Le gestionnaire d’absence du bureau

Rien de plus désagréable pour un correspondant que d’envoyer un mail à l’un de ses contacts, de ne pas recevoir de réponse et de s’apercevoir ensuite que son contact est en congés pour 2 semaines… Le gestionnaire d’absences permet d’informer automatiquement vos correspondants de votre absence et de votre date de retour. Cette fonction n’est toutefois disponible que si votre entreprise utilise Microsoft Exchange Server. Si donc vous travaillez dans une toute petite entreprise, il est à parier que vous ne pourrez bénéficier de cette option…

  • Dans le menu Outils, sélectionnez Gestionnaire d’absence du bureau ;
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  • Activez l’option Je suis actuellement absent du bureau ;
  • Dans la zone de texte juste en-dessous, tapez le message que vous voulez adresser à vos correspondants. Ex : « je serai de retour dès le xxx. En cas d’urgence, veuillez contacter mon assistante au xxx« 
  • Vous pouvez affiner la manière dont les messages seront traités grâce au bouton Ajouter une règle…

Les règles

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Les règles vous permettent de déterminer la manière dont seront traités les messages à leur arrivée dans votre boîte aux lettres. Cette option est particulièrement intéressante lorsque vous souhaitez router, durant vos absences, vos mails à l’une de vos collègues, histoire de ne pas laisser vos clients dans l’expectative.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton Ajouter une règle :

  • cochez ensuite la case Transférer et dans le champ A…, taper l’adresse email de votre collègue ou assistante.

Si vous jugez qu’il n’est pas nécessaire de transférer les mails où vous n’êtes qu’en copie, décochez la case Reçu en copie (CC:).

Outlook vous offre bien d’autres possibilités : déplacer un courrier contenant un certain objet (ex : candidature, cv, rp, devis…) dans un répertoire donné (ex : « recrutement », « presse », « fournisseurs »…). Les règles sont traitées à l’arrivée du mail et ce dernier est automatiquement classé dans le bon répertoire.

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