Repérer aisément les mails non lus ou importants

Vous gérez plusieurs boîtes mails et souhaitez visualiser l’ensemble des mails non lus, indépendamment de leur emplacement ? Vous souhaitez repérer facilement les mails de votre N+1 à l’aide d’un code couleur ?
Découvrez sans tarder nos deux astuces pour répondre à ces problématiques.

Grouper tous ses messages non lu : les Favoris

Les Favoris constituent une solution optimale pour consulter rapidement l’ensemble des mails non lus de vos multiples boîtes de réception.

Pour utiliser les Favoris, vous devez d’abord et pour chacune de vos boîtes de réception, créer un Dossier de recherche. Ce dossier est situé tout en bas de l’arborescence de chacune de vos boîtes de réception. 

Une fois l’emplacement localisé, faites un clic droit et sélectionnez Dossier de recherche. Cette action ouvre une boîte de dialogue où l’option Courrier non lu est activée par défaut. Il suffit de valider.

Le nombre qui s’affiche en regard du répertoire créé correspond au nombre total de mails non lus. Peu importe qu’ils soient disséminés dans plusieurs dossiers ou sous-dossiers : vous pourrez en prendre connaissance dans ce répertoire de recherche sans vous soucier de ce détail.

Par défaut, Outlook les regroupe d’ailleurs selon leur répertoire d’origine. Seuls les mails placés dans les répertoires Eléments supprimés et Courrier indésirable ne sont pas repris dans ce dossier de recherche.

Déplacez ce fichier à l’aide de votre souris au-dessus de votre boîte mails là où figure la mention Déposez vos dossiers favoris ici. Relâchez.

Procédez de même avec toutes vos boîtes de réception.

Désormais, vous n’aurez plus à dérouler votre arborescence pour prendre connaissance de vos messages. Un coup d’oeil à vos favoris suffira !

Par mesure de précaution, ajoutez de la même manière vos répertoires Courrier indésirable (ou Spam). Il est effectivement toujours plus prudent de jeter un oeil sur le contenu de ces répertoires…

 

Affecter un code couleur à un expéditeur

Pour ne rater aucun mail de votre hiérarchie, affectez un code couleur aux messages de votre N+1.

Pour ce faire, activez l’onglet Affichage et cliquez sur Paramètres d’affichage. Puis sur le bouton Mise en forme conditionnelle.

Dans la boîte de dialogue suivante, cliquez sur Ajouter et donnez un nom à votre mise en forme. Validez.

Cliquez sur  Police… Modifiez le cas échéant la taille de la police, son style (Gras, Italique…) et sélectionnez une couleur. Validez.

Cliquez à présent sur le bouton Condition… Dans la boîte de dialogue suivante, repérez le champ De

Saisissez le nom de l’expéditeur ou son adresse email. Validez.

Au bout de quelques secondes, les messages de l’expéditeur s’affichent dans la couleur, taille et style définis !

 

Afin de conserver de la clarté à votre boîte de réception, limitez l’utilisation de cette astuce à 2 coloris !

Créer un modèle de mail sous Outlook

Au cours de ma carrière, j'ai vu des assistantes redoubler d'imagination pour concevoir des mails types. Pourtant, Outlook propose une fonctionnalité qui permet de mémoriser objet et pièces jointes...

Préparez votre mail

  1. Commencez par rédiger votre mail : insérez un objet, les pièces jointes éventuelles et le corps de mail…
  2. Prenez la précaution de supprimer la signature si celle-ci figure sur votre message. Cette dernière sera automatiquement ajouté à votre mail.

Sauvegarder votre mail

Une fois votre message rédigé, activez le menu Fichier Enregistrer sous.

Dans la prochaine fenêtre, sélection Modèle Outlook (*.oft) dans la zone Type.

