Créer une liste de distribution

Une liste de distribution ou liste de routage ou bien encore mailing-list est une liste d’adresses email regroupées sous un même intitulé. Par exemple, on peut imaginer une liste co-dir qui inclut toutes les adresses emails des membres du comité de direction.Lorsque l’on saisit le nom de la liste co-dir dans le champ A d’un message, celui-ci est routé à l’ensemble des membres concernés.

Créer une liste de distribution permet donc un gain de temps et garantit tout oubli.

contactsPour créer votre liste de distribution, activez l’onglet Contacts en bas à gauche de votre écran.

contacts2Dans l’onglet Accueil, cliquez Nouveau groupe de contacts. Nommez votre liste puis cliquez sur le bouton Ajouter des membres.

  • contact3Pour ajouter des membres figurant déjà dans votre carnet d’adresses Outlook, sélectionnez l’option A partir des contacts Outlook et double cliquez sur les noms que vous souhaitez ajouter à votre mailing-list.
  • Pour ajouter des membres absents de votre carnet d’adresses, sélectionnez l’option Nouveau contact de messagerie et entrez manuellement l’adresse.
  • Pour supprimer un membre de votre liste, cliquez sur son nom puis sur l’icône Supprimer un membre.

Une fois votre liste créée, cliquez sur Enregistrer et fermer.

contact4Vous pouvez désormais utiliser le nom de votre liste de distribution dans le champ A de vos mails. Vous noterez, lorsque vous saisissez le nom de votre liste de distribution, que ce nom est précédé d’un +. Un clic sur ce signe permet d’afficher les membres de la liste (après validation du message d’alerte éventuel). Pratique si, pour un message donné, on souhaite ponctuellement supprimer l’un des membres de la liste. Cette suppression impacte les destinataires du message en cours et non la liste de distribution elle-même.

Nadège GUILBERT

Conceptrice, animatrice du site www.top-assistante.com

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