Excel : Maîtrisez les segments

Les segments, une autre façon de filtrer vos informations

Les segments ont fait apparition sous Excel depuis déjà plusieurs années. Peut-être les avez-vous déjà utilisés pour filtrer vos tableaux dynamiques ou vos TCD de façon plus visuelle.

En fait, les segments prennent tout leur sens dans la conception de tableaux de bord car ils permettent de synchroniser plusieurs TCD sur un ou plusieurs segments.

Insérer un segment

Les segments sont disponibles dès lors que votre feuille de calcul comporte soit un TCD, soit un tableau dynamique (tableau mis en forme à l’aide du bouton « Mettre sous forme de tableau« ).

Pour insérer un segment, positionnez votre curseur dans une cellule du tableau dynamique ou du TDC et activez le menu contextuel correspondant à votre objet. Puis cliquez sur Insérer un segment.

Les entête de colonnes de votre base s’affichent : cochez ceux que vous souhaitez utiliser comme filtre(s).

Utiliser un segment

Il n’y a strictement aucune différence entre le filtrage direct dans un tableau ou le filtrage par le biais d’un segment.

Lorsque l’on modifie un filtre, le segment correspondant est synchronisé. L’inverse est également vrai : une modification du segment modifie le filtre.

Synchronisation filtre/segment

L’avantage revient toutefois au segment qui permet une meilleure lisibilité des filtres, notamment lors de la sélection de plusieurs critères.

  • Pour activer un filtre depuis un segment, cliquez simplement dessus.
  • Pour activer un ensemble contigus de filtres, cliquez sur le premier filtre puis maintenez la touche Maj enfoncée et sélectionnez le dernier filtre à activer.
  • Pour activer un semble non contigus de filtres, cliquez sur chacun des filtres à appliquer en maintenant la touche Ctrl enfoncée.
  • Pour désactiver les filtres d’un segment, cliquez sur l’icône entonnoir située en haut et à droite de la boîte segment.
  • Pour supprimer un segment, sélectionnez-le et appuyez sur la touche Suppr de votre clavier. Attention : la suppression d’un segment ne désactive pas le filtre mais le segment.

Les options des segments

Comme tout objet, les segments disposent d’options. 

En tout premier lieu, le design du segment, accessible par le truchement de la zone Style de segments.

Excel, comme à l’accoutumée, vous offre même la possibilité de créer votre propre style de segment.

Les segments sont redimensionnées en hauteur et en largeur. Mais l’une des options les plus intéressantes est l’option Colonnes.

Cette option vous permet, lorsque vous avez des segments particulièrement longs avec barre de défilement, de disposer les étiquettes des segments sur plusieurs colonnes.

Les segments et les tableaux de bord

Les segments prennent tout leur sens dans l’élaboration de tableaux de bord car il devient alors possible de synchroniser plusieurs tableaux croisés dynamiques avec un ou plusieurs segments.

Vous devez d’abord positionner votre curseur sur un tableau croisé dynamique et afficher un ou plusieurs segments.

Votre segment est pour l’heure connecté à un seul et unique TCD.

Maintenez la sélection sur votre segment et activez le menu contextuel correspondant. Cliquez sur l’icône Signaler les connexions situé vers la gauche du ruban.

Cette action affiche une boîte de dialogue où sont listés tous les tableaux croisés dynamiques de votre classeur, feuille par feuille. Activez les cases des TCD que vous souhaitez relier à votre segments.

Tous vos TCD sont automatiquement filtrés sur le segment correspondant !

Vous pouvez ainsi créer très rapidement toutes sortes de tableaux de bord.

Insérer une chronologie

Outre les segments, Excel offre également la possibilité d’insérer des « chronologies ».

Pour cela, positionnez-vous sur un tableau dynamique et activez l’onglet contextuel Outils de tableau croisé dynamique – Analyse, bouton Insérer une chronologie.

Qui dit chronologie, dit temps et donc dates : lorsque vous activez cette option, une boîte de dialogue s’ouvre vous proposant d’afficher les champs dates contenu dans votre base de données.

La présentation diffère sur plusieurs points d’un segment :

  • Les informations sont présentées sous la ligne d’une frise chronologique ;
  • Vous ne pouvez pas sélectionner des périodes de temps discontinues. Vous pouvez par contre utiliser le curseur pour sélectionner un ou plusieurs périodes contiguës.
Par défaut, les informations sont présentées par mois.
Le bouton MOIS situé à droite vous permet de sélectionner une autre échelle temporelle : Années, trimestres, mois et jours, ce que ne permettent pas les segments.

Alors, segment ou chronologie ? Le choix de l’un ou l’autre de ces outils dépend de vos objectifs !

EXCEL : « additionner » des chaînes de texte

Pour Marine J. 

Il est des cas de figure où l’on a besoin « d’additionner » des chaînes de caractères contenues dans des cellules distinctes. Le cas le plus commun est « l’addition » d’une cellule contenant un prénom à une autre cellule contenant un nom de famille.

