Les fonctions dates et heures

Saisir une date sous Excel ? Rien de plus facile me répondrez-vous. Et vous aurez raison. Mais savez-vous additionner des heures ? Utiliser la fonction fin.de.mois() ? Non, peut-être pas… Je vous invite donc à vous intéresser de plus près à la gestion des dates et heures sous Excel.

Les jours

Saisir une date

Rien de plus facile que de saisir une date sous Excel.
Il suffit d’entrer votre date sous la forme 01/01 et de valider. Excel traduit alors, à défaut de plus de précision, que cette date concerne l’année en cours.

Saisir une plage de dates/de mois grâce à la poignée de recopie

Plus fort, il est possible de saisir les mois, les jours, les trimestres…. sans se fatiguer, sans risque d’erreur grâce à la poignée de recopie.

Concrètement, il vous suffit de saisir le nom du premier mois (Janvier voire Janv), le jour de la semaine (lundi), du trimestre (trimestre 1)… puis de valider.

Positionnez-vous sur la cellule que vous venez de compléter et placez votre curseur dans le bas inférieur droit (cf. illustration ci-dessous). Votre curseur prend la forme d’un +. Cliquez et maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé. Tirez l’ensemble vers la droite : au fur et à mesure, les mois, jours, trimestres… défilent. Relâchez simplement le bouton de la souris quand vous le souhaitez.

recopie

Pour utiliser cette fonction avec les dates (1, 2… 31), vous devez saisir manuellement le 1 puis le 2 et sélectionner les deux cellules avant de tirer la poignée de recopie.

dateFormater une date

Excel propose de nombreux formats de date accessibles depuis l’onglet Accueil – Nombre. Les formats par défaut proposés par Excel sont peu nombreux.

Pour créer un format plus personnalisé, vous pouvez, au choix, cliquer sur la liste déroulante et choisir l’option Autres formats numériques ou cliquer sur la petite case située à droite de Nombre (plus rapide).

Sélectionnez ensuite la Catégorie Personnalisée. Pour formater vos dates, vous pouvez utiliser les formats suivants :

j jour (le zéro n’est pas représenté).
jj jour (le zéro est représenté)
jjj jour en abrégé (lun, mar, mer…)
jjj jour en entier
m mois (le zéro n’est pas représenté)
mm mois (le zéro est représenté)
mmm mois abrégé (janv, fev…)
mmmm mois entier (janvier, février…)
aa année codée sur deux chiffres
aaaa année codée sur 4 chiffres

Ainsi, le 1/1/05 formaté à l’aide du format personnalisé jjjj j mmmm aaaa donnera comme résultat samedi 1 janvier 2005.

Insérer la date du jour : aujourdhui ou maintenant ?

  • =aujourdhui() insère la date du jour ;
  • =maintenant() insère,  la date du jour et l’heure courante.

Ajouter des jours, des mois ou des années à une date : la fonction Date()

ajouter des jours à une dateRien de plus facile que d’ajouter des jours à une date : il suffit de saisir la date de départ dans une cellule.  Dans une autre, saisissez = puis cliquez sur la cellule de date puis sur + et ajouter le nombre de jours que vous souhaitez. Validez.
Ainsi, si vous ajoutez 20 jours au 15/01/05, vous obtiendrez le 5 février 2005.

Les choses se corsent lorsque l’on souhaite ajouter des mois ou des années.
La solution passe alors par la fonction =Date(annee(madate) ; mois(madate) ; jour(madate)) où madate correspond à l’adresse de la cellule contenant la date de départ ou la date elle-même encadrée de «  ».
Le principe est le suivant : on ajoute (ou on soustrait) à chaque membre de cette fonction le nombre voulu :
ex : pour ajouter 128 jours au 15/01/05 contenu en B5, il faut écrire =date(annee(B5); mois(B5);jour(B5)+128).
.

Calculer le nombre de jours, de mois ou d’années écoulés entre deux dates – la fonction DateDif(date début ; date de fin ; cadence)

Voici une fonction intéressante qui existe depuis plus d’une décennie sous Excel mais que Microsoft s’obstine à ne pas vouloir documenter : DateDif(date début ; date de fin ; cadence) permet de répondre à toute question du type « Combien de jours entre le 21/03/24 et aujourd’hui ? » et de suivre ainsi des échéances.

Voici tout d’abord les valeurs acceptées pour Cadence :

  • « d » : pour obtenir le nombre de jours écoulés ;
  • « m »: pour obtenir le nombre de mois entiers écoulés ;
  • « b » : pour obtenir le nombre d’années entières écoulées ;
  • « yd » : pour obtenir le nombre de jours écoulés, sans tenir compte des années ;
  • « ym » : pour obtenir le nombre de mois écoulés, sans tenir compte des années ;
  • « md » : pour obtenir le nombre de jours écoulés, sans tenir compte des années et des mois.

Pour calculer le nombre de jours écoulés entre la date d’une facture située en B5 et la date du jour, il suffit d’utiliser la syntaxe suivante :

=dateDif(B5;maintenant(); »d »)

Si B5 contient le 14/1/05 et que nous sommes aujourd’hui le 3 février 2005, nous obtiendrons 20 jours.

