Factures fournisseurs : comment bien organiser son classement

Le classement des factures fournisseurs est un véritable enjeux pour l’entreprise, notamment en cas de contrôle par l’administration fiscale. Il ne doit donc pas être négligé. Voici comment bien l’organiser.

Ce qui suit sont des recommandations basées sur ce que j’ai pu observer durant mon parcours professionnel.

Vous travaillez dans une petite structure

Cette méthode convient particulièrement pour les structures recevant un nombre restreint de factures (une centaine au plus par mois).

A leur arrivée, les factures sont centralisées dans un classeur à anneaux. A l’intérieur des intercalaires mensuels inversés (de décembre à janvier) permettent de séparer les factures.

Les factures sont classées à l’intercalaire correspondant au mois d’émission par le fournisseur : les factures datées de mars sont ainsi classées dans l’onglet Mars. A l’intérieur de l’intercalaire, les factures sont classées par ordre alphabétique. Si l’intercalaire contient deux factures d’un même fournisseur, les factures sont ensuite classées par numéro de factures fournisseur. Ainsi, en cas de réclamation par téléphone, il est plus aisé de retrouver la facture concernée.

Chaque fin de mois, il suffisait de prendre l’intégralité des factures d’un intercalaire pour procéder à leur paiement (on considère que ces factures ont la même échéance).

Les règlements fournisseurs

Je dois l’avouer, l’un de mes boss était plutôt très à cheval sur la méthodologie des règlements fournisseurs.

Chaque facture payée devait comporter la mention « Payée par chèque n° xxx le » suivie de la date de paiement. La souche du chèque devait, elle, préciser le nom du fournisseur, le montant, la date ainsi que notre numéro d’enregistrement en comptabilité.

Les factures réglées étaient ensuite rangées dans des chronos annuels « Factures payées« , par ordre alphabétique sur le nom du fournisseur et par numéro de facture fournisseur (et non notre numéro interne). En effet, en cas de réclamation ou litige, votre fournisseur vous communique sa propre référence… Je précise ici que si je gérais les règlements, je n’avais pas accès au logiciel de comptabilité.

Pour schématiser et récapituler, deux schémas de classement co-existaient :

  • Avant paiement de la facture : classement mensuel puis alphabétique
  • Après paiement de la facture : classement alphabétique par fournisseur puis n° de facture.

Vous travaillez dans une grosse structure

L’exemple qui suit est la procédure qu’avait mise en application l’une de nos comptables qui gérait un volume très conséquent (environ 1 000 factures/mois).

classement factures fournisseusSa méthodologie permettait à tout salarié habilité de retrouver aisément une facture donnée sans avoir à utiliser le logiciel de comptabilité.

En premier lieu, elle déterminait chaque année deux codes couleur pour les chronos afin de mieux s’y retrouver :

  • Un code couleur pour les factures non réglées
  • Un code couleur pour les factures payées.

Pour chaque catégorie de factures, elle ouvrait, au fur et à mesure de ses besoins, un chrono par lettre (voire plus si nécessaire).

Rapprochement avec un bon de commande

La comptabilité disposait également d’un classeur des bons de commande émis par l’ensemble des salariés, classés par ordre alphabétique et par numéro d’ordre. En effet, aucun salarié n’était habilité à passer une commande si elle n’était formalisée par un formulaire en bonne et due forme, signé par sa hiérarchie.

A leur arrivée, chaque facture était rapprochée avec le bon de commande correspondant. En l’absence de bon de commande, la facture était retournée au fournisseur avec une lettre-type lui demandant de nous transmettre soit une copie, soit les références du bon de commande.

Chaque facture rapprochée était agrafée à son bon de commande puis photocopiée. L’original de la facture était classé par ordre alphabétique dans le classeur ad hoc et le double mis dans une pochette au nom de l’émetteur du bon de commande.

Validation des factures

Chaque fin de mois, les salariés à l’origine des prestations devaient passer au service comptable afin d’émarger les factures. Leur signature valait bon pour paiement.

Si cette mesure peut paraître contraignante, elle visait à ne pas risquer de perdre des originaux dans les bureaux… certains salariés ne prenant pas le temps de se pencher sur leur validation.

Ce système de classement fonctionnait parfaitement et on était assuré, à 99%, de trouver la facture recherchée soit dans les factures réglées soit parmi celles en attente de règlement. Seule exception à la règle : les factures en cours de paiement dans le parapheur !!

A prescrire

J’ai retenu ici le meilleur mais j’ai aussi vécu le pire…

J’ai ainsi vu des factures rangées dans des chemises et dans des dossiers suspendus par noms de fournisseurs.

Outre le fait qu’il faut un grand nombre de dossiers suspendus, qu’il est contraignant d’intercaler de nouveaux dossiers, on perd un grand laps de temps à rechercher le bon dossier, d’autant plus si le comptable adopte un classement alphabétique… peu conventionnel !

D’autre part, on risque aisément d’égarer des factures ou de les mélanger. Qui n’a jamais, en effet, ouvert une chemise en la laissant dans son dossier suspendu pour y prendre un document puis reclasser, par inadvertance, ce dernier dans la pochette d’à côté ?

Ce classement avait été adopté dans la même grosse structure de l’exemple précédent, au départ de la comptable en place.

Le verdict est accablant : avec l’ancien système, je retrouvais près de 99% des factures que je recherchais -assez fréquemment- et moins d’une fois sur deux avec le nouveau classement… CQFD.

Nadège GUILBERT

Conceptrice, animatrice du site www.top-assistante.com

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