Fixer une réunion à l’aide du planificateur Outlook

Fixer une réunion peut s’avérer complexe, notamment lorsqu’il s’agit de croiser plusieurs agendas. Heureusement, il est possible, si l’on dispose d’un serveur Exchange, de fixer une réunion à l’aide du planificateur Outlook, un outil qui se charge de trouver le créneau horaire disponible, commun à l’ensemble des participants.

Commencez par créer une réunion comme à l’accoutumée : double-cliquez sur un créneau libre du Calendrier.
En tout premier lieu, choisissez les participants à la réunion en cliquant sur le bouton Inviter les participants.

Une fois les participants sélectionnés, renseignez avec beaucoup de soin les autres champs de la boîte de dialogue.

  • Objet : cette zone est primordiale et doit être libellée avec soin. En effet, le texte saisi ici apparaîtra sur votre agenda.
  • Emplacement : prenez l’habitude de renseigner ce champ. Cela vous évitera de recevoir des coups de téléphone la veille de la réunion ! Soyez précis dans vos indications : « Salle Athéna—2e étage droite » est préférable à « Salle Athéna », une adresse complète à une simple indication de lieu.

planificationCliquez sur l’icône Planification.

Cette action affiche une nouvelle fenêtre similaire à celle reproduite sur la page de droite.

planification2

En zone (1) figure la liste des participants. Le nom de chacun est précédé d’une icône indiquant leur type de participation (obligatoire ou facultative). L’option Ressource vous permet de réserver une salle ou un matériel (ex : ordinateur portable, vidéoprojecteur…) si votre administrateur réseau vous autorise à gérer ces ressources par le biais d’Outlook.

Vous pouvez, à tout moment, modifier le type de participation en cliquant sur l’icône de couleur et en sélectionnant un autre type de participation dans la liste déroulante. Le distinguo entre Obligatoire et Facultative est important, car, suivant la façon dont votre poste de travail est configuré, Outlook cherchera soit le premier créneau horaire commun à tous les participants en incluant les participants facultatifs, soit le premier horaire commun disponible pour les seuls participants obligatoires.

En (2) figure le planning d’occupation de chacun des participants. Des barres colorées indiquent les plages horaires non disponibles. Les couleurs varient en fonction du type de rendez-vous : vous trouverez la légende correspondant à ces codes couleur tout en bas à gauche de la fenêtre.

Pour trouver un créneau horaire, saisissez simplement un horaire de début et une durée (Heure de fin) en zone (3). Ne vous préoccupez à ce stade d’aucun autre détail et cliquez sur le bouton Sélection automatique suivante (4).

Outlook vous propose automatiquement le premier créneau libre (5) pour chacun de vos participants en fonction de la durée de votre réunion !

Si ce créneau ne vous convient pas, cliquez à nouveau sur Sélection automatique suivante (4) jusqu’à trouver le créneau idéal.

Pour terminer, cliquez sur le bouton Rendez-vous de l’onglet Réunion pour revenir à la fenêtre initiale.

Nadège GUILBERT

Conceptrice, animatrice du site www.top-assistante.com

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