des filtres, notamment lors de la sélection de plusieurs critères.

  • Pour activer un filtre depuis un segment, cliquez simplement dessus.
  • Pour activer un ensemble contigus de filtres, cliquez sur le premier filtre puis maintenez la touche Maj enfoncée et sélectionnez le dernier filtre à activer.
  • Pour activer un semble non contigus de filtres, cliquez sur chacun des filtres à appliquer en maintenant la touche Ctrl enfoncée.
  • Pour désactiver les filtres d’un segment, cliquez sur l’icône entonnoir située en haut et à droite de la boîte segment.
  • Pour supprimer un segment, sélectionnez-le et appuyez sur la touche Suppr de votre clavier. Attention : la suppression d’un segment ne désactive pas le filtre mais le segment.

Les options des segments

Comme tout objet, les segments disposent d’options. 

En tout premier lieu, le design du segment, accessible par le truchement de la zone Style de segments.

Excel, comme à l’accoutumée, vous offre même la possibilité de créer votre propre style de segment.

Les segments sont redimensionnées en hauteur et en largeur. Mais l’une des options les plus intéressantes est l’option Colonnes.

Cette option vous permet, lorsque vous avez des segments particulièrement longs avec barre de défilement, de disposer les étiquettes des segments sur plusieurs colonnes.

Les segments et les tableaux de bord

Les segments prennent tout leur sens dans l’élaboration de tableaux de bord car il devient alors possible de synchroniser plusieurs tableaux croisés dynamiques avec un ou plusieurs segments.

Vous devez d’abord positionner votre curseur sur un tableau croisé dynamique et afficher un ou plusieurs segments.

Votre segment est pour l’heure connecté à un seul et unique TCD.

Maintenez la sélection sur votre segment et activez le menu contextuel correspondant. Cliquez sur l’icône Signaler les connexions situé vers la gauche du ruban.

Cette action affiche une boîte de dialogue où sont listés tous les tableaux croisés dynamiques de votre classeur, feuille par feuille. Activez les cases des TCD que vous souhaitez relier à votre segments.

Tous vos TCD sont automatiquement filtrés sur le segment correspondant !

Vous pouvez ainsi créer très rapidement toutes sortes de tableaux de bord.

Insérer une chronologie

Outre les segments, Excel offre également la possibilité d’insérer des « chronologies ».

Pour cela, positionnez-vous sur un tableau dynamique et activez l’onglet contextuel Outils de tableau croisé dynamique – Analyse, bouton Insérer une chronologie.

Qui dit chronologie, dit temps et donc dates : lorsque vous activez cette option, une boîte de dialogue s’ouvre vous proposant d’afficher les champs dates contenu dans votre base de données.

La présentation diffère sur plusieurs points d’un segment :

  • Les informations sont présentées sous la ligne d’une frise chronologique ;
  • Vous ne pouvez pas sélectionner des périodes de temps discontinues. Vous pouvez par contre utiliser le curseur pour sélectionner un ou plusieurs périodes contiguës.
Par défaut, les informations sont présentées par mois.
Le bouton MOIS situé à droite vous permet de sélectionner une autre échelle temporelle : Années, trimestres, mois et jours, ce que ne permettent pas les segments.

Alors, segment ou chronologie ? Le choix de l’un ou l’autre de ces outils dépend de vos objectifs !
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