Autres fonctions intéressantes

Excel propose d’autres fonctions intéressantes parmi lesquelles jour(), mois(), joursem() qui renvoient respectivement, le numéro du jour d’une date, le mois de ladite date et le jour de la semaine (1 pour lundi, 2 pour mardi…).

Exemples :

  • =jour(« 17/04/1992 ») renverra 17 ;
  • =mois(« 17/04/1992 ») renverra 4 ;
  • =joursem(« 17/04/1992 »;1) renverra 6. Le « 1 » indique à Excel que la semaine débute un lundi. Si vous appliquez à la cellule de résultat le format « jjjj », vous verrez que le 6 correspond à un vendredi…

Bien évidemment ces fonctions prennent tout leur sens combinées à d’autres.

Calculer des échéances type xx jours fin de mois : la fonction FIN.MOIS

Votre entreprise accorde un délai de règlement à 45 jours fin de mois. En cellule B5 figure la date d’émission de votre facture (11/01/14).
Dans ce cas de figure, la formule sera donc la suivante : =FIN.MOIS(B5 ; 0) + 45

NB : si vous préférez utiliser la date elle-même dans votre syntaxe plutôt que la référence à sa cellule, placez alors votre date entre guillemets.

Connaître le numéro de semaine correspondant à une date : NO.SEMAINE

Cette fonction prend 2 arguments : la date (ou la référence de la cellule contenant cette dernière) et la méthode, c’est-à-dire le chiffre 2 pour la France où la semaine début un lundi.
La syntaxe sera donc =NO.SEMAINE(B5 ; 2)

Tenir compte des jours ouvrés : nb.jours.ouvres() et serie.jour.ouvre()

Vous avez peut-être l’occasion d’élaborer des plannings pour la réalisation de certaines prestations. Si une tâche nécessite 10 jours entiers de travail, vous devez penser à exclure les week-ends du calcul de votre date d’échéance. nb.jours.ouvres() se charge de ce calcul.

Cette fonction prend les arguments suivants : nb.jours.ouvres(date début; date fin; jours fériés) où jours fériés est une plage de votre feuille de calcul sur laquelle vous aurez pris la précaution de lister les jours fériés au format date. Mieux encore, à cette liste, pour être totalement exhaustive, vous pouvez rajouter les liste, les jours de fermeture spécifiques à votre entreprise…

Dans le même ordre d’idée, si vous souhaitez ajouter un nombre de dates en jours ouvrés, utilisez la fonction serie.jour.ouvre(date début, nombre de jours en plus ou en moins ; plage de dates fériés).

Ainsi, nous sommes le 2 mai 1et vous planifiez une tâche de 10 jours. Si vous n’adoptiez pas la bonne syntaxe, en l’occurence =serie.jour.ouvre(« 2/05/05 »;12;mesdates), vous obtiendriez, bien évidemment le 12 mai au lieu du 17 mai (le 8 mai est férié et cette plage de dates inclut un week-end…).

Aller plus loin : www.admexcel.com/trucdate.htm#form005

Les heures

Saisir une heure ou des minutes

Pour saisir une heure, vous devez impérativement utiliser la syntaxe « hh:mm ».
Ainsi, pour entrer « 11h00 » dans une cellule, vous devrez taper 11:00.
Pour saisir des minutes, par exemple 15 mn, saisissez 0:15.

Additionner des heures

Lorsque l’on souhaite additionner des heures, il convient de prendre la précaution d’appliquer le format personnalisé [hh:mm] pour additionner des heures cumulées au-delà de 24h, faute de quoi vous n’obtiendriez pas le résultat escompté, mais le nombre de minutes écoulées après minuit.

heureVoici un exemple simple :
Le tableau ci-contre montre le résultat obtenu si l’on ajoute 11 minutes à 23h50.
Dans le premier cas de figure, nous obtenons une minute après minuit et, dans le second cas de figure le nombre d’heures cumulé.

Travailler en centième d’heure

Il est parfois utile de raisonner en centième d’heure plutôt qu’en heures entières.

  • pour convertir une heure en centième, multipliez-la par 24 et appliquez à votre cellule un format numérique ;
  • pour convertir des centièmes d’heures en heures, divisez-les par 24 et appliquez à votre cellule un format heure.

Utiliser des heures négatives

Lorsque vous devez, dans vos calculs, utiliser des heures négatives (par exemple, dans le cas d’un temps passé réel sur un projet versus le temps facturé à un client), le plus simple consiste à passer en calendrier 1904 :

  • activez le menu OutilsOptions,
  • dans l’onglet Calcul, cochez la case Calendrier depuis 1904.

Attention ! Si votre classeur comprend également des dates, celles-ci s’incrémenteront automatiquement de 1 462 jours…

Télécharger le fichier d’exercice exos dates

Nadège GUILBERT

Conceptrice, animatrice du site www.top-assistante.com

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