Excel : Maîtrisez les segments

Les segments, une autre façon de filtrer vos informations

Les segments ont fait apparition sous Excel depuis déjà plusieurs années. Peut-être les avez-vous déjà utilisés pour filtrer vos tableaux dynamiques ou vos TCD de façon plus visuelle.

En fait, les segments prennent tout leur sens dans la conception de tableaux de bord car ils permettent de synchroniser plusieurs TCD sur un ou plusieurs segments.

Insérer un segment

Les segments sont disponibles dès lors que votre feuille de calcul comporte soit un TCD, soit un tableau dynamique (tableau mis en forme à l’aide du bouton « Mettre sous forme de tableau« ).

Pour insérer un segment, positionnez votre curseur dans une cellule du tableau dynamique ou du TDC et activez le menu contextuel correspondant à votre objet. Puis cliquez sur Insérer un segment.

Les entête de colonnes de votre base s’affichent : cochez ceux que vous souhaitez utiliser comme filtre(s).

Utiliser un segment

Il n’y a strictement aucune différence entre le filtrage direct dans un tableau ou le filtrage par le biais d’un segment.

Lorsque l’on modifie un filtre, le segment correspondant est synchronisé. L’inverse est également vrai : une modification du segment modifie le filtre.

Synchronisation filtre/segment

L’avantage revient toutefois au segment qui permet une meilleure lisibilité des filtres, notamment lors de la sélection de plusieurs critères.

  • Pour activer un filtre depuis un segment, cliquez simplement dessus.
  • Pour activer un ensemble contigus de filtres, cliquez sur le premier filtre puis maintenez la touche Maj enfoncée et sélectionnez le dernier filtre à activer.
  • Pour activer un semble non contigus de filtres, cliquez sur chacun des filtres à appliquer en maintenant la touche Ctrl enfoncée.
  • Pour désactiver les filtres d’un segment, cliquez sur l’icône entonnoir située en haut et à droite de la boîte segment.
  • Pour supprimer un segment, sélectionnez-le et appuyez sur la touche Suppr de votre clavier. Attention : la suppression d’un segment ne désactive pas le filtre mais le segment.

Les options des segments

Comme tout objet, les segments disposent d’options. 

En tout premier lieu, le design du segment, accessible par le truchement de la zone Style de segments.

Excel, comme à l’accoutumée, vous offre même la possibilité de créer votre propre style de segment.

Les segments sont redimensionnées en hauteur et en largeur. Mais l’une des options les plus intéressantes est l’option Colonnes.

Cette option vous permet, lorsque vous avez des segments particulièrement longs avec barre de défilement, de disposer les étiquettes des segments sur plusieurs colonnes.

Les segments et les tableaux de bord

Les segments prennent tout leur sens dans l’élaboration de tableaux de bord car il devient alors possible de synchroniser plusieurs tableaux croisés dynamiques avec un ou plusieurs segments.

Vous devez d’abord positionner votre curseur sur un tableau croisé dynamique et afficher un ou plusieurs segments.

Votre segment est pour l’heure connecté à un seul et unique TCD.

Maintenez la sélection sur votre segment et activez le menu contextuel correspondant. Cliquez sur l’icône Signaler les connexions situé vers la gauche du ruban.

Cette action affiche une boîte de dialogue où sont listés tous les tableaux croisés dynamiques de votre classeur, feuille par feuille. Activez les cases des TCD que vous souhaitez relier à votre segments.

Tous vos TCD sont automatiquement filtrés sur le segment correspondant !

Vous pouvez ainsi créer très rapidement toutes sortes de tableaux de bord.

Insérer une chronologie

Outre les segments, Excel offre également la possibilité d’insérer des « chronologies ».

Pour cela, positionnez-vous sur un tableau dynamique et activez l’onglet contextuel Outils de tableau croisé dynamique – Analyse, bouton Insérer une chronologie.

Qui dit chronologie, dit temps et donc dates : lorsque vous activez cette option, une boîte de dialogue s’ouvre vous proposant d’afficher les champs dates contenu dans votre base de données.