Par défaut, Outlook vous rebascule sur le répertoire modèles Office. Le chemin d’accès est particulièrement complexe. Enregistrez plutôt votre modèle dans un répertoire qui sera facilement accessible car vous devrez passer, du moins dans un premier temps, par ce répertoire.

Utiliser un modèle

Plusieurs solutions s’offrent à vous en fonction de votre version Outlook.

Pour les versions antérieures à 2013

Accédez à votre répertoire et double-cliquez sur le modèle de message que vous souhaitez utiliser : il s’ouvre automatiquement sous Outllook. 

Version 2013

Faites glisser votre modèle vers la barre des tâches, au-dessus de l’icône Outlook. Dès que le message Epingler à Outlook 2013 apparaît, relâchez votre souris.

Vous pouvez épingler jusqu’à 7 modèles de mails. On accède à ces modèles en faisan un clic droit de la souris sur l’icône Outlook.

Version 2016

Pour contourner la limite des 7 modèles, faites glisser le répertoire au-dessus de l’icône Outlook !

Version Office 365 online

Microsoft a annoncé, en juin 2016, la sortie imminente d’une option Modèles Outlook. Vous trouverez l’icône d’accès aux modèles dans le ruban Message de la conception d’un mail, en toute fin de ruban ! 

Identifier ses fiches contacts Outlook à l’aide d’un code couleur

Comment affecter un code couleur à ses contacts

Vos fonctions vous amènent à réutiliser souvent un document déjà existant et vous êtes une adepte du Fichier – Enregistrer sous…

Au fil du temps, les fiches contacts sous Outlook s’accumulent : clients, fournisseurs, prospects, collègues… Comment bien organiser ses contacts pour mieux s’y retrouver ? Comment affecter un code couleur à chaque fiche ?
Car la fonction Catégorie, si elle présente un intérêt réel pour trier ses fiches, n’a cependant aucun impact visuel…

Je vais donc vous présenter une astuce pour mieux vous y retrouver.

Comment ajouter un code couleur à ses contacts Outlook

Ouvrez votre fiche Outlook, et cliquez sur l’icône Carte de visite.

La boîte de dialogue qui s’ouvre présente 3 zones.

L’option Arrière-plan de la zone 1 vous permet de définir une couleur de fond pour votre carte de visite. Petit conseil, choisissez plutôt des couleurs pastels pour ne pas nuire à la lisibilité de vos cartes.

Mais cette même zone, vous vous permet également d’ajouter une photo ou un logo à votre carte grâce au bouton Modifier. Vous pouvez ensuite jouer avec les champs Alignement de l’image ou Mise en page pour définir avec précision l’affichage de cette dernière.

Ajouter une photo, un logo à une carte de visite

Outlook vous offre aussi la possibilité de faire précéder les prénoms et noms de vos interlocuteurs d’un préfixe (ou d’un suffixe !). Cela se passe dans la zone identifiée en 2. Il faut d’abord commencer par choisir un emplacement (Gauche ou Droite) par rapport au nom. Le champ Etiquette est alors accessible : saisissez le mot que vous souhaitez et affectez-lui une couleur.

Mes petits +

Juste en dessous de Modifier se trouve une barre d’outils. Cette dernière vous permet de modifier la taille et les attributs des éléments de votre carte de visite (nom, prénom, coordonnées…).

La zone Champs vous permet de définir les éléments qui seront affichés sur votre carte de visite et leur ordre d’affichage pour des cartes de visite vraiment adaptées à vos besoins.

Comment bien classer ses cartes de visite

N’hésitez pas à recourir au champ Classer sous de votre carte de visite pour classer vos contacts. 

Parfois, on ne retient que le nom de l’entreprise. Parfois, on ne connaît son interlocuteur que par son prénom ou son nom de famille… 

Classez toujours vos contacts en fonction du champ qui vous convient le mieux. Peu importe que certaines fiches soient classées par nom de société, d’autres par nom de famille. Le tout est que vous vous y retrouviez et rapidement.

Comment bien classer ses contacts Outlook
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