Créez votre signature Outlook

Un mail comportant une signature, ça fait tout de suite beaucoup plus professionnel ! Et cela ne prend que quelques minutes… Alors vous aussi, créez votre signature Outlook !

ATTENTION ! Avant de créer votre signature, renseignez-vous en interne pour savoir s’il existe une nomenclature à respecter et conformez-vous y. Si elle n’existe pas, c’est peut-être l’occasion de faire preuve de proactivité et de proposer un modèle d’entreprise !

Pour les versions jusqu’à 2007

  • Dans le menu Outils, sélectionnez Options.
  • Cliquez sur l’onglet Format du courrier et, tout en bas de la boîte de dialogue, choisissez Sélecteur de signatures.

Versions 2010 et plus

  • Activez le menu FichierOptionsCourrier et repérez le bouton Signatures sur la partie droite de votre écran.

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  • Ciquez à présent sur le bouton Nouveau… de la boîte de dialogue suivante.
  • Donnez un nom à votre signature (vous pouvez créer autant de signatures Outlook que vous le souhaitez. Ceci est particulièrement utile si vous utilisez Outlook pour relever plusieurs comptes de messagerie ou si vous souhaitez créer une signature complète destinée à vos correspondants externes et une plus succincte pour vos échanges internes). Validez.
  • Saisissez votre signature dans la zone inférieure de la boîte dialogue et mettez-là en forme à l’aide de la mini-barre d’outils.
  • Si vous avez créé une Carte de visite à votre nom et que vous souhaitez l’utiliser comme signature, cliquez sur Carte de visite. Cherchez votre carte de visite et validez. Cette option est intéressante car elle permet ensuite à vos correspondants de récupérer votre carte de visite en la faisant glisser depuis le mail jusque dans le dossier Contacts

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  • L’icône à droite de Carte de visite, vous permet d’insérer le logo de votre société.
  • Une fois la mise en forme achevée, il convient de choisir le Compte de messagerie auquel vous souhaitez associer votre signature.
  • Pour chaque compte de messagerie, vous pouvez créer 2 adresses (si vous le souhaitez !) : l’une pour les Nouveaux messages (en principe vos coordonnées complètes), l’autre pour les Réponses/transferts (ce peut être la même signature ou une signature abrégée).
  • Validez.

Astuce : pour gagner un peu de temps, j’inclus la formule « Cordialement, » dans le corps de ma signature.  Un petit gain de productivité non négligeable à l’issue de la journée.

Choisir manuellement entre plusieurs signatures

Nous venons de le voir, vous avez la possibilité de créer sous Outlook plusieurs signatures et d’attacher chacune d’entre elles à un compte de messagerie spécifique.

Cela dit, il peut arriver que vous souhaitiez insérer manuellement une autre signature.

Dans ce cas, ouvrez un nouveau message (Ctrl N) et cliquez sur l’onglet Insertion puis sur la petite flèche de l’icône Une signature et choisissez la signature de votre choix.

 

Nadège GUILBERT

Conceptrice, animatrice du site www.top-assistante.com

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