Bien organiser ses contacts à l’aide d’un code couleur

Comment affecter un code couleur à ses contacts

Au fil du temps, les fiches contacts sous Outlook s’accumulent : clients, fournisseurs, prospects, collègues… Comment bien organiser ses contacts pour mieux s’y retrouver ? Comment affecter un code couleur à chaque fiche ?

Car la fonction Catégorie, si elle présente un intérêt réel pour trier ses fiches, n’a cependant aucun impact visuel…

Je vais donc vous présenter une astuce pour mieux vous y retrouver.

Procédure

Comment ajouter un code couleur à ses contacts OutlookOuvrez votre fiche Outlook, et cliquez sur l’icône Carte de visite.

La boîte de dialogue qui s’ouvre présente 3 zones.

L’option Arrière-plan de la zone 1 vous permet de définir une couleur de fond pour votre carte de visite. Petit conseil, choisissez plutôt des couleurs pastels pour ne pas nuire à la lisibilité de vos cartes.

Mais cette même zone, vous vous permet également d’ajouter une photo ou un logo à votre carte grâce au bouton Modifier. Vous pouvez ensuite jouer avec les champs Alignement de l’image ou Mise en page pour définir avec précision l’affichage de cette dernière.

Ajouter une photo, un logo à une carte de visite

Outlook vous offre aussi la possibilité de faire précéder les prénoms et noms de vos interlocuteurs d’un préfixe (ou d’un suffixe !). Cela se passe dans la zone identifiée en 2. Il faut d’abord commencer par choisir un emplacement (Gauche ou Droite) par rapport au nom. Le champ Etiquette est alors accessible : saisissez le mot que vous souhaitez et affectez-lui une couleur.

Mes petits +

Juste en dessous de Modifier se trouve une barre d’outils. Cette dernière vous permet de modifier la taille et les attributs des éléments de votre carte de visite (nom, prénom, coordonnées…).

La zone Champs vous permet de définir les éléments qui seront affichés sur votre carte de visite et leur ordre d’affichage pour des cartes de visite vraiment adaptées à vos besoins.

Comment bien classer ses cartes de visite

N’hésitez pas à recourir au champ Classer sous de votre carte de visite pour classer vos contacts. Parfois, on ne retient que le nom de l’entreprise. Parfois, on ne connaît son interlocuteur que par son prénom ou son nom de famille… Classez toujours vos contacts en fonction du champ qui vous convient le mieux. Peu importe que certaines fiches soient classées par nom de société, d’autres par nom de famille. Le tout est que vous vous y retrouviez et rapidement.

Comment bien classer ses contacts Outlook

Visualiser rapidement plusieurs dates sur votre calendrier

Un interlocuteur vous propose 3 dates (ou plus) au choix pour un RDV. Bien évidemment, ces dates ne sont pas consécutives… Alors, comment trancher rapidement ? Voici, en vidéo, la solution pour afficher de front les 3 dates non consécutives sur votre planning Outlok…

Procédure

Pour afficher plusieurs dates non consécutives :

  • Passer en AffichageJour ;
  • Cliquer sur la première date ;
  • Maintenir la touche Ctrl enfoncée ;
  • Cliquez sur les dates suivantes.

Pour afficher une série de date qui se suivent : procéder comme ci-dessus mais en remplaçant la touche Ctrl par la touche MAJ.