Gérer les déplacements professionnels

avionParmi les missions quasi incontournables de toute secrétaire, savoir gérer les déplacements professionnels figure en bonne place.

Noyé dans le flot des frais généraux, ce poste budgétaire peut très vite déraper si l’on n’y prend pas garde. C’est pourquoi la toute première tâche à effectuer lorsque l’on gère les déplacements professionnels est de prendre connaissance de la politique de voyages en place dans l’entreprise, voire, si elle n’existe pas, à la définir.

 

Définir une politique de voyages

Une politique de voyages est un document qui établit, de manière aussi précise que possible

  • qui est habilité à voyager,
  • en quelle classe,
  • le type de billets à privilégier,
  • qui valide les demandes.

Si ce document fixe les règles générales, il doit cependant demeurer souple et savoir s’adapter aux circonstances exceptionnelles. Toute dérogation aux règles générales doit être validée par une personne habilitée.

Suivant l’importance de la structure où vous travaillez, cette politique est définie en concertation avec la Direction générale, la direction administrative et financière ou les ressources humaines (si vous gérez des expatriés).
Ce document devra répondre aux questions suivantes :

  • pour les déplacements aériens, le type de compagnies à privilégier : les « traditionnelles » (Air France, British Airways, Delta Airlines..) ou les low cost (Easy Jet) ?En ce qui concerne ces dernières, il convient de ne pas perdre de vue que la plupart de ces compagnies n’utilisent pas les grands axes principaux mais des aéroports situés loin des grandes villes.

    Ainsi, si le prix du billet peut sembler, de prime abord, imbattable, il convient de relativiser. En effet, le prix de base peut masquer des coûts cachés : prix du trajet en taxi jusqu’à l’aéroport souvent très, très éloigné, prix des bagages (y compris en cabine), plateaux repas… Il conviendra également de prendre en considération temps perdu, les impératifs de planning du voyageur, la fatigue du collaborateur…

    Nombre de salariés disposent de cartes de fidélité leur permettant de cumuler des points (« miles »), et de réductions sur des trajets personnels. La pression peut être fort, indépendamment de toute considération financière, de privilégier une compagnie par rapport à une autre, plus économique. Le sujet est particulièrement sensible lorsque la demande émane d’un membre de la direction. Néanmoins, n’hésitez pas à sensibiliser vos collaborateurs sur les différences tarifaires.
    Par expérience, je confirme qu’il est tout fait possible de faire évoluer les mentalités sur ces points, y compris vis-à-vis de membres de la direction générale.

  • le type de billets à privilégier : modifiables et remboursables avant et après le départ, ou modifiables et remboursables uniquement avant le départ, non modifiables et non remboursables… Il existe différentes gammes de billets et autant de tarifs.
    Pour choisir votre billet, appuyez-vous d’abord sur la politique voyage. Mais tenez compte des risques d’annulation ou de report du voyage. Le surcoût d’un billet modifiable avec « pénalités » est souvent modique (environ 50 €).Les billets croisés, une pratique à risque : il s’agit d’une astuce consistant à acheter deux trajets A/R à bas coûts sur une même destination (par exemple un Paris-New York) mais à utiliser l’Aller du premier billet et le Retour sur le second vol.
    En effet, les tarifs pratiqués par les compagnies aériennes fluctuent en fonction de la durée du séjour. On a donc tout intérêt à privilégier des billets incluant un week-end, plus économiques.

    Exemple pour un vol Paris-New York, départ le mardi 13 mars, retour le jeudi 15 mars et dont le coût constaté pour cette période est de  1 500 €.

    On commence par rechercher le billet A/R le moins cher pour un départ le mardi 13 mars et un retour incluant un week-end pour bénéficier du tarif le moins cher, par exemple le lundi 19 mars au prix de 600 €. A l’embarquement, on présentera le billet Aller. Pour plus de clarté, appelons « A » ce billet AR.

    De la même façon, on recherchera ensuite le retour le moins onéreux le 15 mars avec un départ aux alentours du 9 mars qui ne sera pas utilisé. Prix du billet : 650 €. Nous ferons référence à ce billet A/R sous l’appellation « B ».

    On peut récapituler tout cela dans le tableau ci-dessous. En gras, les billets qui seront réellement utilisés :

    Billet Aller Retour Prix
    A 13 mars 19 mars 600 €
    B 9 mars 15 mars 650 €

    Le gain ainsi économisé peut être substantiel (environ 250 € dans notre exemple).
    Ces pratiques sont dénoncées par les compagnies aériennes car elles génèrent du manque à gagner et du surbooking. Elles n’hésitent donc plus à annuler les billets non utilisés intégralement. Dans notre exemple, si vous n’embarquez pas le 9 mars, le billet « B » pourrait être annulé dans sa totalité et vous vous retrouveriez donc avec votre seul billet « A »…

  • la classe retenue. Ce paramètre peut influer lourdement sur le montant de la facture…
    Certaines entreprises acceptent de prendre en charge des voyages en première classe (pour le train) ou Business (pour l’avion), soit lors de déplacements particulièrement longs (le mieux est alors de définir une distance km au-delà de laquelle la règle doit s’appliquer) soit lors de déplacements impliquant de hauts cadres.
    Ici aussi, les règles doivent être définies sans ambiguïté.

Pour les salariés voyageant de façon récurrente vers une même destination (ex : une filiale située à l’étranger), il peut être intéressant de souscrire un abonnement permettant de bénéficier de tarifs privilégiés sur une compagnie donnée. Interrogez votre agence de voyages : elle saura vous conseiller sur ce point.

De la même façon, vous pouvez également souscrire des abonnements dans les parkings des principaux aéroports.

Nadège GUILBERT

Conceptrice, animatrice du site www.top-assistante.com

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