La présentation diffère sur plusieurs points d’un segment :

  • Les informations sont présentées sous la ligne d’une frise chronologique ;
  • Vous ne pouvez pas sélectionner des périodes de temps discontinues. Vous pouvez par contre utiliser le curseur pour sélectionner un ou plusieurs périodes contiguës.
Par défaut, les informations sont présentées par mois.
Le bouton MOIS situé à droite vous permet de sélectionner une autre échelle temporelle : Années, trimestres, mois et jours, ce que ne permettent pas les segments.

Alors, segment ou chronologie ? Le choix de l’un ou l’autre de ces outils dépend de vos objectifs !

EXCEL : « additionner » des chaînes de texte

Pour Marine J. 

Il est des cas de figure où l’on a besoin « d’additionner » des chaînes de caractères contenues dans des cellules distinctes. Le cas le plus commun est « l’addition » d’une cellule contenant un prénom à une autre cellule contenant un nom de famille.

Le terme adéquat pour ce type de manipulation de chaîne est concaténation, l’addition étant un vocable désignant l’ajout d’un chiffre ou nombre à un autre chiffre ou nombre.

C’est l’un des rares cas  où Excel propose deux fonctions -voire 3 sous Excel 2016*– ayant strictement le même objectif !

Exposé du contexte

Soit le tableau ci-dessous :

 

 

L’objectif sera de concaténer le contenu de la colonne A avec celui de la colonne B pour obtenir la colonne C.

La fonction =Concatener()*

La syntaxe de la fonction Concatener est extrêmement simple : concatener(chaîne1;chaîne2;chaîne3…) où chaîneX représente soit :

  • une adresse de cellule contenant du texte ;
  • un texte saisi entre guillemets («  »).
  • un mixe d’adresses de cellule et de chaînes de caractères.

Dans l’exemple ci-dessus, en C2, saisissez :

=concatener(A2; » « ;B2) 

et validez.

La chaîne  »  » contient un espace. Faute d’ajouter cette chaîne, vous obtiendriez une chaîne avec le prénom et le nom accolés (AliGATOR).

La fonction &

Une alternative consiste à taper une formule similaire à une addition mais en remplaçant les + par le symbole &.

Dans l’exemple ci-dessus, la formule donne donc :

 

= A2 &  »  » & B2 

Le résultat sera strictement similaire à celui de la fonction Concaténer(). Le choix de l’une où l’autre formule est plus une question de préférence personnelle.

 

* Une fonction Concat() rigoureusement identique au fonctionnement de Concatener() est disponible sous Excel 2016.

Aller plus loin...

Que vous utilisiez Concatener(), concat() ou &, vous aurez peut-être besoin de supprimer les colonnes initiales (A et B dans notre exemple). Mais si vous le faites sans figer les valeurs, vous obtiendrez un message d’erreur car la colonne de résultat contient alors une formule faisant référence à des colonnes… inexistantes.

Avant de supprimer ces deux colonnes, sélectionnez la colonne de résultat (ici C). Faites un copier (Ctrl C), puis utilisez l’option Collage spécial (en cliquant sur le petit triangle pointant vers le bas sous Coller) puis choisissez l’une des 3 options Coller des valeurs (j’opte généralement pour l’icône de droite).

Validez.

Vous pouvez à présent supprimer les colonnes A et B en toute sécurité.

Les modèles Office

Vos fonctions vous amènent à réutiliser souvent un document déjà existant et vous êtes une adepte du Fichier – Enregistrer sous…. Malheureusement, il vous arrive parfois, dans la précipitation, d’écraser votre fichier original…
Simples à mettre en oeuvre, les modèles pallient cet inconvénient.
Le modèle est donc particulièrement adapté dans le cadre de documents à caractère répétitif : contrats, devis, lettres, réponses à des candidatures, factures, formulaire de demande de congés….

Qu'est-ce qu'un modèle ?

Un modèle n’est rien d’autre qu’un document Word, Excel ou PowerPoint sauvegardé avec une extension particulière (.dotdotx ou dotm, .xlt, .xltx, .xltm, .pot, .potx, potm).

