Les modèles Office

Vos fonctions vous amènent à réutiliser souvent un document déjà existant et vous êtes une adepte du Fichier – Enregistrer sous…. Malheureusement, il vous arrive parfois, dans la précipitation, d’écraser votre fichier original…
Simples à mettre en oeuvre, les modèles pallient cet inconvénient.
Le modèle est donc particulièrement adapté dans le cadre de documents à caractère répétitif : contrats, devis, lettres, réponses à des candidatures, factures, formulaire de demande de congés….

Qu'est-ce qu'un modèle ?

Un modèle n’est rien d’autre qu’un document Word, Excel ou PowerPoint sauvegardé avec une extension particulière (.dotdotx ou dotm, .xlt, .xltx, .xltm, .pot, .potx, potm).

A ce titre, le modèle peut donc inclure des macros (format *.dotm, dot, xltm, xlt, potm, pot), des zones de formulaires, de la vidéo… bref être aussi complexe que vous le souhaitez !

Créer un modèle

Créez votre document, comme à l’accoutumée.

  • Sélectionnez FichierEnregistrer sous
  • Donnez un nom à votre document.
  • Dans Type de fichier, sélectionnez Modèle de document

Attention ! Veillez à choisir le bon type de modèle ! En effet, depuis la version 2003, Office distingue les modèles contenant des macros de ceux qui n’en contiennent pas. Si vous choisissez par mégarde le format .dotx, toutes vos macros seront effacées.

C’est pourquoi je vous recommande d’opter pour les formats 97-2003 qui ne présentent pas ce risque. Autre avantage : si vous avez pris la précaution de cocher, lors de l’enregistrement la case Enregistrer la miniature, votre document sera sauvegardé avec une vignette Aperçu. Cette option bogue encore actuellement sous les version Office > 2013.

Remarquez au passage que Word se positionne automatiquement dans Mes documents\Modèles Office personnalisés. Ce répertoire centralise l’intégralité de vos modèles qu’il s’agisse de feuilles Excel, diaporamas PowerPoint, bref tous les modèles Office. 

Cet emplacement est bien évidemment modifiable, ainsi que nous le verrons plus loin.

Utiliser un modèle

Tous les modèles sont disponibles depuis le menu Fichier, rubrique Nouveau….

Attention : tandis que l’option Fichier – Nouveau… affiche une nouvelle boîte de dialogue à onglets vous permettant de choisir parmi les modèles créés, le raccourci Ctrl N quant à lui ne vous laisse pas le choix et affiche le modèle par défaut de Word (normal.dot).

Dans la boîte de dialogue qui apparaît, repérez les catégories de modèles PROPOSES PERSONNEL*. Vos modèles sont rattachés à la catégorie PERSONNEL. Pour y accéder, cliquez sur PERSONNEL et choisissez le modèle qui vous intéresse.

Word charge une copie du modèle -et non le modèle lui-même-, à qui il attribue un nom générique du style Document1, Document2. Ainsi, lorsque vous cliquerez sur Enregistrer, le programme vous invitera à saisir un nom pour votre document, préservant ainsi l’original d’un possible écrasement.

* Ce nom peut varier en fonction des versions d’Office. 

Modifier les répertoires par défaut

Office vous permet de faire cohabiter 2 répertoires de modèles. Ce nombre peut paraître superflu mais en réalité, la plupart des entreprises disposent d’un répertoire Modèles commun à tous les collaborateurs pour, par exemple, partager des modèles de notes de frais ou de congés, les demandes d’achat…

Vous pouvez alors utiliser le second répertoire soit pour pour partager des modèles avec un département spécifique (RH, comptabilité…), soit pour des modèles spécifiques à l’utilisateur.

La gestion de ces répertoires n’est accessible, bizarrement, que depuis Word et exclusivement ce logiciel.

  • Activez le menu FichiersOptions de Word.
  • Dans le menu, choisissez Options avancées et faites défiler la partie droite de l’écran presque jusqu’en bas.
 
  • Cliquez sur Emplacement des fichiers
 
  • Pour chacun des 2 répertoires Modèles, cliquez sur Modifier (si besoin est) et parcourez l’arborescence de votre disque dur ou réseau jusqu’au(x) répertoire(s) devant accueillir vos modèles.
  • Validez.

Modifier un modèle

Vous l’avez vu précédemment : lorsque l’on double clique sur un modèle, en fait ce n’est pas l’original qui est chargé, mais une copie de ce dernier.

Modifier un modèle,  requiert donc une manipulation particulière.

Deux possibilités :

Depuis le menu Fichier

  • Ctrl O pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir.
  • Remontez votre arborescence, localisez votre modèle et cliquez sur Ok.

Depuis le répertoire de Modèles Office personnalisés

  • Clic droit sur le modèle puis Ouvrir.

Il ne vous reste à présent plus qu’à modifier votre modèle et et à l’enregistrer. Validez.

Récupérer au format texte un texte scanné au format image

On vient de vous adresser par mail un document long scanné au format image. Allez-vous devoir tout ressaisir ? Peut-être pas pour peu que vous disposiez de OneNote..

Ce logiciel permet en effet de récupérer au format texte un texte scanné au format image, ceci très simplement et en quelques minutes… Explication en vidéo.

Procédure

La procédure ci-dessus recourt à OneNote. OneNote est un utilitaire gratuit fourni avec Windows 10 et toutes les suites Office.

  • Ouvrez OneNote et copiez ou insérez votre texte scanné au format image ;
  • Faites un clic droit sur cette image et sélectionnez l’option Copier le texte de l’image ;
  • Ouvrez votre diaporama ou votre traitement de texte et faites un Ctrl C : le texte est copié à l’identique du format d’origine !
  • Il ne vous reste plus qu’à apporter quelques petites corrections certes, mais rien en comparaison d’une saisie intégrale de votre texte !

Déplacer les styles d’un document Word vers un autre document Word

Vous travaillez avec des sous-traitants et vous devez mettre leurs documents à votre charte graphique ? Déplacer les styles d’un document vers un autre peut vous faire gagner un temps précieux. A condition bien sûr d’avoir pris la précaution d’utiliser les styles pour votre charte…

Pour accomplir cette opération, vous devez disposer d’un document à votre charte graphique, qu’il s’agisse d’un modèle ou d’un simple fichier Word.

Déplacer des stylesProcédure

  • Ouvrez le document à mettre en forme.
  • Activez la boîte de dialogue Style en cliquant sur la petite case carrée située en bas et à droite de cette zone.
  • Tout en bas de la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran figurent 3 icônes : cliquez sur l’icône la plus à droite, Gérer les styles.
  • Cliquez sur le bouton Importer/exporter…
  • La boîte de dialogue suivante comprend 2 zones : la 1ère, à gauche de l’écran, concerne le document actif et les styles attachés à ce document. La 2ème affiche par défaut Normal.dot et ses styles propres. Si votre charte graphique est située sur un autre document, cliquez sur le bouton Fermer le fichier.
  • Cliquez ensuite sur le bouton Ouvrir le fichier.
  • Parcourez votre disque dur pour pointer vers un fichier comportant votre charte graphique. N’oubliez pas, le cas échéant, de modifier le type pour sélectionner Tous les documents Word en lieu et place Tous modèles Word.
  • Validez.

Si votre document utilise les styles par défaut (Titre 1, Titre 2…), il est automatiquement mis à la charte de votre entreprise. Dans le cas contraire, il vous restera un peu de mise en forme à accomplir…