Le terme adéquat pour ce type de manipulation de chaîne est concaténation, l’addition étant un vocable désignant l’ajout d’un chiffre ou nombre à un autre chiffre ou nombre.

C’est l’un des rares cas  où Excel propose deux fonctions -voire 3 sous Excel 2016*– ayant strictement le même objectif !

Exposé du contexte

Soit le tableau ci-dessous :

 

 

L’objectif sera de concaténer le contenu de la colonne A avec celui de la colonne B pour obtenir la colonne C.

La fonction =Concatener()*

La syntaxe de la fonction Concatener est extrêmement simple : concatener(chaîne1;chaîne2;chaîne3…) où chaîneX représente soit :

  • une adresse de cellule contenant du texte ;
  • un texte saisi entre guillemets («  »).
  • un mixe d’adresses de cellule et de chaînes de caractères.

Dans l’exemple ci-dessus, en C2, saisissez :

=concatener(A2; » « ;B2) 

et validez.

La chaîne  »  » contient un espace. Faute d’ajouter cette chaîne, vous obtiendriez une chaîne avec le prénom et le nom accolés (AliGATOR).

La fonction &

Une alternative consiste à taper une formule similaire à une addition mais en remplaçant les + par le symbole &.

Dans l’exemple ci-dessus, la formule donne donc :

 

= A2 &  »  » & B2 

Le résultat sera strictement similaire à celui de la fonction Concaténer(). Le choix de l’une où l’autre formule est plus une question de préférence personnelle.

 

* Une fonction Concat() rigoureusement identique au fonctionnement de Concatener() est disponible sous Excel 2016.

Aller plus loin...

Que vous utilisiez Concatener(), concat() ou &, vous aurez peut-être besoin de supprimer les colonnes initiales (A et B dans notre exemple). Mais si vous le faites sans figer les valeurs, vous obtiendrez un message d’erreur car la colonne de résultat contient alors une formule faisant référence à des colonnes… inexistantes.

Avant de supprimer ces deux colonnes, sélectionnez la colonne de résultat (ici C). Faites un copier (Ctrl C), puis utilisez l’option Collage spécial (en cliquant sur le petit triangle pointant vers le bas sous Coller) puis choisissez l’une des 3 options Coller des valeurs (j’opte généralement pour l’icône de droite).

Validez.

Vous pouvez à présent supprimer les colonnes A et B en toute sécurité.

3 situations dans lesquelles utiliser Mettre sous forme de tableau

Vous connaissez sans doute l’option Mettre sous forme de tableau pour la mise en forme rapide de vos tableaux. Mais savez-vous qu’elle est particulièrement pertinente dans le cas de tableaux croisés dynamiques ou pour la réalisation de listes déroulantes ? Retour en détail sur ces 3 cas de figures.

1. Mettre en forme rapidement un tableau

Un clic suffit pour mettre en forme un tableau : il suffit de :

  • sélectionner votre tableau si ce dernier comporte une ligne de total ;
  • se positionner dans une cellule quelconque du tableau dans le cas contraire

puis d’activer dans le ruban Accueil, le bouton Mettre sous forme de tableau et de choisir l’un des modèles proposés.

Si vous ne trouvez pas le modèle de couleur ad hoc, activez l’onglet Mise en page et sélectionnez une palette de couleur : il s’en trouve sûrement une qui correspondra à vos attentes !

Autre avantage : en cas d’ajout de lignes, ces dernières seront automatiquement formatées.

Vous pouvez mettre en avant la 1ère ou dernière colonne, désactiver le bouton de filtre ou ajouter/désactiver les bandes grâces aux options du menu contextuel.

Convertir en plagePour revenir à un tableau Excel classique (tout en conservant la mise en forme de votre tableau), cliquez sur le bouton Convertir en plage que vous trouverez à gauche, dans la barre d’outils contextuels.

Attention ! Si la mise en forme de votre tableau est bien conservée, vous devrez cependant formater manuellement vos nouvelles lignes éventuelles.

2. Actualiser facilement un TCD

Changer la source de donnéesLorsque vous ajoutez des lignes à une base de données liée à un tableau croisé dynamique, vous devez obligatoirement cliquer sur le bouton Changer la source de données et re-sélectionner votre base pour actualiser votre TDC. Cette manipulation est fastidieuse.

ActualiserL’option Mettre sous forme de tableau vous affranchit de cette contrainte. Appliquez d’abord l’option Mettre en forme de tableau à votre base de données. Vous pouvez ensuite ajouter très simplement des enregistrements à votre base.Pour mettre à jour votre TCD, cliquez simplement sur le bouton Actualiser.

3. Rendre une liste déroulante dynamique

Grâce à l’option Mettre sous forme de tableau, on peut rendre une liste déroulante dynamique, sans aucune formule complexe !

Présentez simplement votre liste Sous forme de tableau. Puis sélectionnez les données de votre liste et affectez-leur un nom. Insérez votre liste déroulante dans une ou plusieurs cellules.

Toutes les modifications apportées aux éléments de votre liste seront automatiquement répercutées à vos cellules contenant la liste déroulante.

C’est un confort appréciable et un vrai gain de temps !

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