A ce titre, le modèle peut donc inclure des macros (format *.dotm, dot, xltm, xlt, potm, pot), des zones de formulaires, de la vidéo… bref être aussi complexe que vous le souhaitez !

Créer un modèle

Créez votre document, comme à l’accoutumée.

  • Sélectionnez FichierEnregistrer sous
  • Donnez un nom à votre document.
  • Dans Type de fichier, sélectionnez Modèle de document

Attention ! Veillez à choisir le bon type de modèle ! En effet, depuis la version 2003, Office distingue les modèles contenant des macros de ceux qui n’en contiennent pas. Si vous choisissez par mégarde le format .dotx, toutes vos macros seront effacées.

C’est pourquoi je vous recommande d’opter pour les formats 97-2003 qui ne présentent pas ce risque. Autre avantage : si vous avez pris la précaution de cocher, lors de l’enregistrement la case Enregistrer la miniature, votre document sera sauvegardé avec une vignette Aperçu. Cette option bogue encore actuellement sous les version Office > 2013.

Remarquez au passage que Word se positionne automatiquement dans Mes documents\Modèles Office personnalisés. Ce répertoire centralise l’intégralité de vos modèles qu’il s’agisse de feuilles Excel, diaporamas PowerPoint, bref tous les modèles Office. 

Cet emplacement est bien évidemment modifiable, ainsi que nous le verrons plus loin.

Utiliser un modèle

Tous les modèles sont disponibles depuis le menu Fichier, rubrique Nouveau….

Attention : tandis que l’option Fichier – Nouveau… affiche une nouvelle boîte de dialogue à onglets vous permettant de choisir parmi les modèles créés, le raccourci Ctrl N quant à lui ne vous laisse pas le choix et affiche le modèle par défaut de Word (normal.dot).

Dans la boîte de dialogue qui apparaît, repérez les catégories de modèles PROPOSES PERSONNEL*. Vos modèles sont rattachés à la catégorie PERSONNEL. Pour y accéder, cliquez sur PERSONNEL et choisissez le modèle qui vous intéresse.

Word charge une copie du modèle -et non le modèle lui-même-, à qui il attribue un nom générique du style Document1, Document2. Ainsi, lorsque vous cliquerez sur Enregistrer, le programme vous invitera à saisir un nom pour votre document, préservant ainsi l’original d’un possible écrasement.

* Ce nom peut varier en fonction des versions d’Office. 

Modifier les répertoires par défaut

Office vous permet de faire cohabiter 2 répertoires de modèles. Ce nombre peut paraître superflu mais en réalité, la plupart des entreprises disposent d’un répertoire Modèles commun à tous les collaborateurs pour, par exemple, partager des modèles de notes de frais ou de congés, les demandes d’achat…

Vous pouvez alors utiliser le second répertoire soit pour pour partager des modèles avec un département spécifique (RH, comptabilité…), soit pour des modèles spécifiques à l’utilisateur.

La gestion de ces répertoires n’est accessible, bizarrement, que depuis Word et exclusivement ce logiciel.

  • Activez le menu FichiersOptions de Word.
  • Dans le menu, choisissez Options avancées et faites défiler la partie droite de l’écran presque jusqu’en bas.
 
  • Cliquez sur Emplacement des fichiers
 
  • Pour chacun des 2 répertoires Modèles, cliquez sur Modifier (si besoin est) et parcourez l’arborescence de votre disque dur ou réseau jusqu’au(x) répertoire(s) devant accueillir vos modèles.
  • Validez.

Modifier un modèle

Vous l’avez vu précédemment : lorsque l’on double clique sur un modèle, en fait ce n’est pas l’original qui est chargé, mais une copie de ce dernier.

Modifier un modèle,  requiert donc une manipulation particulière.

Deux possibilités :

Depuis le menu Fichier

  • Ctrl O pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir.
  • Remontez votre arborescence, localisez votre modèle et cliquez sur Ok.

Depuis le répertoire de Modèles Office personnalisés

  • Clic droit sur le modèle puis Ouvrir.

Il ne vous reste à présent plus qu’à modifier votre modèle et et à l’enregistrer. Validez.

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