Créer un modèle de mail sous Outlook

Au cours de ma carrière, j'ai vu des assistantes redoubler d'imagination pour concevoir des mails types. Pourtant, Outlook propose une fonctionnalité qui permet de mémoriser objet et pièces jointes...

Préparez votre mail

  1. Commencez par rédiger votre mail : insérez un objet, les pièces jointes éventuelles et le corps de mail…
  2. Prenez la précaution de supprimer la signature si celle-ci figure sur votre message. Cette dernière sera automatiquement ajouté à votre mail.

Sauvegarder votre mail

Une fois votre message rédigé, activez le menu Fichier Enregistrer sous.

Dans la prochaine fenêtre, sélection Modèle Outlook (*.oft) dans la zone Type.

Par défaut, Outlook vous rebascule sur le répertoire modèles Office. Le chemin d’accès est particulièrement complexe. Enregistrez plutôt votre modèle dans un répertoire qui sera facilement accessible car vous devrez passer, du moins dans un premier temps, par ce répertoire.

Utiliser un modèle

Plusieurs solutions s’offrent à vous en fonction de votre version Outlook.

Pour les versions antérieures à 2013

Accédez à votre répertoire et double-cliquez sur le modèle de message que vous souhaitez utiliser : il s’ouvre automatiquement sous Outllook. 

Version 2013

Faites glisser votre modèle vers la barre des tâches, au-dessus de l’icône Outlook. Dès que le message Epingler à Outlook 2013 apparaît, relâchez votre souris.

Vous pouvez épingler jusqu’à 7 modèles de mails. On accède à ces modèles en faisan un clic droit de la souris sur l’icône Outlook.

Version 2016

Pour contourner la limite des 7 modèles, faites glisser le répertoire au-dessus de l’icône Outlook !

Version Office 365 online

Microsoft a annoncé, en juin 2016, la sortie imminente d’une option Modèles Outlook. Vous trouverez l’icône d’accès aux modèles dans le ruban Message de la conception d’un mail, en toute fin de ruban ! 

Nadège GUILBERT

Conceptrice, animatrice du site www.top-assistante.com

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